シフト表テンプレート無料6種｜Excel自動集計・週40時間チェック【2026年】

シフト表のテンプレートを6種類、Excel・PDFの2形式で無料配布しています。会員登録は不要です。1か月分を記号で組む月間シフト表、時間帯を入れて週40時間を確認できる週間シフト表、飲食店の2週間シフト、介護・医療の夜勤つき勤務表、アルバイトの希望シフト提出表、出社・在宅の勤務予定表があります。Excel版は日ごとの出勤人数や1人ごとの労働時間を数式で自動計算します。

作り方の結論は3つです。1日8時間・週40時間（労働基準法32条）、休憩（34条）、休日（35条）の枠の中で組むこと。記号には必ず時刻と休憩の凡例を付けること。そして確定したシフトは期限を決めて通知し、確定後の変更は本人と合意して行うことです（厚生労働省「シフト制」の留意事項）。

この記事で分かること

• 用途別に選べるシフト表テンプレート6種類（Excel・PDF）と、月間・週間・2週間の選び方
• 希望シフトの回収から確定・通知までのシフト表の作り方5ステップ
• シフト表に書く項目と、欄ごとの書き方
• シフトを組むときの法定ルール（週40時間・休憩・休日・深夜・変形労働時間制）
• Excelで曜日・入力規則・条件付き書式を使って作成を自動化するコツと、印刷のコツ
• シフト制で働く人の労働条件通知書と、シフトの作成・変更のルール
• 飲食店・介護・オフィスなどケース別の注意点と、AIでのチェック方法

シフト表テンプレート無料ダウンロード（6種類）

店舗で1か月分を組むなら01、1週間ごとに時間帯で組むなら02、夜勤がある職場なら04を目安に選んでください。Excel版は「記入例」シートで完成形を確認でき、空欄のシートに記号や時刻を入れると人数・日数・時間が自動で計算されます。

01・04・05の曜日の列は、記入例と同じ2026年10月の並びで印字しています。ほかの月に使うときは、Excel版で曜日の列を書き換えてください。02・03は日曜始まり、06は月〜金の曜日だけを見出しにしているので、期間の欄に日付を書けばどの週でも使えます。ほかの書式は無料の書式テンプレート一覧に、社内でよく使う書式は社内文書テンプレートまとめにまとめています。

月間・週間・2週間のどれを使うかは、「何を確認したいか」で決めると迷いません。期間ごとの違いを早見表にまとめました。

実務では、月間の表で休日と人数の大枠を決め、時間帯が入り組む職場だけ週間の表で時刻を詰める、という2段構えにすると作業が軽くなります。

シフト表の書き方｜記載項目と根拠

シフト表そのものに法律で決まった様式はありません。ただし、シフトで決まるのは始業・終業の時刻や休日という「労働条件の中身」なので、誰がいつ何時から何時まで働き、いつ休むのかを誤解なく読める形にしておく必要があります。実務でそろえておきたい項目は次のとおりです。

勤務記号には必ず時刻と休憩を添える

「早・中・遅」の記号は便利ですが、同じ「早番」でも店舗によって時刻が違います。テンプレートでは表の下に「早＝8:00〜17:00（休憩1時間・実働8時間）」のような凡例を置いています。記号を追加したら凡例も必ず更新し、Excel版の人数の数式（COUNTIF）の記号も合わせて直してください。

休日と有給休暇は記号を分ける

公休（休）と年次有給休暇（有）を同じ記号にすると、有給の取得日数や、休日が法定の日数に足りているかが分からなくなります。夜勤明け（明）も休日とは別の記号にします。明けの日は、下で説明するとおり休日に数えられないためです。

年次有給休暇を与えたときは、時季・日数・基準日を労働者ごとに記録した年次有給休暇管理簿を作り、5年間保存する必要があります（労働基準法施行規則24条の7）。シフト表の「有」の日を月末に管理簿へ転記しておくと、年5日の取得義務（労働基準法39条7項）の確認にも使えます。書式は年次有給休暇管理簿のテンプレートで配布しています。

作成日・通知日を残す

シフトをいつ本人に知らせたかは、トラブルになったときに最初に確認される点です。01・02・03は「通知日」の欄を設けています。掲示・グループチャットなど、知らせた方法も一緒に書いておくと確実です。

