電子帳簿保存法の事務処理規程ひな形｜電子取引の記入例と運用のコツ

メールで届いたPDFの請求書や、ECサイトからダウンロードした領収書。こうした電子取引データを保存するとき、専用システムを入れずに「改ざん防止」の要件を満たす方法が事務処理規程を定めて運用することです。国税庁は法人用と個人事業者用の規程サンプルを公表しているので、ゼロから作る必要はありません。

ただし、サンプルの「○○」「△△年間」を埋めただけでは足りません。実務では、どの取引を対象にするか、誰が保存し、訂正が必要になったら何を残すかまで決めておかないと、税務調査で「規程はあるが運用されていない」と見られます。この記事では、国税庁サンプルの条項構成を確認したうえで、実務で足すべき項目を加えたコピペで使えるひな形と記入例を紹介します。

この記事で分かること

• 改ざん防止の4つの選択肢のうち、事務処理規程を選ぶのが向いているケース
• 国税庁サンプル（法人の例・個人事業者の例）の条項構成と、両者の違い
• そのまま使える規程ひな形（法人用・個人事業者用）と記入例
• 「取引情報訂正・削除申請書」の書式と、誰が・いつ・どう記録するかの運用フロー
• 売上5,000万円以下の検索要件不要・猶予措置と規程の関係
• よくある失敗例と直し方、AIで顧問先ごとに規程を調整するプロンプト

なお、電子帳簿保存法の制度全体（3つの区分、電子取引に当たるかどうかの判定など）は経理担当者向けの電子帳簿保存法ガイドとチェックリストで、税理士事務所が顧問先を点検する観点は税理士向けの電帳法 保存要件チェックで解説しています。本記事は「規程のひな形と運用」に絞ってお伝えします。

事務処理規程とは？改ざん防止4つの選択肢のうち「規程」を選ぶ場面

電子取引データを保存するときは、真実性（改ざんされていないこと）と可視性（見られる・探せること）を確保する必要があります。真実性については、電子帳簿保存法施行規則第4条第1項に次の4つが定められており、いずれか1つを行えば足ります（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問18）。

規程方式は費用がかからない反面、「定めたとおりに運用している」ことが前提です。国税庁の一問一答（問33）でも、規程の内容は事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があり、電子取引情報を扱う従業員や管理者に規程の内容を周知することが重要とされています。

規程方式が向いているケース

• 請求書や領収書の受け取りがメール添付・ダウンロードなどバラバラで、1つのシステムに集約できない
• タイムスタンプ付与やシステムの月額費用をかけたくない（小規模法人・個人事業者）
• スマートフォンだけで取引している（一問一答 問21でも、規程を作成し備え付ける方法が示されています）

システムを使っていても規程が必要になるケース

見落としやすいのが、「訂正削除の記録が残るクラウドストレージに保存しているから大丈夫」という誤解です。選択肢三は、データの授受と保存の両方をそのシステム内で行う必要があります。メールで受け取ったPDFを後からシステムにアップロードしているだけなら、選択肢三には該当せず、別途、事務処理規程などで改ざん防止措置を講じる必要があります（一問一答 問43）。

また、取引の種類ごとに改ざん防止措置を使い分けることも認められています（一問一答 問32）。たとえば「EDI取引はシステム、メール添付の請求書は規程」という組み合わせは問題ありません。規程の対象範囲を書くときは、どの取引をどの措置でカバーしているかを明確にしておくと、調査の場面で説明しやすくなります。

国税庁サンプルの条項構成を読み解く（法人の例・個人事業者の例）

国税庁は「参考資料（各種規程等のサンプル）」のページで、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の法人の例と個人事業者の例をWord形式で公表しています。まずは原文の構成を押さえておきましょう。

