立替金精算書・経費精算書テンプレート無料9種｜Excel自動計算・インボイス対応

経費精算書は、社員が立て替えた経費を会社に請求するための社内書類です。書き方の要点は、日付・支払先・内容・金額を領収書と1対1で書き、交通費や交際費など「領収書だけでは足りない情報」を精算書の側で補うこと。インボイス制度の下では、支払先が登録事業者かどうか、帳簿のみの保存で済む取引かどうかも、精算書の段階で区分しておくと経理の手戻りが減ります。12月に増える忘年会・新年会の費用を福利厚生費と交際費のどちらで精算するかは、忘年会・新年会の勘定科目の判定表と仕訳例で整理しています。

この記事では、月次の経費精算書、1件ごとの立替金精算書、交通費・出張旅費・仮払金・交際費・車両の精算書、取引先に渡す立替金精算書まで、9種類のテンプレートをExcel・PDFで無料配布しています。会員登録は不要です。Excel版は合計のほか、往復運賃・仮払金の差額・交際費の1人当たり額・走行距離×単価を数式で計算します。

• 用途別の経費精算書・立替金精算書テンプレート9種（Excel・PDF）
• 経費精算書の記載項目と、欄ごとの書き方（必須・任意と根拠）
• 経費精算書にインボイスの登録番号欄を設ける理由
• 領収書がなくても仕入税額控除ができる取引（3万円未満の公共交通機関・出張旅費等）
• 交際費の1人1万円基準、仮払金、電子帳簿保存法での保存方法

立替金精算書・経費精算書テンプレート無料ダウンロード（9種類）

迷ったら、1か月分をまとめて申請できる「01 経費精算書（月次・標準）」を選べば十分です。電車・バスの移動が多い人は「03 交通費精算書」、インボイスの区分まで精算書で済ませたい会社は「05 インボイス対応」が向いています。

請求書・領収書など、ほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

経費精算書と立替金精算書の違い

どちらも「立て替えたお金を精算する」書類で、社内では同じ意味で使う会社も多くあります。区別するなら、経費精算書は一定期間の経費をまとめて申請するもの、立替金精算書は特定の立替えを1件ずつ精算するものです。

もう1つ、会社同士で使う立替金精算書があります。取引先の経費を自社が立て替えたときに、「この支払いは貴社のものです」と示して相手に渡す書類です。インボイス制度では、支払先の適格請求書とこの精算書をあわせて保存すると、立て替えてもらった側が仕入税額控除を受けられます（国税庁 インボイスQ&A 問94）。テンプレートでは「09 立替金精算書（取引先宛）」がこれに当たります。

経費精算書の書き方｜記載項目と必須・任意

経費精算書に法定の様式はありません。ただし、経理は精算書と領収書をもとに帳簿をつけるため、消費税の帳簿の記載事項（相手方・年月日・内容・金額）を精算書でそろえておくのが実務の基本です（国税庁 インボイスQ&A 問109）。

日付・支払先・内容：領収書と1対1で書く

明細は領収書1枚につき1行が原則です。領収書に番号を振って精算書の行と対応させると、経理の突合せが一気に楽になります。内容は「会議費」のような科目名ではなく、「取引先と打合せ 喫茶代（2名）」のように、何のための支払いかを具体的に書きます。

費目の判断に迷うものは、勘定科目の逆引き早見表で確認できます。精算書の段階では空欄にして、経理に判断を任せる運用でも構いません。

金額：税込で書き、税率ごとに分ける

金額は領収書の支払総額（税込）をそのまま書きます。レシートに10%と8%の品目が混ざっている場合は、「05 インボイス対応」のように10%対象・8%対象の列を分けておくと、税率ごとの集計がそのまま使えます。なお、飲食料品の税率は2027年4月から1%に引き下げる方針が2026年9月15日に閣議決定されています（法案の成立が前提）。

