年末調整の案内文テンプレート｜顧問先・従業員向け依頼文例＋AIプロンプト

年末調整の時期になると、税理士・会計事務所では「顧問先への実施案内」「従業員への書類提出依頼」「未提出者への催促」と、毎年ほぼ同じ文面を何通も書くことになります。文面自体は定型なのに、宛先や書類の並びを少しずつ変えるうちに時間を取られる——そんな作業こそテンプレート化とAIの相性が良い領域です。年末調整の案内と前後して送る年末のご挨拶は、顧問先への年末の挨拶メール例文に件名つきでまとめています。

この記事では、そのままコピペして使える年末調整の案内文・依頼文テンプレートを、令和8年分（2026年12月に行う年末調整）の改正に合わせて、顧問先向け・従業員向け・メール／社内チャット／掲示用・電子申請の会社向け・リマインド用に分けて用意しました。あわせて、自事務所や顧問先の実情に合わせて文面を整えるAIプロンプトも紹介します。

この記事でわかること・年末調整の案内文で押さえる要点

先に結論をまとめます。年末調整の案内文・依頼文は「誰に・いつまでに・何を出してほしいか」を最初に明示するのが鉄則です。この記事で手に入るのは次のとおりです。

• 顧問先向け：関与先へ送る年末調整の実施案内・必要資料の提出お願い文
• 従業員向け：全社周知メール、扶養控除等申告書・保険料控除申告書の記入お願い文、中途入社者への依頼文
• メール・チャット・掲示用：件名パターン、メールでそのまま送れる完成版、Slack・Teams等に貼る短文版、社内掲示用のお知らせ
• 電子申請の会社向け：年調ソフト・クラウド給与ソフトでの入力案内、マイナポータル連携の事前準備のお願い
• 今年の変更点の一言：基礎控除の引上げ・扶養親族の所得要件の見直しなど、令和8年分の改正を案内文に添える定型文
• リマインド用：期限前のやわらかい催促、期限超過後の督促文
• AIプロンプト：上記を業種・規模・トーンに合わせて自動で書き換える指示文

なお本記事は「今すぐ使える文面」に絞っています。基礎控除の引上げや扶養親族の所得要件の見直しなど令和8年分の年末調整で何が変わったかという制度面は、年末調整の変更点【令和8年分】（基礎控除104万円・特定親族特別控除と申告書の様式変更）で詳しく解説しているので、制度の確認はそちらを参照してください。申告書の正式名称や様式は年分によって変わるため、実際に案内する年分は必ず国税庁「年末調整のしかた」の最新版を確認したうえでテンプレートを調整してください。

年末調整のご案内テンプレート無料ダウンロード（5種類）

本記事の文例を、提出書類のチェック表と提出期限欄つきの書面（Word・PDF）にしたものです。顧問先への準備依頼・従業員への提出案内・中途入社の方への依頼・未提出者へのリマインド・不足資料の確認の5種類。書類名は国税庁の様式にそろえ、全員／該当者の区別と控除証明書の添付漏れ対策を入れています。

年末調整の案内文・依頼文に共通して入れる5要素

宛先が顧問先でも従業員でも、案内文に入れるべき要素は共通しています。この5つが揃っていれば、問い合わせの往復や差し戻しを大きく減らせます。

• 提出期限：締切日を先頭に。事務所側の集計スケジュールから逆算して余裕をもたせる
• 提出先・提出方法：紙・PDF・クラウドのどれで、誰宛てに出すか
• 提出書類の一覧：各種申告書と、添付が必要な控除証明書を分けて箇条書き
• 記入・添付の注意点：押印の要否、証明書の原本・電子データの扱いなど、毎年つまずく点を先回り
• 問い合わせ窓口：不明点の連絡先。ここが曖昧だと個別質問が集中する

