送付状テンプレート無料10種｜Excel・Word・PDF／FAX・請求書用も

送付状（添え状・カバーレター）のテンプレートを10種類、Excel・Word・PDFの3形式で無料配布しています。会員登録は不要です。標準的な書類送付状のほか、請求書・見積書・契約書に添える送付状、FAX送付状、宅配便の荷物に同梱する商品送付状、士業事務所から顧問先へ送る送付状、社内便の送付票、英語併記のCOVER LETTERまでそろえました。

書き方の結論は3つです。まず、送付状は「日付・宛名・差出人・件名・前文と本文・記書き（同封書類の一覧）・以上」の順に並べれば形になります。次に、宛名は会社や部署あてなら「御中」、担当者あてなら「様」とし、両方を重ねません。最後に、請求書や契約書は法律上の「信書」にあたるため、宅配便やゆうメールでは送れません。郵便（定形・定形外郵便、レターパックなど）か信書便を使います。

この記事で分かること

• 用途別に選べる送付状テンプレート10種類（Excel・Word・PDF）
• 送付状の記載事項と、欄ごとの書き方（御中と様の使い分け、頭語と結語、記書き）
• 請求書・契約書・FAX・宅配便同梱など、ケース別の注意点と信書のルール
• メールで書類を送るときの本文テンプレート
• そのままコピーできる送付状の例文10種（標準・請求書・見積書・契約書・FAX・社内便・顧問先・再送・宛名不明・税務署あて）
• 送付状・添え状・送り状・カバーレターの呼び名の違い（「送り状」だけは宅配便の伝票を指すことがある）
• 請求書に添える送付状の同封物・文例と、インボイスの記載事項との関係
• Word・Excel・PDFの使い分けと、シンプルな1枚に収めるコツ
• AIで送付状を下書き・チェックするときのプロンプト例（宛先と同封物を貼るだけの型）

送付状テンプレート無料ダウンロード（10種類）

取引先に書類を郵送するだけなら01、請求書・見積書・契約書に添えるなら02・04・05、FAXなら03を選ぶのが目安です。本文（拝啓〜敬具）は空欄版にもそのまま印字されるので、件名・期限・同封書類の欄を埋めるだけで送れます。

そのほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

Word・Excel・PDFの選び方とシンプルに収めるコツ

01〜10のどのテンプレートも、Word（.docx）・Excel（.xlsx）・PDFの3形式を同じ内容で用意しています。印字される文面は3形式とも同じなので、「自分が何を書き換えたいか」で選べば迷いません。いずれもA4縦1枚、会員登録もメールアドレスの入力も不要でダウンロードできます。

Wordを選ぶとき

相手や場面ごとに文面を変える送付状はWordが向いています。頭語・結語の差し替え、時候のあいさつの入れ替え、「ご査収のほど」から「ご高覧のほど」への変更のように、文章そのものを触る作業がいちばん速いためです。社判（角印）の画像を入れる場合も、Wordなら「挿入＞画像」で位置を微調整できます。編集後は、本文が2枚目に送られていないかを印刷プレビューで確認してください。送付状は1枚に収めるのが原則です。

Excelを選ぶとき

毎月同じ取引先へ請求書を送る、顧問先20社へ同じ案内を送るといった繰り返しの作業はExcelが向いています。配布しているExcel版には「設定」タブがあり、自社の会社名・住所・電話番号・担当者名を1か所に入力すれば送付状側に反映されます。色は「ページレイアウト＞配色」、フォントは「ページレイアウト＞フォント」からまとめて変更できるので、自社の様式として固定できます。同封書類の部数を合計したいときは、部数欄にSUM関数を入れておくと封入前の突き合わせが楽になります。

PDFを選ぶとき

その場で印刷して手書きで埋めたいとき、または「この様式で出してください」と社内に配って統一したいときはPDFが確実です。Word・Excelと違って開く環境でレイアウトが変わらないため、複数拠点で同じ見た目の送付状を使えます。FAX送付状（03）は手書きで埋める場面が多いので、PDFを数十枚印刷して置いておく運用が実務では定着しやすいです。