承認欄：申請者・上長・経理の3段階

テンプレートの承認欄は「申請者・上長承認・経理確認」の3つです。仮払金精算書だけは、現金の受渡しを記録する「支払」欄を加えた4つにしています。

経費精算書にインボイスの登録番号欄を設ける理由

まず押さえたいのは、仕入税額控除のための帳簿に、相手方の登録番号を書く義務はないことです（国税庁 インボイスQ&A 問109）。それでも精算書に登録番号欄を設けるのは、次の3つの理由からです。

1. 全額控除できるかを見分けるため：登録のない相手（免税事業者など）からの仕入れは、経過措置で仕入税額相当額の一部しか控除できません。割合は2026年9月30日までが80%、2026年10月1日から2028年9月30日までが70%です（国税庁 インボイスQ&A 問113）。経過措置を使う仕入れは、帳簿に「70%控除対象」などと書く必要があります。
2. 登録番号の真偽を確認するため：番号が控えてあれば、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトですぐに照会できます。
3. 申請者に「インボイスかどうか」を意識してもらうため：登録番号の欄があるだけで、登録番号の載ったレシートをもらう習慣がつき、経理が差し戻す件数が減ります。

インボイス制度全体の経過措置や2割特例は、インボイス制度の2026年最新対応で整理しています。

領収書がなくても控除できる取引｜帳簿のみ保存の特例

インボイス制度では、仕入税額控除に帳簿と請求書等の両方の保存が必要です。ただし、請求書等を受け取るのが難しい次の取引は、一定の事項を書いた帳簿の保存だけで控除が認められます（国税庁 インボイスQ&A 問104）。経費精算で関係するのは主に次のものです。

帳簿には通常の記載事項に加えて、特例に当たる旨を書きます。これらの取引では、相手方の住所・所在地の記載は不要です（国税庁 インボイスQ&A 問110）。

「3万円未満」は、1回の取引の税込価額で判定します。切符1枚ごとではなく、13,000円の新幹線を4人分まとめて買えば52,000円で判定するため特例の対象外です（問43）。特急料金・寝台料金は対象に含まれますが、駅の入場料金は含まれません（問44）。

このほか、基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の課税仕入れを帳簿のみの保存で控除できる「少額特例」を2029年9月30日まで使えます（問111）。「05 インボイス対応」の保存区分の欄は、こうした区分を明細ごとに書くためのものです。

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  05経費精算書（インボイス対応）

  支払先の登録番号と「適格・簡易・公共交通・経過措置」などの保存区分を明細ごとに記録。10%・8%の対象額も分けて集計。

  • インボイス
  • 登録番号
  • 税率別

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ケース別の注意点

社員が個人で立て替えた場合（立替金精算書）

社員が買った消耗品のレシートの宛名が「社員の名前」になっていることがあります。宛名が会社以外のインボイスは、そのままでは会社の仕入税額控除に使えません。ただし、その社員が在籍していると分かる従業員名簿等をあわせて保存すれば控除できます。名簿等で特定できない場合は、社員が作った立替金精算書の保存が必要です（国税庁 インボイスQ&A 問94-2）。

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  02立替金精算書（1件ごと）

  急ぎの購入などを社員が個人で立て替えたときに1件ずつ申請。立替の理由・支払方法・添付書類も残せる。

  • 立替金
  • 1件ごと
  • 社内用

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取引先の経費を立て替えた場合（取引先宛の立替金精算書）

取引先の経費を自社が立て替えると、支払先の適格請求書の宛名は自社になります。取引先はこれだけでは控除できないため、立て替えた側が立替金精算書を作り、適格請求書とあわせて渡します。立て替えた側が登録事業者でなくても、支払先が登録事業者なら取引先は控除を受けられます（問94）。

消費税額は、合計を税率で割り戻す方法か、明細ごとに割り戻して合計する方法のどちらかで出します。「09 立替金精算書（取引先宛）」は明細ごとに割り戻す形です。立替金は立て替えた側の売上ではないので、自社の報酬の請求書とは分けて精算しましょう。