年末調整で従業員が提出する主な申告書は、国税庁「各種申告書・記載例」で公開されている次の様式です。案内文の「提出書類」欄はこれをベースに作ります。

申告書の名称・記載事項は年分により見直されます。令和7年分から特定親族特別控除の欄が加わって「4つの申告書を兼ねた1枚」になり、令和8年分は基礎控除額や所得要件の改正に合わせて様式が変わりました（国税庁「令和８年度税制改正による所得税の基礎控除の引上げ等について」）。前年の様式を使い回すと基礎控除額の区分が合わないため、案内前に令和8年分の様式に差し替えておくことが差し戻し防止につながります。

令和8年分の年末調整で案内文に入れる「今年の変更点」

令和8年度税制改正で、所得税の基礎控除の引上げ、給与所得控除の最低保障額の引上げ、扶養親族等の所得要件の改正が行われました。これらは令和8年12月1日に施行され、令和8年分の所得税から適用されます。11月までの毎月の源泉徴収は変わらず、12月に行う年末調整で1年分をまとめて精算する、というのが今年の大きな特徴です（国税庁「令和8年分 年末調整のしかた（昨年と比べて変わった点）」）。

従業員にとっては「扶養に入れられる人が増えた」「生命保険料控除が増えるかもしれない」という自分ごとの変更です。案内文に一言入れておくと、申告書の書き直しや問い合わせを先回りで減らせます。

基礎控除104万円などの上乗せは令和8・9年分の特例を含む金額です。表は国税庁資料の数字を案内文向けに抜き出したもので、計算に使うときは必ず原典の表を確認してください。

案内文にそのまま貼れる「今年の変更点」の一言

【今年（令和8年分）の主な変更点】
・基礎控除が引き上げられました（合計所得金額489万円以下の方は104万円）。
・扶養に入れられる親族の所得の上限が上がりました。
　給与だけの方なら、年収136万円以下（昨年は123万円以下）で扶養の対象になります。
・19歳以上23歳未満のお子さん等で、年収136万円超197万円以下の方は
　「特定親族特別控除」の対象になる場合があります。
・23歳未満の扶養親族がいる方は、生命保険料控除（新契約の一般生命保険料）の上限が
　4万円から6万円に上がります。

今回の改正で新たに扶養の対象になる方がいる場合は、
扶養控除等（異動）申告書の「異動月日及び事由」欄に「令和8年12月1日 改正」と記入してご提出ください。

「異動月日及び事由」欄の書き方は国税庁の令和８年度税制改正（基礎控除の引上げ等関係）Ｑ＆Ａによるものです。去年は対象外だった家族の書き足しを促せるので、控除漏れを防げます。

顧問先へ「12月の年末調整」を念押しする一文

今年は税制改正の施行日が令和8年12月1日のため、
改正後の基礎控除・所得要件が反映されるのは「12月1日以後に行う年末調整」です。
最後の給与を11月中にお支払いになる場合は改正後の控除が年末調整に反映されず、
従業員の方ご自身の確定申告が必要になります。給与の支給日程を事前にお知らせください。

なお、申告書の配布・回収は12月1日より前から始めていただいて差し支えありません。

【コピペ可】顧問先向け・年末調整の実施案内テンプレート

まずは税理士・会計事務所から関与先へ送る文面です。顧問先の担当者が「何を、いつまでに、どう準備すればよいか」をひと目で理解できることを重視しています。【　】の部分を自事務所・顧問先の情報に置き換えて使ってください。

顧問先へ「年末調整の準備依頼」を送るメール例文

件名：年末調整の準備のお願い（【対象年】年分）

【顧問先名】
ご担当　【担当者名】様

いつもお世話になっております。【事務所名】の【担当者名】です。
【対象年】年分の年末調整の時期となりましたので、準備のお願いをお送りいたします。

■ 資料のご提出期限：【◯月◯日（◯）】まで
■ ご提出方法：【メール添付／共有フォルダ／郵送】にて【送付先】までお願いいたします。

【貴社（顧問先）でご準備いただく主なもの】
・従業員の方に配布・回収いただく各種申告書一式
・中途入社の方の前職の源泉徴収票
・給与・賞与の支給額、社会保険料等の年間データ
・扶養状況の変更（結婚・出産・扶養親族の増減）の有無

