日報テンプレート無料8種｜Excel・Word／作業時間を自動計算【2026年】

日報のテンプレートを8種類、Excel・Word・PDFの3形式で無料配布しています。会員登録は不要です。どの部署でも使える業務日報のほか、営業日報、作業日報（時間帯別・数量つき）、テレワーク日報（中抜け時間つき）、新人・研修日報、週報、現場日報、士業事務所向けの顧問先別の業務日報まであります。Excel版は開始・終了の時刻を入れると、所要時間と合計を数式で自動計算します。

書き方の結論は、事実 → 所感 → 明日の予定の順に書くことです。何時から何時まで何をしたかを先に書き、気づきや課題はその後に分けて書きます。日報で始業・終業の時刻も報告させている会社は、日報が労働時間の記録を兼ねることになるため、厚生労働省のガイドラインに沿った運用が必要です。

この記事で分かること

• 用途別に選べる日報テンプレート8種類（Excel・Word・PDF）
• 日報の記載項目と、欄ごとの書き方
• 日報を労働時間の記録として使うときの注意（厚生労働省のガイドライン）
• テレワークの中抜け時間、研修・手待ち時間などケース別の扱い
• よくある間違いの直し方と、AIで日報を下書き・チェックするプロンプト例

日報テンプレート無料ダウンロード（8種類）

迷ったら01の業務日報、訪問が中心の仕事なら02、在宅勤務なら04を目安に選んでください。Excel版は「記入例」シートで完成形を確認でき、空欄のシートに時刻を入れると所要時間・累計・合計が自動で計算されます。

出勤簿や経費精算書など、ほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

日報の書き方｜記載項目と欄ごとのポイント

日報は法律で様式が決まった書類ではありません。何を書かせるかは会社が決められますが、読む側が1分で状況をつかめる形にそろえることが大切です。次の表は、8種類のテンプレートに共通する項目です。

作業時間の表は「開始・終了」で書く

「会議 1.5h」のように所要時間だけを書くと、合計が勤務時間と合わない日が出ても気づけません。開始と終了の時刻で書けば、Excelが所要時間を計算し、空白の時間帯も一目で分かります。テンプレートの所要時間は、次の考え方の数式で出しています。

所要時間 =IF(OR(開始="",終了=""),"",MOD(終了-開始,1))
表示形式  [h]:mm（24時間を超える合計も正しく表示される）

MODを使うと、23:00〜翌1:00のように日付をまたぐ作業でもマイナスになりません。顧問先別や案件別に月の時間を集計したいときは、SUMIFSやピボットテーブルを使います。関数の使い方は士業事務所の経理が使うExcel関数・ショートカット100選で解説しています。

所感は「事実・原因・次の手」の3点で

「疲れた」「頑張った」だけの所感は、読む側が何もできません。「〇〇商事は価格よりサポート体制を重視している（事実）→ 比較資料が不足（原因）→ 見積書にサポート資料を添える（次の手）」のように書くと、上長がコメントを返しやすくなります。1日2〜3行で十分です。

明日の予定は時間帯と期限を入れる

「見積書作成」ではなく「〇〇商事の見積書を作成し、午前中に課長承認」と書きます。予定に期限があると、翌日の日報で達成できたかを確かめられます。週報では「今週の目標」と「来週の予定」を対にしておくと、振り返りが続けやすくなります。

日報を労働時間の記録として使うときの注意

日報で始業・終業の時刻を報告させ、それをもとに残業代を計算している会社は少なくありません。この場合の日報は、労働者本人が申告する「自己申告制」の記録にあたります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、始業・終業時刻の確認・記録の原則を「使用者の現認」か「タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などの客観的な記録」としており、自己申告制は「行わざるを得ない場合」の方法と位置づけています。

記録の保存期間は、労働基準法109条で5年とされ、経過措置により当分の間は3年です（厚生労働省リーフレット「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」）。また労働安全衛生法66条の8の3は、医師の面接指導のために労働時間の状況を把握することを求めており、その方法はタイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法その他の適切な方法とされています（労働安全衛生規則52条の7の3）。日報の自己申告だけで済ませず、客観的な記録と組み合わせるのが基本です。

もう1つ見落としやすいのが、日報を書く時間そのものです。ガイドラインは、使用者の明示または黙示の指示で業務に従事する時間は労働時間にあたるとしています。会社の指示で書かせる日報を「終業後に書いて」と運用すると、その時間の賃金が漏れるおそれがあります。テンプレートの記入例では、日報の作成を勤務時間内の最後の行に入れています。

ケース別の注意点

テレワーク：中抜け時間の書き方

在宅勤務では、子どもの送迎や通院などで一時的に業務から離れる「中抜け時間」が生じます。厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」は、中抜け時間を把握することも、把握せずに始業・終業の時刻だけを把握することも、どちらでもよいとしています。把握する場合は、休憩時間として扱い終業時刻を繰り下げるか、時間単位の年次有給休暇として扱う方法が示されており、どちらにするかは就業規則などで定めておくことが重要とされています。

• 

  04テレワーク日報（始業・終業・中抜け）

  業務・休憩・中抜けを区分して記録し、業務時間と中抜け時間を自動で集計。在宅勤務の労働時間の報告に。

  • テレワーク
  • 在宅勤務
  • 中抜け

  Excel15KBWord12KBPDF99KB

04のテレワーク日報は、区分の列に「業務」「休憩」「中抜け」と入れると、業務時間と中抜け時間を別々に集計します。記入例は中抜け1時間を休憩として扱い、終業を18:00から19:00に繰り下げた日の形です。同ガイドラインは、自己申告の簡便な方法として「終業時に始業・終業時刻をメール等で報告させる」例も挙げているため、チャットの報告時刻を日報に書き添えておくと確認が楽になります。