法人の例：全10条・2章構成

規程の核は第8条と第9条です。訂正・削除は原則禁止とし、やむを得ない場合は処理責任者が「取引情報訂正・削除申請書」を管理責任者に提出し、管理責任者が正当な理由があると認める場合のみ承認します。訂正後は、データに訂正・削除履歴がある旨の情報を付し、「取引情報訂正・削除完了報告書」を提出します。申請書と完了報告書は、対象データの保存期間が満了するまで保存します。

個人事業者の例：前文と2項目だけの簡素な構成

個人事業者の例は、条番号もない短い構成です。前文で目的を述べ、「訂正削除の原則禁止」と「訂正削除を行う場合」の2項目、最後に施行日を置くだけです。訂正・削除をする場合は、申請書に8項目を記載し、その申請書を保存期間に合わせて保存することをもって訂正・削除を行うという書き方になっています。承認者がいない前提なので、記録を残すこと自体が統制になっているわけです。

法人版と個人事業者版の違い

個人事業者でも、家族や従業員が経理を手伝っている場合は、法人の例に近い2者体制（記帳する人と確認する人）にしたほうが、規程の実効性を説明しやすくなります。逆に、従業員の少ない法人で管理責任者と処理責任者を別人にできない場合は、無理に2人を立てるより、実態どおりに書いて記録を厚くするほうが安全です。

そのまま使える事務処理規程ひな形（記入例つき）

ここからは、国税庁サンプルの条項を土台に、実務で足しておきたい項目（保存担当・保存方法・検索の運用・規程の見直し）を加えたひな形です。【】の部分を自社の内容に置き換えてお使いください。追加した条は、サンプルにない「運用の手順」を書いておくためのもので、国税庁サンプルの条項はそのまま残しています。

法人用ひな形

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1章　総則

（目的）
第1条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、【会社名】において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）
第2条　この規程は、【会社名】の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）
第3条　この規程の管理責任者は、【役職名（例：管理部長）】とする。

第2章　電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）
第4条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　電子メールを利用した請求書、見積書、注文書、領収書等の授受
　二　【クラウドサービス名】を利用した請求書等の授受
　三　ECサイト（【サイト名】等）を利用した取引
　四　インターネットバンキングを利用した振込
　五　【その他：例　従業員が立替払いでWeb上から取得した領収書データ】

（取引データの保存）
第5条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、【保存場所：例　社内共有サーバの「電子取引」フォルダ】に、【保存年数：例　7年間（青色欠損金が生じた事業年度に係るものは10年間）】保存する。
2　データの保存は、受領又は送信後【例：5営業日】以内に、処理担当者が行う。

（対象となるデータ）
第6条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
　一　見積依頼情報
　二　見積回答情報
　三　確定注文情報
　四　注文請け情報
　五　納品情報
　六　請求情報
　七　支払情報
　八　インターネットバンキングの入出金情報
　九　【その他：例　契約書データ】

（運用体制）
第7条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
　一　管理責任者　【部署】【役職】【氏名】
　二　処理責任者　【部署】【役職】【氏名】

（検索のための措置）
第8条　処理責任者は、保存するデータについて、取引年月日、取引金額及び取引先を検索の条件として設定できるよう、【例：ファイル名を「取引年月日_取引先_金額」の形式とする／索引簿に登録する】。

（訂正削除の原則禁止）
第9条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）
第10条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
　一　申請日
　二　取引伝票番号
　三　取引件名
　四　取引先名
　五　訂正・削除日付
　六　訂正・削除内容
　七　訂正・削除理由
　八　処理担当者名
2　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
5　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

（周知及び見直し）
第11条　管理責任者は、この規程の内容を電子取引データを扱う役員及び従業員に周知する。
2　管理責任者は、毎年【例：決算月の翌月】に、第4条及び第6条の範囲並びに運用状況を確認し、必要に応じてこの規程を見直す。