ご不明な点がございましたら、本メールにご返信ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

【事務所名】【担当者名】
【電話・メール】

顧問先へ「不足資料の提出お願い」を送る文例

件名：年末調整・不足資料のご確認（【顧問先名】様）

【顧問先名】
【担当者名】様

お世話になっております。【事務所名】の【担当者名】です。
先日ご提出いただいた資料を拝見したところ、下記について確認が必要でした。

【確認・追加提出をお願いしたい事項】
・【従業員名】様：保険料控除証明書（生命保険）の添付が見当たりません
・【従業員名】様：配偶者の所得の記載が空欄になっています

お手数ですが、【◯月◯日（◯）】までにご確認・ご提出をお願いいたします。
集計スケジュールの都合上、期限を過ぎる場合は事前にご一報いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

うまくいかない例と直し方：「お早めにご提出ください」だけで送ると、顧問先ごとに提出のばらつきが出て、事務所側の集計が締切間際に集中します。必ず具体的な期限日と、期限を過ぎる場合の連絡ルートをセットで書くのがコツです。顧問先メール全般の時短の考え方は顧問先メールをAIで時短作成する方法もあわせて参考にしてください。

【コピペ可】従業員向け・書類提出の依頼文テンプレート

次に、顧問先の社内や自事務所で使う従業員向けの依頼文です。従業員は年末調整を「会社の義務で書かされるもの」と受け取りがちですが、控除の適用で本人の税額が変わる手続きであることを一言添えると、提出率が上がります。

全社周知メール（提出期限・提出書類の案内）

件名：【重要】年末調整の書類提出について（提出期限：【◯月◯日】）

従業員の皆さま

【対象年】年分の年末調整を行います。所得税の過不足を精算する大切な手続きで、
提出内容によって還付・徴収の金額が変わります。期限までのご提出にご協力ください。

■ 提出期限：【◯月◯日（◯）】
■ 提出先・方法：【総務◯◯／システムからの入力】
■ 提出いただく書類
　1.（全員）令和8年分 扶養控除等（異動）申告書の内容確認（変更があれば修正）
　2.（全員）令和9年分 扶養控除等（異動）申告書（来年分・新規提出）
　3.（全員）基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書
　4.（該当者）保険料控除申告書 ＋ 各種控除証明書
　5.（該当者）住宅ローン控除の申告書 ＋ 年末残高等証明書（2年目以降）
　6.（中途入社の方）前職の源泉徴収票

※ 今年は基礎控除の引上げや、扶養に入れられる親族の所得要件の見直しがあります。
　 昨年は扶養の対象外だったご家族も、今年は対象になる場合があります。
※ 様式・記載事項は令和8年分の最新版に基づきます。書き方は国税庁の記載例もご参照ください。
ご不明点は【担当・連絡先】までお問い合わせください。

扶養控除等申告書・基礎控除等申告書の記入お願い文

件名：年末調整・申告書の記入のお願い

皆さま

年末調整の申告書について、記入のポイントをお知らせします。

・扶養控除等申告書：扶養している親族がいない場合も、氏名・住所等のご記入が必要です。
　結婚・出産・親御さまの扶養など、今年の状況変更があれば必ず反映してください。
　今年の改正で新たに扶養の対象になった方は「異動月日及び事由」欄に「令和8年12月1日 改正」と記入してください。
・基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書：
　ご本人と配偶者の本年の所得見込みをご記入ください。共働きの場合も配偶者の所得欄の確認をお願いします。
　19歳以上23歳未満のお子さん等でアルバイト収入が多い方は、特定親族特別控除の欄もご確認ください。