シフト表の作り方｜希望の回収から確定・通知までの5ステップ

シフト表は、いきなり表を埋め始めると、組んだ後に「その日は入れない」「週40時間を超えている」と差し戻しが続きます。実務では次の順番で進めると、手戻りが少なくなります。

1. 枠を決める：営業時間、時間帯ごとの必要人数（例：平日の昼は3名、金・土の夜は4名）、勤務記号ごとの時刻と休憩を先に決めます。
2. 希望を集める：05の希望シフト提出表で、出勤できる日・時間帯・月の上限時間を期限までに出してもらいます。
3. 骨組みを組む：週5日の正社員など固定の人を先に入れ、次に休み希望や上限時間がある人、最後に調整のきく人で残りを埋めます。
4. 法定ルールで点検する：日曜始まりの週で40時間以内か、休憩が足りているか、週1日以上の休日があるか、18歳未満が22時以降にかかっていないかを確認します。02の判定欄や、後で紹介するAIのチェックが使えます。
5. 確定して通知する：通知日と方法（掲示・グループチャットなど）を表に書いて知らせます。あわせて、変更を申し出る期限も書いておきます。

シフト希望表（提出表）の集め方と締め切りの決め方

希望の締め切りは、シフトの期間が始まる日から逆算して固定します。1か月単位なら「前月15日までに提出、20日までに確定シフトを通知」のように日付を決めておくと、毎月の段取りが変わりません。05の記入例も、9月15日を提出期限、9月20日までに通知という流れで作っています。

提出表には、日ごとの○（入れる）・△（相談できる）・×（入れない）と入れる時間帯のほかに、「希望の日数」と「月の上限時間」を書いてもらいます。期限までに出なかった人をどう扱うか（前月と同じ条件で組む、など）も先に決めて伝えておくと、締め切り後のやり取りが減ります。紙・Excel・Webフォームのどれで集めても構いませんが、提出日が残る形にしておくと後で確認できます。

厚生労働省の留意事項は、シフト作成のルールとして「事前に労働者の意見を聴取すること」「確定したシフトを通知する期限や方法」を、あらかじめ労使で話し合って決めておくことを例に挙げています。期間が始まる前と始まった後のそれぞれについて、変更を申し出る期限や手続を決めておくことも挙げられています。提出表の下に締め切り・通知日・変更のルールを書いておけば、この運用がそのまま記録として残ります。

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  05希望シフト提出表（アルバイト用）

  アルバイト・パートが1か月の出勤できる日と時間帯を出す提出用紙。入れる時間の合計を自動計算し、扶養や学業の上限も書けます。

  • 希望シフト
  • アルバイト
  • 提出用

  Excel19KBPDF107KB

シフトを組むときの法定ルール

シフト制でも、労働時間・休憩・休日のルールは通常の働き方と同じです。厚生労働省の留意事項も、シフト制労働者について1日8時間・1週40時間の法定労働時間を守る必要があると明記しています。

法定労働時間を超えたり法定休日に働かせたりするには、36協定の締結と届出が必要です。割増賃金の計算方法は残業代の計算方法（算定基礎・割増率・端数処理）で詳しく解説しています。

「1週間」は日曜〜土曜が原則

週40時間の「1週間」は、就業規則などに別の定めがない限り、日曜日から土曜日までの暦週をいいます（昭和63年1月1日基発第1号）。月曜始まりのシフト表で週40時間を数えていると、法律上の週とずれることがあります。02・03のテンプレートを日曜始まりにしているのはこのためです。同じ通達で、日付をまたぐ勤務は始業時刻の属する日の労働として扱うとされています。

休憩は「6時間超」「8時間超」で線が変わる

ちょうど6時間の勤務なら休憩がなくても法律上は問題ありませんが、6時間を1分でも超えると45分以上が必要です。8時間を超える日（残業が見込まれる日を含む）は1時間以上です。02の週間シフト表は「休憩/日」の欄の時間を出勤日ごとに差し引いて、週の労働時間を計算します。