交通費・出張旅費と日当

出張の旅費は、その旅行に通常必要と認められる範囲なら所得税がかかりません（所得税法9条1項4号）。範囲の判断では、役員・社員の全体で適正なバランスが取れた基準か、同業同規模の会社と比べて相当かが考慮されます（所得税基本通達9-3）。判断の拠り所になるよう、日当や宿泊費の上限を旅費規程で決めておくのが実務の基本です。

この非課税の範囲内の出張旅費等は、実費精算であっても帳簿のみの保存で仕入税額控除ができます（問107-2）。規程を超える宿泊費や私用の延泊分は、精算の対象から外します。

交際費（1人1万円以下の飲食費）

2024年4月1日以後に支出する飲食費は、参加者1人当たり10,000円以下なら交際費等から除かれます（それ以前は5,000円以下）。そのためには、次の事項を書いた書類の保存が必要です（国税庁 No.5265）。

• 飲食等のあった年月日
• 参加した得意先等の氏名または名称と、その関係
• 参加者の数
• 費用の金額、飲食店等の名称と所在地
• その他、飲食費であることを明らかにするために必要な事項

社内の役員・社員だけの飲食は、1人1万円以下でもこの扱いを受けられません。1人当たりの判定は、会社の経理方式に合わせて税込経理なら税込、税抜経理なら税抜の金額で行います。「07 交際費精算書」はこの5項目を列にし、1人当たり額と1万円以下かどうかの目安を自動で表示します。

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  07交際費精算書（飲食費・1人当たり額）

  得意先との飲食について、参加者・人数・店名と所在地を記録。1人当たりの金額と1万円以下かどうかを自動で表示。

  • 交際費
  • 1人1万円
  • 飲食費

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仮払金・マイカーの精算

仮払金は、使った額との差額を早めに精算することが大切です。「06 仮払金精算書」は、仮払額と使用額を並べて差引残高を行ごとに計算し、最終行がプラスなら返金、マイナスなら追加支給と一目で分かります。精算した日に、仮払金を各経費の科目へ振り替えます。

自家用車を業務に使った分は、メーターの走行距離に社内規程の1kmあたりの単価を掛けて精算するのが一般的です。自宅から職場への通勤分は通勤手当で扱い、業務の移動と混ぜないようにしましょう。

精算書と領収書の保存｜電子帳簿保存法への対応

法人は、帳簿と領収書などの書類を確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します（欠損金が生じた事業年度は10年間。国税庁 No.5930）。経費精算で気をつけたいのは、電子帳簿保存法の2つのルールです。

• 電子で受け取った領収書は電子のまま保存：社員が会社の業務で立て替え、支払先から電子データで領収書を受け取った場合も、会社の電子取引に当たります。会社で集約して保存するのが望ましく、集約までの間は社員の端末に保存しつつ、日付・金額・取引先で検索できるよう会社側で管理する方法も認められます（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問12）。電子データを印刷した紙だけの保存は、原則として認められません。
• 紙の領収書をスキャンして捨てるなら要件を守る：スキャナ保存は、受領後おおむね7営業日以内、または業務の処理サイクル（最長2か月）の経過後おおむね7営業日以内に入力し、200dpi以上で読み取る必要があります（電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】）。スマートフォンで撮影する場合も同じです。