記入例は国税庁の様式・記載例が参考になります。ご不明な点はお気軽にご相談ください。

保険料控除申告書＋控除証明書の提出依頼文

件名：保険料控除証明書のご提出のお願い（年末調整）

皆さま

保険料控除を受けるには、申告書への記入に加えて「控除証明書」の添付が必要です。

・生命保険料／地震保険料：保険会社から郵送・電子交付される控除証明書を添付
・社会保険料：ご自身で支払った国民年金保険料・国民年金基金の掛金は控除証明書を添付
　（ご家族の分を負担した国民健康保険料などは、申告書への記入のみで添付は不要です）
・小規模企業共済等掛金（iDeCoを含む）：控除証明書を添付
・今年は23歳未満の扶養親族がいる方の生命保険料控除の上限が上がっています。
　該当する方は申告書の記入欄をよくご確認ください。

証明書は秋以降に届きます。見当たらない場合は再発行に時間がかかるため、
早めに手元をご確認ください。提出期限は【◯月◯日】です。

中途入社者への前職源泉徴収票の依頼文

件名：前職の源泉徴収票のご提出のお願い

【氏名】様

本年中に前職がある方は、当社の年末調整で前職分の給与を合算するため、
前職の源泉徴収票が必要です。お手元にない場合は前の勤務先へ再発行をご依頼ください。

提出期限：【◯月◯日（◯）】／提出先：【担当・方法】
期限までに用意が難しい場合は、確定申告での精算となる可能性があるためご相談ください。

うまくいかない例と直し方：「必要書類を提出してください」とだけ書くと、何が自分に該当するのか判断できず未提出が増えます。上の例のように（全員）（該当者）を明示し、控除証明書は「申告書とは別に添付が必要」と分けて書くと、添付漏れによる差し戻しが大きく減ります。

【コピペ可】メール・社内チャット・掲示用の年末調整のお知らせ（件名つき）

「年末調整 メール」で探している方の多くは、件名から本文までそのまま送れる1通を求めています。ここでは、上の依頼文を1通で完結するメール、チャットに貼る短文、掲示・ポータル用に作り直したものを用意しました。同じ内容を媒体ごとに長さだけ変えて使い回すのがコツです。

そのまま使える件名パターン

【重要】年末調整書類のご提出のお願い（提出期限：【◯月◯日】）
【年末調整】令和8年分の申告書配布と提出期限のお知らせ
【総務より】年末調整のお知らせ（今年は扶養の条件が変わります）
【要対応】年末調整：保険料控除証明書をご用意ください
【年末調整】システム入力開始のお知らせ（入力期限：【◯月◯日】）
【リマインド】年末調整の提出期限は【◯月◯日】です
（顧問先向け）年末調整のご準備のお願い（令和8年分）／【事務所名】

件名には「年末調整」「期限日」「相手にしてほしいこと」の3つを入れ、一覧で件名だけ読んでも行動がわかるようにします。

メールでそのまま送れる完成版（従業員向け・今年の変更点入り）

件名：【重要】年末調整書類のご提出のお願い（提出期限：【◯月◯日（◯）】）

従業員の皆さま

お疲れさまです。【部署名】の【担当者名】です。
令和8年分の年末調整を行いますので、書類のご提出をお願いします。
年末調整は1年間の所得税を精算する手続きで、提出内容によって12月の給与での
還付額・徴収額が変わります。

■ 提出期限：【◯月◯日（◯）】
■ 提出方法：【紙で総務へ／システムに入力】
■ 提出いただくもの
　（全員）令和8年分 扶養控除等申告書の内容確認、令和9年分 扶養控除等申告書
　（全員）基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書
　（該当者）保険料控除申告書 ＋ 控除証明書（生命保険・地震保険・国民年金など）
　（該当者）住宅ローン控除の申告書 ＋ 年末残高等証明書
　（中途入社の方）前職の源泉徴収票

■ 今年の主な変更点
　・基礎控除が引き上げられました（合計所得金額489万円以下の方は104万円）
　・給与だけの方なら年収136万円以下のご家族が扶養の対象になります（昨年は123万円以下）
　・19歳以上23歳未満のお子さん等は、年収197万円以下まで控除の対象になる場合があります