休日は暦日で与える。夜勤明けは休日ではない

休日は原則として午前0時から午後12時までの暦日で与える必要があり、前日の勤務が0時を過ぎて続いた日は休日を与えたことになりません（栃木労働局「休日（第35条）」）。夜勤明けの日を休日に数えて「週1日休ませている」と考えるのは誤りです。4週4日の休日にする場合は、4週間の起算日を就業規則などで明らかにしておく必要があります（労働基準法施行規則12条の2第2項）。

1日8時間を超える夜勤は変形労働時間制が前提

介護施設の2交替のように、1回の夜勤が8時間を超えるシフトは、1か月単位の変形労働時間制（労働基準法32条の2）などを労使協定か就業規則で定めてはじめて組めます。1か月単位の場合、期間中の労働時間の合計は「40時間×暦日数÷7」の範囲内にします（31日の月は177.1時間、30日の月は171.4時間）。また、各日の労働時間は期間が始まる前に具体的に定める必要があり、業務の都合で任意に変更する運用は変形労働時間制と認められないとされています（昭和63年1月1日基発第1号）。協定書・就業規則の記載例や、時間外になる時間の判定方法は1ヶ月単位の変形労働時間制のシフト表と協定書の作り方で詳しくまとめています。

シフト制と労働条件通知書（厚生労働省の留意事項）

厚生労働省は、シフト表で初めて労働日や労働時間が決まる働き方について「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」をまとめています。2026年6月には、年次有給休暇の付与日数や取得時の賃金の計算方法を追記する改正が行われました。主なポイントは次のとおりです。

• 労働条件通知書に「シフトによる」とだけ書くのは不十分。契約時に確定している日の始業・終業時刻を書くか、原則的な時刻を書いたうえで一定期間分のシフト表をあわせて渡す
• 休日は、具体的な曜日が決まっていなくても、設定の基本的な考え方（最低でも週1日または4週4日）を明示する
• シフト作成のルールとして、事前に本人の意見を聴くことや、確定したシフトを通知する期限・方法を話し合って決めておく
• 確定後の変更は労働条件の変更にあたるため、使用者と労働者の双方が合意して行う
• 「1か月○日程度」「週○時間程度」など、目安の日数・時間数を合意しておくことが望ましい
• 使用者の都合でシフトを減らして休ませた場合は、休業手当（平均賃金の6割以上、労働基準法26条）が必要になる

05の希望シフト提出表は「事前に意見を聴く」ための用紙として使えます。労働条件通知書の書き方は労働条件通知書の明示事項と記載例もあわせて確認してください。

ケース別の注意点

飲食店・小売（アルバイト・高校生が多い職場）

高校生など18歳未満は、原則として22時以降のシフトに入れられません。03のテンプレートは「区分」の欄に高校生と書き、遅番を22時までにした記入例にしています。閉店作業で22時を過ぎるシフトは18歳以上の人に割り当て、22時以降の時間には深夜割増を払います。常時10人未満の飲食店は週44時間の特例の対象になり得ますが、1日8時間の上限は変わりません。

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  03飲食店（早番・中番・遅番・閉店）2週間

  2週間分を記号で組む飲食店向け。1人ごとの出勤日数と、週ごとの労働時間を記号の時間から自動計算。高校生の22時以降に注意書きつき。

  • 飲食店
  • 2週間
  • アルバイト

  Excel16KBPDF115KB

介護・医療（夜勤・明け）

夜勤のある勤務表では、日ごとの配置人数と、1人ごとの月の労働時間の両方を確認します。04のテンプレートは日中・夜勤の人数を自動で数え、配置の目安（記入例は日中3名・夜勤1名）を下回る日に「要確認」と表示します。記入例は8日周期（日勤・早番・夜勤・明け・公休・遅番・公休・公休）を1日ずつずらして組んでおり、各人の月の労働時間は177.1時間の枠に収まっています。