シンプルな送付状にしたいとき

「もっとシンプルにしたい」という場合、削ってよい欄と、削ると相手が困る欄があります。削ってよいのは、時候のあいさつ・備考欄・ロゴ・罫線の装飾です。一方、日付・宛名・差出人（連絡先）・同封書類と部数の4つは、抜けると相手が問い合わせをする理由そのものになるため残します。色を使わず白黒で印刷したい場合は、標準の01がもともと白黒印刷を前提にした配色です。頭語・結語も省いた最小構成にしたいときは、社内便向けの09（メモ風の送付票）を社外用に書き換えるほうが早く、その場合でも「何を・何部・いつまでに」の3点だけは必ず残してください。

取引の前後で使う見積書・納品書・請求書・領収書の書式は帳票テンプレート無料まとめ（6書式60種）に、契約書まわりのひな形は契約書テンプレート無料41種のまとめにあります。

送付状・添え状・送り状・カバーレターの違い

同じ一枚の紙を指すのに、探すときの言葉は人によって違います。結論を先に書くと、「送付状」「添え状」「カバーレター」は同じものを指す言い換えで、書き方もテンプレートの中身も変わりません。ただし「送り状」だけは、宅配便の伝票という別の意味を持つため、社内外でのやり取りでは確認が必要です。

「送付状」と「添え状」は同じものを指す

送付状と添え状に、法律上も実務上も明確な線引きはありません。郵便法第4条第3項ただし書が「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」と書いているように、法令でも「添え状」は荷物や書類に添える紙を指す言葉として使われています。

使い分けがあるとすれば、慣習の差です。取引先に書類を郵送するときの紙は「送付状」、履歴書や応募書類に添える紙は「添え状」と呼ぶ人が多い、という程度の違いにとどまります。テンプレートを探すときに「添え状 テンプレート」で検索しても、必要な項目は日付・宛名・差出人・件名・前文・記書き・以上で共通です。呼び名で書式を変える必要はありません。

「送り状」は宅配便の伝票を指すことがある

混同しやすいのが「送り状」です。宅配便の世界では、送り状は運送事業者が発行する伝票そのものを指します。国土交通省が定める標準宅配便運送約款（平成2年運輸省告示第576号、最終改正 令和7年国土交通省告示第193号）第3条は、送り状について次のように定めています。

当店は、荷物の運送を引き受ける時に、次の事項を記載した送り状を荷物一個ごとに発行します。この場合において、第一号から第四号までは荷送人が記載し、第五号から第十四号までは当店が記載するものとします。

荷送人（送る側）が書くのは第1号から第4号までで、内容は「荷送人の氏名又は名称、住所及び電話番号」「荷受人の氏名又は名称並びに配達先及びその電話番号」「荷物の品名」「運送上の特段の注意事項」の4つだけです。宅配便名・運賃・責任限度額・問い合わせ窓口などの第5号から第14号は運送会社側が記載します（国土交通省「標準宅配便運送約款」第3条第1項）。

つまり宅配便の送り状は自分で作成する文書ではなく、運送会社が発行する伝票です。社内で「送り状を用意しておいて」と言われたときは、封筒に入れる挨拶文のことなのか、宅配便の伝票のことなのかを先に確認しておくと、作り直しになりません。

なお同約款第6条第5号は、「信書の運送等運送が法令の規定又は公の秩序若しくは善良の風俗に反するものであるとき」を運送の引受拒絶事由として挙げています。宅配便で請求書や契約書そのものを送れないのは、運送会社側の約款にも根拠がある、ということです。信書のルールは後述します。

どの呼び名で探しても、用意するものは変わらない

「送付状」「添え状」「送り状」「カバーレター」「送付票」のどれで探しても、書類に添える紙として必要なテンプレートは同じです。このページで配布している10種類は、そのまま添え状・カバーレターとしても使えます。

例外は宅配便の伝票（運送状）だけで、これは運送会社の様式を使う必要があり、自作の書式で代用することはできません。荷物に自作の紙を入れたい場合は、封をしない「無封の添え状」にする必要があります（後述の「宅配便・ゆうパックの荷物に同梱するとき」を参照）。