書き方は添付の記入例、または国税庁の記載例をご覧ください。
ご不明な点は【担当者名・内線/メール】までお気軽にどうぞ。

記入例は添付するか、国税庁の令和8年分 年末調整のしかた（記載例の掲載ページ）へのリンクを貼っておくと親切です。

社内チャット（Slack・Teams・LINE WORKS等）用の短文版

【年末調整のお知らせ】
令和8年分の年末調整書類の提出期限は【◯月◯日（◯）】です。
・全員：扶養控除等申告書（今年分の確認＋来年分）、基礎控除申告書（4つの申告書を兼ねた1枚）
・該当者：保険料控除申告書＋控除証明書、住宅ローン控除の申告書
今年は扶養に入れられる家族の年収の上限が136万円に上がりました（給与だけの場合）。
詳細はメール／【ポータルのURL】をご確認ください。質問はこのスレッドへどうぞ。

チャットは期限と「全員／該当者」の区別だけにして詳細はメールへ誘導し、質問はスレッドに集めます。

社内掲示・社内ポータル用のお知らせ文

年末調整のお知らせ（令和8年分）

提出期限　【◯月◯日（◯）】
提出先　　【総務部 ◯◯／システム入力】

□ 扶養控除等申告書（令和8年分の確認・令和9年分）……全員
□ 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書……全員
□ 保険料控除申告書＋控除証明書……生命保険・地震保険・国民年金等を払った方
□ 住宅ローン控除の申告書＋年末残高等証明書……2年目以降の方
□ 前職の源泉徴収票……今年入社した方

今年は基礎控除の引上げ・扶養の条件の見直しがあります。
控除証明書が見当たらない方は、早めに保険会社へ再発行をご依頼ください。
問い合わせ：【担当・内線】

電子申請（年調ソフト・クラウド給与ソフト）を使う会社向けの案内文

国税庁は、従業員がパソコンやスマートフォンで申告書を作れる「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）」を無償で提供しており、令和8年分の年調ソフトは12月1日以後に行う年末調整に対応しています（国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」）。クラウド給与ソフトの入力画面を使う会社も増えています。電子で集める場合は、紙の案内文から「書類の一覧」を「入力手順」に置き換えます。

件名：【年末調整】システム入力開始のお知らせ（入力期限：【◯月◯日（◯）】）

従業員の皆さま

令和8年分の年末調整は、今年も【年調ソフト／◯◯（給与ソフト名）】で入力・提出をお願いします。

■ 入力期間：【◯月◯日（◯）】〜【◯月◯日（◯）】
■ 入力の流れ
　1. 【ログインURL／アプリ名】にログイン
　2. 家族の情報（今年分の確認・来年分）を入力
　3. 生命保険料などの控除証明書の内容を入力、または電子データ（XML）を取り込み
　4. 内容を確認して「提出」を押す
■ 電子交付の控除証明書（XML）は取り込みに対応しています。紙の証明書しかない方は
　【写真をアップロード／原本を総務へ提出】してください。

今年は扶養の条件（家族の年収の上限）が変わっています。
画面の案内に沿って、ご家族の今年の収入見込みを入力してください。
操作がわからない方は【担当・内線】までご連絡ください。

マイナポータル連携の事前準備をお願いする文

【年末調整の入力が楽になる準備のお願い】
マイナポータル連携を設定すると、対応している保険会社等の控除証明書のデータを
まとめて取り込めて、手入力や証明書の保管が不要になります。
必要なもの：マイナンバーカード、カード読み取りに対応したスマートフォン
設定は入力開始前の【◯月◯日】ごろまでに済ませておくとスムーズです。
※ 連携は任意です。設定しない方は従来どおり証明書の内容を入力してください。