附則
（施行）
第12条　この規程は、【施行日：例　2026年12月1日】から施行する。

第5条第2項・第8条・第11条が、国税庁サンプルに加えた条です。サンプルの条番号とずれるため、社内で国税庁サンプルと対比するときは注意してください。

個人事業者用ひな形

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。

（対象と保存方法）
　【屋号・氏名】が電子メール、【クラウドサービス名】、ECサイト等で授受した請求書、領収書等のデータは、【保存場所：例　パソコン内の「電子取引」フォルダ（月別サブフォルダ）】に、ファイル名を「取引年月日_取引先_金額」の形式として、【保存年数：例　7年間】保存する。

（訂正削除の原則禁止）
　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）
　業務処理上やむを得ない理由（正当な理由がある場合に限る。）によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存することをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。
　一　申請日
　二　取引伝票番号
　三　取引件名
　四　取引先名
　五　訂正・削除日付
　六　訂正・削除内容
　七　訂正・削除理由
　八　処理担当者名

　この規程は、【施行日：例　2026年12月1日】から施行する。

「対象と保存方法」は国税庁サンプルにない項目ですが、どこに何を置いているかを1か所に書いておくと、税務調査の際に説明がしやすくなります。

記入例と書き方の判断基準

保存期間の考え方は国税庁の一問一答 問17の表にまとまっています。インボイス（適格請求書）関連の保存はインボイス制度の経過措置と実務対応もあわせて確認してください。

規程を「運用」するコツ：誰が・いつ・どう記録するか

規程方式で一番問われるのは、作った規程どおりに回っているかどうかです。ここでは、受領から保存、訂正が起きたときの記録までの流れを具体的に示します。

受領から保存までの標準フロー

国税庁の一問一答 問33では、業務ソフトに内蔵されたワークフロー機能で運用を確保することも差し支えないとされています。会計ソフトや経費精算システムに承認ワークフローがあれば、申請書を紙やExcelで作らずに、その機能で記録を残す方法も選べます。

「取引情報訂正・削除申請書」兼「完了報告書」のひな形

取引情報訂正・削除申請書（兼 完了報告書）

【申請】
一　申請日：【2026年○月○日】
二　取引伝票番号：【例　2026-11-0123】
三　取引件名：【例　10月分 システム保守料】
四　取引先名：【例　株式会社○○】
五　訂正・削除日付：【2026年○月○日】
六　訂正・削除内容：【例　取引先から金額誤りの連絡があり、差替え版を受領。旧データを「旧」フォルダへ移し、新データを保存】
七　訂正・削除理由：【例　取引先の請求金額誤り（110,000円→99,000円）】
八　処理担当者名：【氏名】

【承認】（法人の場合）
承認日：【　】　管理責任者：【氏名】

【完了報告】（法人の場合）
処理完了日：【　】　訂正・削除履歴の付記：【例　旧データのファイル名末尾に「_訂正前」を付し保存】
報告日：【　】　処理責任者：【氏名】

ポイントは、差替え前のデータを消さずに残すことです。取引先から請求書の再発行を受けた場合、旧データを削除すると「訂正・削除」に当たります。旧データは別フォルダに移し、ファイル名に訂正前である旨を付けておけば、規程が求める「訂正・削除履歴がある旨の情報」を付した状態になります。

訂正・削除が起きやすい場面

• 請求書の差替え：金額や宛名の誤りで再発行。旧版も保存し、申請書に経緯を残す
• 二重保存の整理：同じ請求書をメール添付とクラウドの両方から保存していた。片方を消す前に申請書を作る
• ファイル名の付け間違い：中身は変えないファイル名の修正でも、検索要件に関わるため記録しておくと安全
• 取引のキャンセル：発注取消でもデータは削除しない。取消のメール等とあわせて保存する

従業員の立替経費で受け取る電子領収書も対象になりやすいので、経費精算書テンプレートを使っている場合は、精算書に添付データの保存場所を書く欄を設けると運用が揃います。

検索要件・猶予措置と規程の関係（売上5,000万円以下の場合）

中小企業や個人事業者から多い質問が、「売上が少ないなら規程も要らないのでは」というものです。答えは「規程（改ざん防止措置）は必要」です。緩和されるのは検索要件のほうで、真実性の確保は別の要件だからです。