送付状の書き方（記載事項と並べ方）

送付状には法律で決まった様式はありません。ビジネス文書の慣行として、次の項目を上から順に並べるのが一般的です。「必須」は実務上ほぼ必ず書く項目、「任意」は相手や場面に応じて足す項目という意味です。

日付と宛名（御中と様の使い分け）

日付は右上に、発送する日を書きます。宛名は左上に、会社名は正式名称で書きます。宛先が会社や部署なら「株式会社〇〇商事 経理部 御中」、担当者個人なら「株式会社〇〇商事 経理部 鈴木 一郎 様」とし、「御中」と「様」は重ねません。担当者名が分からないときは「ご担当者様」とします。

配布しているテンプレートでは、会社・部署あての01・02・04・06は「御中」を印字し、担当者あての05・07・08は宛名の行に敬称を入れず、担当者欄に「様」まで書き込む形にしています。

部署あてで書くときは「株式会社〇〇商事 経理部 御中」と、会社名と部署名を改行して並べます。部署名と担当者名の両方が分かっているなら、担当者あて（「経理部 鈴木 一郎 様」）のほうが早く届きます。同じ部署の複数名にあてるときは連名で「様」をそれぞれに付け、人数が多いときは「経理部 各位」とします。「各位」はそれ自体が敬称なので「各位様」とはしません。役職名を入れるときは「経理部長 鈴木 一郎 様」の順で、「鈴木 一郎 経理部長 様」とは書きません。返信用封筒の宛名に自社を書くときは「〇〇株式会社 行」とし、受け取った相手が「行」を二重線で消して「御中」に直して返すのが慣行です。

差出人と件名

差出人は右側に、会社名・住所・電話番号・担当者名を書きます。書類の内容に疑問があったとき、相手が誰に連絡すればよいか分かるようにするためです。件名は「書類送付のご案内」が基本で、請求書なら「請求書送付のご案内」のように中身を入れると、受け取った側が仕分けしやすくなります。

前文・本文・結語

本文は「拝啓」で始め、時候のあいさつと日ごろの御礼を続けます。季節を問わず使えるのは「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」です。用件は「さて、下記のとおり書類をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます」のように短く書き、「敬具」で結びます。

頭語と結語は組み合わせが決まっています。一般的な「拝啓―敬具」のほか、改まった相手には「謹啓―謹白（敬白）」、急ぎの連絡には「急啓―草々」を使います。前文を省く「前略―草々」は略式なので、取引先への送付状では避けたほうが無難です。

記書き（同封書類の一覧）と「以上」

本文の下の中央に「記」と書き、同封した書類の名前と部数を箇条書きか表で並べます。一覧の最後には右寄せで「以上」と書き、ここで記載が終わることを示します。テンプレートでは書類名・部数・単位・備考を表にしているので、「1通をご返送ください」「切手貼付済み」のような一言を備考欄に書けます。

送付状に押印は必要か

送付状に押印する法律上の義務はありません。送付状は契約の意思表示をする文書ではなく、何を送ったかを伝える案内文だからです。押印がないことを理由に書類が無効になることもありません。

実務では、差出人欄に社判（角印）を押す事務所・会社と、押さない会社の両方があります。判断の目安は次のとおりです。押すなら、差出人の会社名の末尾にかかるように押すのが一般的です。

• 押さなくてよい：日常の資料送付、社内便、FAX送付状、メール添付での送付
• 押すことが多い：初めての取引先への送付、士業事務所から顧問先への正式な案内、官公庁・金融機関あての提出書類に添える送付状（提出先の様式指定がある場合はそれに従う）

なお、押印が必要かどうかは同封する書類の側で決まります。契約書に記名押印が要るのに送付状だけ押しても意味がなく、逆に送付状が無印でも契約書が整っていれば問題ありません。送付状の役割は「何を・何部・いつまでに」を伝えることだと割り切って構いません。

送付状の例文10種（そのままコピーして使えます）

日付・宛名・差出人は前節のとおりどの例文も共通なので、ここでは件名から「以上」までを載せます。【　】の部分だけ書き換えれば、そのまま使えます。1つ目だけは日付・宛名・差出人を含めた全文にしました。