連携できる証明書や保険会社は年々増えるため、案内文では具体名を並べず、国税庁の電子化ページの一覧を見てもらうほうが安全です。

うまくいかない例と直し方：電子申請の案内で「システムから入力してください」とだけ書くと、ログイン方法や紙の証明書の扱いで質問が集中します。入力の流れを3〜4手順で書き、紙の証明書しかない人の出し方を必ず1行入れると、問い合わせを減らせます。

未提出・記入漏れの催促（リマインド）文テンプレート

年末調整で最も時間を奪われるのが、未提出者への催促です。角が立たない範囲で、しかし期限意識が伝わる文面を用意しておきましょう。

期限前のリマインド例文

件名：【リマインド】年末調整書類の提出期限が近づいています

皆さま

年末調整書類の提出期限【◯月◯日（◯）】が近づいてまいりました。
まだお済みでない方は、お早めのご提出をお願いいたします。
控除証明書の添付漏れが多いため、あわせてご確認ください。

期限超過後の督促（角を立てない）例文

件名：【ご確認】年末調整書類が未提出です

【氏名】様

年末調整書類の提出期限を過ぎておりますが、まだ確認できておりません。
未提出のままですと控除が反映されず、税額の精算に影響する場合があります。
【◯月◯日（◯）】までにご提出いただけますでしょうか。
ご事情がある場合は【担当・連絡先】までご一報ください。

うまくいかない例と直し方：督促は「まだですか」と結果だけを問うと角が立ちます。「未提出だと控除が反映されず本人に不利になる」という理由を添えると、責める調子にならずに行動を促せます。

回収後の点検：申告書ごとのチェックポイントと詳しい書き方

案内文を送ったら、次は回収した申告書の点検です。実務で多い記入ミスは「去年の書き方のまま」「控除証明書の添付漏れ」「家族の所得の見込み違い」です。申告書ごとに見る点と、詳しい書き方の記事をまとめました。

改正内容そのものを整理したいときは年末調整の変更点【令和8年分】、従業員からの「扶養に入れる？」といった質問への返し方は年末調整の社内FAQ（従業員の質問30問と回答例）が使えます。案内文・点検・質問対応をセットで用意しておくと、繁忙期の往復を減らせます。

案内文・依頼文をAIで自事務所向けに整えるプロンプト集

テンプレートは便利ですが、顧問先の業種や社風によって、ちょうどよい言い回しは変わります。ここからは、上のテンプレートをAIに整えさせるプロンプトを紹介します。【　】を埋めて生成AIに貼り付けてください。

顧問先の業種・規模に合わせて調整するプロンプト

あなたは税理士事務所の担当者です。以下の年末調整の案内文を、
次の条件に合わせて書き換えてください。

# 条件
・宛先：【従業員数◯名／業種】の顧問先の従業員向け
・提出期限：【◯月◯日】、提出方法：【　】
・トーン：【丁寧すぎず、簡潔に／親しみやすく】

# 元の案内文
【上のテンプレートを貼り付け】

# 出力
・件名と本文を分けて出力
・箇条書きは崩さず、専門用語には一言の補足を付ける

硬い文章をやわらかい依頼調にするプロンプト

次の督促文を、相手を責めない・角が立たない依頼調に書き直してください。
「未提出だと本人が損をする」という理由を自然に含め、
提出のハードルを下げる一文を最後に加えてください。

【督促文を貼り付け】

うまくいかない例と直し方：「年末調整の案内文を作って」とだけ指示すると、提出期限や書類名が架空の内容で埋められることがあります。期限・書類名・提出方法は必ず自分で条件として与え、AIには文章の整えだけを任せるのが安全です。生成した文面の数字や書類名は、送信前に必ず人の目で確認してください。AIの出力を確認する具体的な手順はAIを使った申告書チェックのプロンプト集の検証の考え方が応用できます。