検索要件が不要になっても規程は必要

基準期間（個人事業者は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下で、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索機能の確保は不要です。また、データを出力した書面を取引年月日その他の日付と取引先ごとに整理して提示・提出でき、かつダウンロードの求めに応じられる場合も同様です（一問一答 問19、国税庁パンフレット「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」）。

この場合でも、改ざん防止措置（4つの選択肢のいずれか）とディスプレイ等の備付けは必要です。検索要件が不要な事業者は、法人用ひな形の第8条（検索のための措置）を「基準期間の売上高が5,000万円以下であるため、税務調査等の際にダウンロードの求めに応じられるよう保存する」と書き換えておくと、なぜ検索要件を満たしていないのかを規程上で説明できます。

猶予措置は規程の代わりにならない

2024年1月1日以後に行う電子取引については、保存時に満たすべき要件に従って保存できなかったことについて所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ税務調査等の際に電子データのダウンロードの求めと、出力した書面の提示・提出の求めの両方に応じられる場合は、要件にかかわらずデータを保存しておけばよいという猶予措置があります（電子帳簿保存法施行規則第4条第3項、一問一答 問79）。事前申請は不要です。

一問一答では、システムやワークフローの整備が整っていて要件どおりに保存できる事業者が、特段の事情なく要件を満たさなくなった場合は猶予措置の対象とならない旨も示されています。費用のかからない規程方式があるのに対応しない状態は「相当の理由」を説明しにくいため、まずは規程を作って運用するのが現実的です。

うまくいかない例と直し方

規程そのものより、運用で崩れるケースが目立ちます。現場で多い5つのパターンと直し方をまとめます。

失敗例1：サンプルの「○○」「△△年間」が空欄のまま

うまくいかない例：国税庁サンプルをダウンロードして社名だけ入れ、保存年数や電子取引の範囲は「・・・」のまま綴じている。

直し方：電子取引の範囲は、メール、クラウド、ECサイト、ネットバンキングなど、実際の受け取り経路を棚卸しして書き出します。サンプル自体にも「記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください」と注記されています。

失敗例2：責任者が退職・異動したまま

うまくいかない例：第7条の処理責任者がすでに退職しており、実際の担当者は規程に書かれていない。

直し方：氏名に加えて役職でも特定し、人事異動のたびに改定履歴を付けて更新します。年1回の見直し条項（ひな形の第11条）を入れておくと、更新漏れを防げます。

失敗例3：差替えのたびに旧データを上書き

うまくいかない例：取引先から修正版の請求書が届くたび、同じファイル名で上書き保存している。

直し方：上書きは削除と同じ扱いになります。旧データは「訂正前」として残し、申請書を作成します。月に何件も発生するなら、承認ワークフローのある証憑管理ソフトへの切り替えを検討する目安になります。

失敗例4：規程を作ったが誰も知らない

うまくいかない例：経理責任者だけが規程を持っていて、営業担当が受け取ったPDFの請求書を自分のメールボックスで削除している。

直し方：国税庁も周知の重要性に触れています。「請求書や領収書のデータは経理アドレスへ転送し、自分では消さない」という1行ルールを全員に伝え、入社時の説明資料にも入れておきます。

失敗例5：紙に印刷してデータを削除

うまくいかない例：以前の運用どおり、PDFを印刷してファイリングし、データは削除している。

直し方：2024年1月以後の電子取引は、データそのものの保存が必要です。印刷して紙でも綴じるのは問題ありませんが（一問一答 問31）、データは消さずに残します。紙の請求書と電子の請求書が混在する場合の様式整理は、請求書テンプレートと記載事項の解説や領収書の書き方とテンプレートも参考になります。

なお、電子データに関連して隠蔽・仮装が把握された場合、重加算税が10％加重される措置があります（一問一答 問64）。規程は形式要件であると同時に、「意図的な改ざんではない」と説明するための記録でもあります。