1. 書類を郵送する（標準）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2026年〇月〇日
株式会社〇〇商事
総務部　御中

　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社△△デザイン
　　　　　　　　　　　　　　　　　東京都〇〇区〇〇1-2-3
　　　　　　　　　　　　　　　　　TEL：03-0000-0000
　　　　　　　　　　　　　　　　　担当：山田 花子

　　　　　　　　書類送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記のとおり書類をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 【会社案内】　　1部
2. 【サービス資料】　1部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

2. 請求書に添える

　　　　　　　　請求書送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、【2026年〇月分】のご請求書をお送りいたします。
ご査収のうえ、お支払期限までにお手続きくださいますよう
お願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 請求書（No.【INV-2026-0000】）　1通
2. 作業報告書（【2026年〇月分】）　1部

　ご請求金額：【000,000】円（消費税込）
　お支払期限：【2026年〇月〇日（〇）】

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

3. 見積書に添える

　　　　　　　　お見積書送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは【〇〇〇〇】についてお問い合わせいただき、
誠にありがとうございます。

さて、ご依頼いただきましたお見積書をお送りいたします。
ご検討のうえ、ご不明な点がございましたら
お気軽にお申し付けください。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 御見積書（No.【EST-2026-0000】）　1通
2. 【仕様書】　1部

　見積有効期限：【2026年〇月〇日（〇）】

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

4. 契約書を送り、返送してもらう

　　　　　　　　契約書ご送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは【業務委託契約】をご承諾いただき、
誠にありがとうございます。

さて、契約書2通をお送りいたします。
ご確認のうえ、2通ともご記名押印いただき、
1通を同封の返信用封筒にてご返送くださいますよう
お願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 【業務委託契約書】　2通（うち1通ご返送）
2. 返信用封筒　1枚（切手貼付済み）

　ご返送期限：【2026年〇月〇日（〇）】必着
　ご返送先　：上記差出人あて

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

5. FAX送付状（送信票）

　　　　　　　　FAX送信のご案内

送信日　：【2026年〇月〇日】
送信枚数：本紙を含め【4】枚

宛先：【株式会社〇〇商事　経理部　鈴木 一郎】様
　　　FAX：【03-0000-0000】
発信元：【株式会社△△デザイン　山田 花子】
　　　　TEL：【03-0000-0000】／FAX：【03-0000-0001】

いつもお世話になっております。
【〇月分の請求書】をお送りいたします。
ご確認くださいますようお願い申し上げます。

【ご確認のみ／ご返信をお願いします／原本を郵送します】

※本状は【株式会社△△デザイン】あてのものです。
　万一、受信に不備がございましたら、お手数ですが
　上記までご連絡のうえ、本紙を破棄くださいますよう
　お願い申し上げます。

6. 社内便で回す

【社内便】書類送付票

　　　　　　　　　　　　　　　【2026年〇月〇日】
宛先：【経理部　佐藤】さん
差出：【営業部　山田】（内線【1234】）

下記の書類をお送りします。

　1. 【〇月分 交通費精算書】　【3】枚
　2. 【領収書（原本）】　　　【8】枚

ご対応：【□確認のみ　□押印のうえ返却　□回覧　□保管】
ご返却期限：【2026年〇月〇日（〇）】
連絡事項：【〇〇について、別途メールでも共有しています】

社内便は頭語・結語も時候のあいさつも不要です。必要なのは「誰から誰へ・何を何枚・何をしてほしいか・いつまでか」の4点だけで、これを外すと結局は内線電話での確認が発生します。稟議書・経費精算書など社内で回す書類そのものの様式は社内文書テンプレート無料まとめ（6書式46種）にあります。

7. 士業事務所から顧問先へ

　　　　　　　　【〇月分】書類ご送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記のとおり書類をお送りいたします。
「ご対応」欄をご確認のうえ、お手続きをお願いいたします。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 【〇年〇月期 決算書】　1部　→ 保管をお願いします
2. 【法人税・地方税の納付書】　各1枚
　　　　→ 【2026年〇月〇日（〇）】までに納付をお願いします
3. 【税務代理権限証書】　1通
　　　　→ ご記名押印のうえ、1通をご返送ください