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  04介護・医療（日勤・夜勤・明け）

  夜勤・明け・公休を含む介護施設や病棟の勤務表。日中と夜勤の人数を日ごとに数え、配置人数を下回る日に「要確認」と表示します。

  • 介護
  • 夜勤
  • 配置人数

  Excel23KBPDF127KB

アルバイトの希望シフト（扶養・学業の上限）

希望を集めるときは、出勤できる日だけでなく「月の上限時間」も書いてもらうと、組んだ後の差し戻しが減ります。扶養の範囲や社会保険の加入基準を気にして働く人も多いため、上限を超えるシフトを組まないようにします。いわゆる年収の壁の最新の動きは106万円の壁・130万円の壁と適用拡大の早見表で整理しています。

クリニック・小売（交代で休憩を取る職場）

クリニックの「午前診9:00〜12:30、午後診15:00〜19:00」のように昼の休みが長い勤務は、休憩が2時間30分になります。法律の休憩時間は最低限の基準なので長くても違反ではありませんが、拘束時間が長くなるため、シフト表には実働の時間を書いて、週の合計を確認します。常時10人未満の診療所や小売店は、週44時間の特例の対象になり得ます（労働基準法施行規則25条の2）。

休憩は本来、全員に一斉に与えるのが原則です（労働基準法34条2項）。ただし、商業・保健衛生業・接客娯楽業などはこの一斉付与の原則が適用されないため（労働基準法施行規則31条）、受付や売り場を空けないよう交代で休憩を取るシフトを組めます。一般のオフィスなど、それ以外の業種で交代制の休憩にするには、労使協定が必要です。

オフィス（出社・在宅のハイブリッド勤務）

在宅勤務の予定表は、労働時間を管理する表ではなく「どこで働くか」を共有する表です。06のテンプレートは出社日数と在宅日数を1人ごとに数えます。在宅の日も始業・終業の時刻は把握する必要があるため、実績は出勤簿やPCの記録で残します（厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」）。

Excel版の仕組みと、自分で足すときのコツ

Excel版は、日ごとの人数を COUNTIF、労働時間を MOD(終了-開始,1)-休憩 で計算しています。MODを使うと、22時から翌6時のように日付をまたぐ勤務でもマイナスになりません。合計時間の表示形式は「[h]:mm」にしてあるので、24時間を超えても正しく表示されます。

01と04は「行＝日付、列＝従業員」の形なので、日ごとの人数は自動で出ますが、1人ごとの月の出勤日数は集計していません。01の場合、1日〜31日は9〜39行目、Aさんの列はC列です。必要なら41行目など空いているセルに =COUNTIF(C9:C39,"早")+COUNTIF(C9:C39,"中")+COUNTIF(C9:C39,"遅") のように、その人の列の範囲を指定して足してください。01の記号はどれも実働8時間なので、この日数に8を掛ければ月の労働時間になります。記号を増やしたときは、人数の数式にもその記号を足します。関数の基本はExcel関数・ショートカット完全ガイドが参考になります。

月を変えたら曜日を自動で表示する

01・04・05は曜日を文字で入れているため、別の月に使うときは書き換えが必要です。毎月使い回すなら、曜日の欄を数式にすると手間がなくなります。01なら、B9に =TEXT(DATE(2026,11,A9),"aaa") と入れて39行目までコピーすると、2026年11月の曜日（日・月・火…）が表示されます。年と月の数字を変えれば、どの月にも使えます。

30日までの月は、31日の行が翌月1日の曜日になってしまうので、その行の日付と曜日は消しておきます。2月も同じく、29日・30日・31日の行を確認してください。

勤務記号をプルダウンで選べるようにする（入力規則）

記号を手入力にすると、「早」と「早番」、全角と半角のように表記がぶれて、COUNTIFの人数が合わなくなります。記号を入れる範囲（01ならC9:R39）を選び、「データ」タブの「データの入力規則」で「リスト」を選んで、元の値に 早,中,遅,休,有 と入れると、各セルで記号を選べるようになります。記号を追加したときは、ここと凡例、人数の数式の3か所をそろえて直します。

条件付き書式で土日・人数不足・週40時間超に色を付ける

色付けは「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」に数式を入れます。よく使うのは次の3つです。

土曜にも色を付けるときは、1つ目の数式の「日」を「土」に変えたルールを足します。人数の基準（例の4人）は、自分の店舗の必要人数に合わせて変えてください。02の労働時間は時刻（1日＝1）で計算しているため、40時間は「40/24」と書きます。