AIで顧問先ごとに規程を調整するプロンプト

税理士事務所が複数の顧問先の規程整備を支援する場合、ひな形の調整作業は生成AIに任せると効率的です。顧問先の業種や取引経路を入れると、電子取引の範囲や運用体制を下書きできます。最終的な確認は必ず人が行い、法令の解釈をAIの出力だけで決めないことが前提です。

プロンプト1：顧問先の情報から規程を下書きする

あなたは中小企業の経理実務に詳しい税理士事務所のスタッフです。
以下の顧問先情報をもとに、国税庁が公表している「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の【法人の例／個人事業者の例】を土台にした規程案を作成してください。

# 顧問先情報
- 顧問先名：【顧問先名】
- 法人／個人：【法人 または 個人事業者】
- 業種：【例　建設業（内装工事）】
- 経理体制：【例　社長と経理担当1名】
- 電子データの受け取り経路：【例　メール添付PDF、建設業向け受発注サイト、Amazonビジネス、ネットバンキング】
- 保存場所：【例　Googleドライブの共有フォルダ】
- 基準期間の売上高：【例　4,200万円】

# 作成ルール
- 国税庁サンプルの条項（訂正削除の原則禁止、申請書の8項目）は変えずに残す
- 電子取引の範囲と対象データは、受け取り経路から具体的に列挙する
- 管理責任者と処理責任者を分けられない場合は、その旨と代わりの記録方法を書く
- 売上高から検索要件の緩和に該当するかを判定し、第8条の書き方を調整する
- 判断に迷う点は規程本文に入れず、末尾に「確認事項」として箇条書きにする

うまくいかない例：「電帳法の事務処理規程を作って」とだけ頼むと、取引経路が「EDI取引」など一般論のまま出てきます。直し方：受け取り経路と経理体制を具体的に渡し、「サンプルの条項は変えない」と制約を明示すると、使える下書きになります。

プロンプト2：既存の規程と実際の運用のずれを点検する

以下は顧問先【顧問先名】の事務処理規程と、ヒアリングで確認した実際の運用メモです。
規程と運用のずれを点検し、表形式で出力してください。

# 出力する列
条項 ／ 規程の記載 ／ 実際の運用 ／ ずれの有無 ／ 修正案（規程を直すか運用を直すか）

# 点検の観点
- 電子取引の範囲に、運用メモにある受け取り経路が漏れていないか
- 責任者が現在の担当者と一致しているか
- 差替え・削除の場面で申請書が作られているか
- 保存年数と保存場所が実態と一致しているか

# 規程
【規程の全文を貼り付け】

# 運用メモ
【ヒアリング内容を貼り付け】

汎用の生成AIでもここまでの下書きは作れますが、条文や国税庁の一問一答に当たって根拠を確認する工程は別途必要です。士業AI の業務効率化AIは、こうした士業事務所の定型業務を、事務所の業務フローに合わせて進めることを想定して設計しています。税理士事務所での活用全体は税理士のAI活用ガイドや税理士AIのページもご覧ください。

まとめ：規程は「作る」より「回す」

• 事務処理規程は、改ざん防止の4つの選択肢のうち、費用をかけずに選べる方法
• 国税庁サンプルは法人の例（全10条）と個人事業者の例（2項目）の2種類。核は「原則禁止」と「申請書の8項目」
• 実務では、電子取引の範囲・保存場所と期限・検索の運用・年1回の見直しを足すと説明しやすい
• 差替え時に旧データを消さない。申請書と訂正前データをセットで残す
• 売上5,000万円以下で緩和されるのは検索要件だけ。規程は引き続き必要
• 猶予措置は「相当の理由」が前提で、規程の代わりにはならない

規程を整えたら、制度全体の確認は電子帳簿保存法の経理向けチェックリストで、顧問先の点検は税理士向けの保存要件チェックで進めると、対応漏れを防ぎやすくなります。

参考文献

• 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（2025年6月）
• 国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」（パンフレット）
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
• e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」