　ご不明な点は担当【〇〇】までご連絡ください。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

8. 書類を再送・差し替える（お詫びを添える）

　　　　　　　　【再送】〇〇書類送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、【2026年〇月〇日】にお送りいたしました【請求書】に
【金額の誤り】がございました。謹んでお詫び申し上げます。
訂正したものを下記のとおりお送りいたしますので、
先にお送りした書類はご破棄くださいますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 【請求書（訂正版・No.〇〇）】　1通
　　　訂正箇所：【ご請求金額　誤 000,000円 → 正 000,000円】

　お手数をおかけし、誠に申し訳ございません。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

再送のときに迷いやすいのが、旧い書類をどう扱ってもらうかです。「破棄してください」「ご返送ください」「差し替えてください」のどれかを必ず書いてください。書かないと、相手の手元に金額の違う請求書が2通残ります。件名の頭に「【再送】」「【差し替え】」と付けておくと、開封時点で気づいてもらえます。

9. 担当者名が分からないとき

株式会社〇〇商事
総務部　ご担当者様

（※部署名まで分かるとき。部署も分からなければ「株式会社〇〇商事　御中」）

　　　　　　　　書類送付のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
突然のご連絡失礼いたします。

さて、【〇〇〇〇】についてご案内したく、
下記の資料をお送りいたします。
お手数ですが、ご担当の部署へお回しいただけますと幸いです。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

「ご担当者様」は部署名まで分かっているときに使う書き方です。部署も分からないときは会社名に「御中」だけを付け、本文で「ご担当の部署へお回しください」と一言添えます。「ご担当者様」と「御中」を重ねて「総務部 御中 ご担当者様」とするのは誤りです。

10. 税務署へ申告書・届出書を郵送する

　　　　　　　　【〇〇税〇〇申告書】送付のご案内

〇〇税務署　御中

　　　　　　　　　　　　　　　　　【2026年〇月〇日】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【住所】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【氏名又は名称】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【整理番号／法人番号】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【電話番号】

　下記の書類を送付いたしますので、ご査収くださいますよう
　お願い申し上げます。

　　　　　　　　　　記

1. 【〇〇税〇〇申告書】　1部
2. 【添付書類（〇〇明細書ほか）】　1部
3. 返信用封筒（切手貼付済み）　1枚
　　　　→ 控えへの受付処理をご希望の場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

税務署あての郵送では、送付状の文面より先に送り方を間違えないことが大切です。国税庁は「税務上の申告書や申請書・届出書は『信書』に当たることから、税務署に送付する場合には、『郵便物』（第一種郵便物）又は『信書便物』として送付する必要があります」と明示し、郵便物・信書便物以外の荷物扱いでは送付できないとしています（国税庁「申告書の税務署への送付について」）。厚みのある申告書一式を宅配便やゆうパックでまとめて送ることはできません。

もう一つ、期限のある書類で効いてくるのが提出日の考え方です。国税庁は同じページで、郵便又は信書便を利用して送付した場合は「その郵便物又は信書便物の通信日付印により表示された日を提出日とみなす」一方、それ以外の場合は税務署に到達した日が提出日になると説明しています。消印（通信日付印）が期限内なら期限内提出として扱われるのは、郵便・信書便で送ったときだけ、ということです。送付状に書いた日付ではなく投函日と消印が基準になるため、送付状の日付は必ず投函日に合わせてください。

税理士事務所から顧問先へ申告書や届出書の控えを送る場合は、07のテンプレートを使い、記書きで「ご確認のうえ保管をお願いするもの」と「ご記名押印のうえご返送いただくもの」を分けて書いておくと、問い合わせが目に見えて減ります。顧問先ごとに書き分ける手間が大きい事務所では、税理士向けの税務AIで送付状と案内文の下書きをまとめて作る方法もあります。