汎用のAIチャットでもここまで整えられますが、実務では「守秘義務のある顧問先データを入力してよいか」「専門用語や様式名を取り違えないか」といった不安が残ります。士業AIは、税務・会計・法務の実務文書に特化してチューニングした日本語AIで、年末調整の案内文づくりのような定型業務を事務所単位で安全に効率化することを狙って開発しています。税理士事務所での使い方は税理士向け士業AIの紹介ページにまとめています。

年末調整の案内文に関するよくある質問

案内文はいつ配布すべき？

控除証明書は秋以降に順次届き、事務所側の集計にも時間がかかります。従業員への周知は書類が揃い始める時期に合わせ、提出期限は自事務所の集計スケジュールから逆算して設定するのが実務的です。具体的な手順・時期は国税庁「年末調整のしかた」を基準にしてください。

提出書類の正式名称は毎年同じ？

申告書の名称・記載事項は年分により見直されます。控除制度の改正があると様式が変わるため、案内文に書類名を載せる際は、その年分の国税庁の様式・記載例を確認して転記するのが安全です。

案内文に控除の判断まで書くべき？

案内文は「何を・いつまでに・どう出すか」を伝える役割に絞り、個別の控除の可否や税額の判断は書き込みすぎないほうが安全です。判断を要する質問は個別対応にまわし、案内文には問い合わせ窓口を明記しておきましょう。従業員向けの詳しい説明は国税庁「給与所得者（従業員）の方へ」を案内すると、事務所側の説明負担を減らせます。

令和8年分は12月1日より前に申告書を配布・回収してもよい？

差し支えありません。国税庁のQ&Aでは、12月1日から提出を受けたのでは年末調整に間に合わないことも想定されるため、改正を反映した年末調整関係書類を同日前から提出してもらってよいとされています。案内文では「令和8年分の様式で」と明記しておけば十分です（国税庁「令和８年度税制改正（基礎控除の引上げ等関係）Ｑ＆Ａ」）。

11月中に年末調整を終える会社はどう案内すればいい？

その年最後の給与を11月30日以前に支払って年末調整をすると、改正後の基礎控除や所得要件は適用されません。この場合、従業員は確定申告などで改正後の控除を受けることになります。顧問先には、12月の給与で年末調整を行うか、11月に行う場合は従業員へ確定申告が必要になる旨を案内してもらうよう、早めに伝えておきましょう。

案内文を配ったあとに従業員から届く「扶養に入れる？」「控除証明書をなくした」といった質問への回答例は、年末調整の社内FAQテンプレート（従業員の質問30問と回答例）にまとめています。

まとめ：テンプレート＋AIで年末調整の連絡業務を軽くする

年末調整の案内文・依頼文は、毎年ほぼ同じ内容を宛先だけ変えて何通も書く定型業務です。だからこそ、①共通の5要素を押さえたテンプレートを持ち、②顧問先や社風に合わせた微調整だけAIに任せる、という分担が効きます。まずはこの記事のテンプレートを自事務所の情報に置き換え、来期の年末調整に備えてストックしておきましょう。同じ時期に顧問先へ送ることが多い消費税の連絡は、2割特例の終了を顧問先に知らせる案内文例にまとめています。

士業AIは、こうした案内文づくりや顧問先とのやり取りをはじめ、税務の実務文書を日本語で効率化するために開発したAIです。クレジットカード不要・メール登録だけで数分で試せます。年末調整の繁忙期を迎える前に、自事務所の文面づくりで使い勝手を確かめてみてください。

参考文献

• 国税庁「令和8年分 年末調整のしかた（手順などの説明）」
• 国税庁「各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）」
• 国税庁「給与所得者（従業員）の方へ（令和8年分）」
• 国税庁「年末調整がよくわかるページ（令和８年分）」
• 国税庁「令和8年分 年末調整のしかた Ⅰ 昨年と比べて変わった点（基礎控除の引上げ等）」
• 国税庁「令和８年度税制改正による所得税の基礎控除の引上げ等について」
• 国税庁「令和８年度税制改正（基礎控除の引上げ等関係）Ｑ＆Ａ」
• 国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」