営業職：直行直帰でも時刻は残す

労働時間の適正把握ガイドラインの対象から外れるのは、労働基準法41条に定める者（管理監督者など）と、みなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働では、みなし労働時間制が適用される時間に限る）です。事業場外みなし労働時間制を適用していない営業職は、直行直帰でも始業・終業の把握が必要です。02の営業日報は訪問ごとの開始・終了を記録する形なので、最初の訪問と最後の報告の時刻が実質的な始業・終業の手がかりになります。

新人研修・製造現場：研修や手待ちも労働時間

ガイドラインは、参加が業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講時間、指示があればすぐに作業にかかる必要がある「手待時間」、指示による着替えや後片付けの時間を、労働時間として扱わなければならない例に挙げています。05の研修日報では研修の時間を、03の作業日報では「段取り」「手待ち」「清掃」を作業区分として記録し、合計に含めています。

• 

  03作業日報（時間帯別・数量つき）

  時間帯ごとの作業区分・品番・数量・不良数と累計時間を記録。製造・物流・保守の現場で、段取りや手待ちも見える形に。

  • 作業日報
  • 製造
  • 累計時間

  Excel17KBWord12KBPDF116KB

士業事務所：顧問先別の時間を報酬の見直しに

会計事務所や社労士事務所では、顧問料の範囲内の作業と、別途報酬を請求する作業が混在します。08の業務日報は、請求の列に「顧問内」「別途」と入れると、それぞれの時間を自動で集計します。1か月分を顧問先別に集計すると、顧問料に対して作業時間が多すぎる先や、請求漏れの別途作業が見えてきます。顧問先名が並ぶ書類なので、共有フォルダの閲覧権限は担当者と所長に絞っておきましょう。

よくある間違いと直し方

リーフレットによれば、例外として認められる端数処理は、1か月の時間外・休日・深夜労働それぞれの合計について30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる方法です。残業代の計算そのものは残業代の計算方法（算定基礎・割増率・端数処理）で詳しく解説しています。

AIで日報を下書き・チェックする方法

日報は毎日書くぶん、書く側の負担が大きい書類です。1日のメモや音声メモをAIに渡して下書きを作り、本人が事実を確認して仕上げる流れにすると、書く時間を短くできます。顧問先名や個人名は、AIに渡す前に記号へ置き換えてください。

次のメモから、業務日報の下書きを作ってください。
【1日のメモ・カレンダーの予定・チャットの抜粋を貼り付け】
形式：
1. 作業の記録（開始・終了・業務内容・結果）の表。休憩は含めない
2. 所感・気づき（事実→原因→次の手の順に2〜3行）
3. 明日の予定（時間帯か期限つきで2〜3件）
条件：メモにない時刻や成果は作らず、不明な箇所は【要確認】と書く。

うまくいかない例は、「今日の日報を書いて」とだけ頼むことです。AIはもっともらしい時刻や成果を補ってしまうため、「メモにないことは書かない」「不明は【要確認】」と条件を付けます。会議の録音から要点をまとめる方法は議事録AIを無料で作る手順が参考になります。

次の5日分の日報を、週報にまとめてください。
【月〜金の日報を貼り付け】
出力：今週の成果（数字つきで3点）、課題と原因（2点）、来週の予定（3点）、
日ごとの始業・終業・労働時間の表と合計。1日8時間・週40時間を超えた日と時間も示す。

次の日報の始業・終業時刻と、パソコンのログオン・ログオフ時刻を突き合わせてください。
【日付・日報の始業・終業／ログの最初と最後の時刻の表を貼り付け】
差が30分以上ある日を「日付／日報／ログ／差／考えられる理由」の表にしてください。
理由は推測と分かるように書き、確認すべき質問を1つずつ添えてください。

3つ目のプロンプトは、ガイドラインがいう「著しい乖離」がないかを確かめる一次チェックに使えます。差があっても、それだけで労働時間と決めつけず、本人に事情を確認してから補正してください。AIの業務活用の全体像は業務効率化のためのAI活用完全ガイドにまとめています。士業AIは士業・経理の実務文書に合わせて調整したAIで、日報の下書きや、テレワーク規程の中抜け条項のたたき台づくりにも使えます。

まとめ

• 日報テンプレートは8種類。Excel版は所要時間・累計・合計を自動計算する
• 書き方は「事実 → 所感 → 明日の予定」。作業時間は開始・終了の時刻で書く
• 日報で始業・終業を報告させるなら、自己申告制として厚生労働省ガイドラインの措置をとり、客観的な記録と突き合わせる
• 日報の作成時間、研修・手待ちの時間も労働時間。テレワークの中抜けの扱いは就業規則で決めておく

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。労働時間の扱いや記録の保存期間は、今後の法改正で変わる可能性があります。みなし労働時間制・変形労働時間制など個別の事情は、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家にご確認ください。

参考文献

• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（本文PDF）
• 厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」（本文PDF）
• 厚生労働省「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」（リーフレット）
• 厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」（リーフレット）
• e-Gov法令検索「労働基準法」（第32条・第41条・第109条）
• e-Gov法令検索「労働安全衛生法」（第66条の8の3）
• e-Gov法令検索「労働安全衛生規則」（第52条の7の3）