保存方法の全体像は電子帳簿保存法の対応チェックリストで確認できます。

よくある間違いと直し方

• 複数の領収書を1行にまとめる：「9月分 交通費 一式 7,940円」では内容を確認できません。→ 1枚1行にするか、「03 交通費精算書」で日付・区間ごとに書きます。
• タクシー代を領収書なしで精算する：タクシーは公共交通機関特例の対象外です。→ 領収書（インボイス）を必ず添付します。
• 新幹線の複数人分を1枚ずつ3万円未満と判断する：判定は1回の取引の総額です。→ まとめ買いで3万円以上なら、領収書を保存します。
• コインパーキング代を自販機と同じ扱いにする：コインパーキングは自動販売機特例の対象外です（問47）。→ 精算機が発行する領収書（適格簡易請求書）を保存します。
• 社内だけの飲み会を1人1万円以下として処理する：社内飲食は交際費等から除かれません。→ 福利厚生費の要件か、交際費かを経理で判断します。
• 仮払金を精算しないまま放置する：経費の計上が遅れ、決算で残高の説明が必要になります。→ 用途が終わったら「06 仮払金精算書」で速やかに精算します。

AIで経費精算書を下書き・チェックする方法

領収書の読み取りと明細の下書き、税区分の一次チェックは、生成AIが得意とする作業です。汎用のAIでも下書きまではできますが、制度の数字（経過措置の割合、特例の要件）を答えさせるときは、必ず出典を示させて一次情報で確かめてください。

次の領収書の内容から、経費精算書の明細を作ってください。
列：日付／支払先／内容・目的／勘定科目（候補）／金額（税込）／10%・8%の区分／登録番号の有無
条件：
・領収書1枚につき1行
・勘定科目は候補を1つ示し、迷うものは「要確認」とする
・登録番号（T＋13桁）が読み取れないものは「なし」と書く
【領収書の内容を貼り付け】

次の経費精算書の明細を、インボイス制度の観点でチェックしてください。
・帳簿のみの保存で控除できる取引（3万円未満の公共交通機関、出張旅費等）に当たる行
・登録番号がなく経過措置（2026年10月以降は70%）の対象になる行
・領収書の添付が必要なのに「なし」になっている行（タクシーなど）
それぞれ行番号と理由を示し、根拠は国税庁のインボイスQ&Aの問番号で示してください。
【明細を貼り付け】

次の飲食費について、交際費等から除かれる「1人当たり10,000円以下の飲食費」に当たるか判定してください。
・当社の経理方式：【税込経理／税抜経理】
・参加者：【社外の参加者の会社名・氏名・関係／社内の参加者】
・金額と人数：【金額・人数】
不足している記載事項があれば挙げてください。

うまくいかない例は、「この経費は落ちますか？」とだけ聞くケースです。会社の経理方式・参加者・金額などの前提を渡さないと、一般論しか返ってきません。領収書の読み取りから仕訳までの流れは、領収書OCR×AI自動仕訳でも紹介しています。士業AIには税務・会計に特化したAIがあり、インボイスの特例や交際費の要件を、国税庁の資料を根拠に示しながら確認できます。

まとめ

• 経費精算書は、日付・支払先・内容・金額を領収書と1対1で書く
• 登録番号欄は法定ではないが、全額控除か経過措置（2026年10月から70%）かを見分けるのに役立つ
• 3万円未満の電車・バス代や、通常必要な出張旅費・日当は、帳簿のみの保存で控除できる
• 取引先への立替えは、立替金精算書と支払先の適格請求書をセットで渡す
• 交際費は1人1万円以下（2024年4月以後）の基準と、5つの記載事項をそろえる

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。インボイス制度の経過措置や飲食料品の税率は、今後の法改正で変わる可能性があります。個別の取引の判断は、税務署や税理士などの専門家にご確認ください。

参考文献

• 国税庁「インボイス制度に関するQ&A」目次一覧
• 国税庁 インボイスQ&A 問104（帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合）
• 国税庁 インボイスQ&A 問110（帳簿への一定の記載事項）
• 国税庁 インボイスQ&A 問94（立替金）
• 国税庁 インボイスQ&A 問94-2（従業員が立替払をした際の適格簡易請求書）
• 国税庁 インボイスQ&A 問113（免税事業者等からの仕入れに係る経過措置）
• 国税庁 タックスアンサー No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算
• 国税庁 タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月）
• e-Gov法令検索「所得税法」（第9条第1項第4号）