印刷はA4・1枚に収める

配布しているExcel版は、01・04・05がA4縦、02・03・06がA4横で、どれも1ページに収まるよう設定してあります。従業員の列や行を増やしてはみ出したときは、「ページレイアウト」タブの「拡大縮小印刷」で横1ページ・縦1ページに合わせます。2ページ以上になる場合は、「印刷タイトル」で日付・氏名の見出し行を指定しておくと、2枚目にも見出しが入ります。

掲示用はモノクロで印刷されることが多いので、土日や人数不足は色だけでなく記号や太字でも区別しておくと見落としません。グループチャットで知らせるときは、Excelのまま送るより、PDF版や「PDFとして保存」したファイルを送るほうが、スマホでもレイアウトが崩れずに読めます。

よくある間違いと直し方

シフト表は「予定」です。実際に何時まで働いたかは出勤簿やタイムカードに1分単位で残し、残業代もその実績で計算します。実績の記録には出勤簿のテンプレートが使えます。給与計算のあとは、労働日数・労働時間数・時間外や深夜の労働時間数を賃金台帳に記入します（労働基準法108条・同施行規則54条）。

AIでシフト表を下書き・チェックする方法

シフトの組み合わせを考える作業や、法定のルールに反していないかの確認は、生成AIに任せると早く進みます。ただし、従業員の氏名などの個人情報はそのまま入れず、A・Bのような仮名に置き換えてから使ってください。

次の条件で、【2026年11月】の月間シフト案を表で作ってください。
・従業員：A〜F（Aは週5日、B〜Dは週4日、E・Fは週3日まで）
・記号：早＝8:00〜17:00、遅＝13:00〜22:00（いずれも休憩1時間）、休＝公休
・毎日、早番2名・遅番2名を配置
・日曜〜土曜の各週で、1人の労働時間は40時間以内、休日は1日以上
・Eは18歳未満のため22時以降に入れない
条件を満たせない日があれば、その日と理由を最後に書いてください。

次のシフト表（CSV）を、労働基準法の観点でチェックしてください。
確認すること：①1日8時間・週40時間（週は日曜始まり）を超える人と日
②6時間超で45分、8時間超で1時間の休憩が足りない日
③日曜〜土曜の週に休日が1日もない人（夜勤明けは休日に数えない）
④18歳未満（区分が「高校生」）で22時以降にかかる勤務
結果は「人・日付・問題・直し方」の表で出してください。
【ここにシフト表を貼り付け】

うまくいかない例として多いのは、「週」の区切りや休憩の条件を書かずに頼んで、月曜始まりで集計されたり、休憩を引かずに時間を数えられたりするケースです。条件を箇条書きで明示し、最後は必ず人の目で確認してください。士業AIでは、就業規則や労働条件通知書の文面チェックなど、労務の実務に沿った確認も相談できます。シフト表の数式づくりや、従業員への連絡文の下書きなど、総務・経理担当の日常業務には経理・総務スタッフ向けの士業AIも使えます。

まとめ

• シフト表テンプレートは6種類（Excel・PDF）。月間・週間・2週間を確認したいことで選び、Excel版は人数・日数・労働時間を自動で計算します
• 1日8時間・週40時間（週は日曜〜土曜が原則）、6時間超45分・8時間超1時間の休憩、週1日以上の休日の枠で組みます
• 夜勤明けは休日に数えず、8時間を超える夜勤は変形労働時間制を定めてから組みます
• シフト制は「シフトによる」だけの労働条件通知書にせず、通知の期限と変更のルールを決めておきます
• 希望は提出期限と通知日を固定して集め、Excelは入力規則と条件付き書式で記号のぶれや人数不足を防ぎます

本記事は2026年10月時点の法令・公的資料にもとづいています。変形労働時間制の導入や36協定、休業手当の判断など個別の事情については、社会保険労務士などの専門家や労働基準監督署にご確認ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」
• e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」
• 厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」
• 厚生労働省「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」（令和8年6月19日改正、PDF）
• 厚生労働省 法令等データベース「改正労働基準法の施行について」（昭和63年1月1日基発第1号）
• 栃木労働局「休日（第35条）」
• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」