ケース別の注意点

請求書を送るとき（信書の扱い）

請求書は、郵便法でいう「信書」にあたります。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」で、総務省の信書のガイドラインは、請求書の類として納品書・領収書・見積書・契約書・注文書なども挙げています。送付状そのものも、特定の相手に用件を伝える文書なので信書です。

日本郵便の信書の送付についてによると、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書を送れません。請求書だけを送るなら、定形・定形外郵便やレターパックなどの郵便か、信書便を使います。封筒の表には「請求書在中」と書いておくと、相手の社内で経理部門に回りやすくなります。

請求書をPDFにしてメールで送る場合は信書にあたりません（総務省のガイドラインは、電磁的記録を送っても信書の送達にはあたらないとしています）。ただし、メールでやり取りした請求書は電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、紙に印刷せずデータのまま保存する必要があります。詳しくは電子帳簿保存法の経理の対応チェックリストで解説しています。請求書そのものの様式は請求書テンプレート無料10種（インボイス・源泉徴収対応）にあります。

送付状は電子帳簿保存法の保存対象になるのか

請求書を電子化した事務所からよく出るのが、「請求書はデータで残すとして、送付状も残さないといけないのか」という質問です。国税庁の一問一答を読むと、線引きは次のように整理できます。

まず、スキャナ保存の対象は「国税関係書類」のうち棚卸表・貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類を除いたものです。同じ一問一答は、売上伝票などの伝票類について「保存すべき書類には当たらないことから国税関係書類に該当しないので、スキャナ保存の適用はありません」と明示しています（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月）問2）。つまり、保存義務の入口は「所得税法・法人税法が保存を求める書類かどうか」であり、書類の呼び名では決まりません。

次に、電子取引側では「取引情報」を「注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」と定義しています（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）問2）。そして保存の対象については、「電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報（領収書等）が授受された場合は当該添付ファイルを」保存すると説明されています（同 問4）。

ここから、実務では次のように運用すると保存対象を増やさずに済みます（本記事の整理です。個別の判断は顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください）。

• 紙の送付状：同封物と部数を案内するだけの内容であれば、送付状自体を単独で保存対象として管理する必要は通常ありません。請求書の控えと一体で綴じているなら、そのまま一緒に残しておけば足ります。
• メール本文を送付状代わりにする場合：本文に請求金額・支払期限・請求書番号といった取引情報を書き込むと、そのメール本文自体が保存対象になります（問4）。
• 保存対象を軽くしたいなら：金額・期限・番号は添付するPDFの側に集約し、メール本文は「添付のとおりお送りします」という案内に徹する。そうすると保存対象は添付ファイルだけで済み、メールソフトからの検索・保存の手間が減ります。

後述のメール本文テンプレートは、相手に伝わりやすいよう本文に支払期限まで書いた形にしています。読みやすさを取るか、保存対象を絞るかはトレードオフなので、電子取引データの保存ルールを決めるときに合わせて方針を決めておくと、期末に「どのメールを残すのか」で迷わなくなります。

宅配便・ゆうパックの荷物に同梱するとき

商品やサンプルを宅配便で送るとき、送付状を荷物に入れてよいかは迷いやすい点です。郵便法第4条第3項ただし書は、運送事業者が信書を運ぶことを禁じつつ、「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」は例外として認めています（e-Gov法令検索「郵便法」）。つまり、荷物の内容を案内する送付状は、封をしなければ同梱できます。

総務省の「信書に該当する文書に関する指針」Q&A集では、「無封」を次のように説明しています。

• 封筒などに入れていない
• 封筒に入れていても、口を閉じていない
• 口を閉じていても、透明な封筒で中身が容易に見える
• 口を閉じていても、「開閉自由」「添え状・送り状につき開封可」などと表示している

添え状として認められるのは、荷物の送付と密接に関連し、荷物に「従として」添えるものです。荷物と関係のない請求書や別件の契約書を宅配便に入れるのは認められません。違反すると、運んだ事業者だけでなく送達を委託した差出人も、郵便法第76条により3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金の対象になります（同法第4条第4項・第76条）。06のテンプレートには「本状は、荷物に添える無封の送付状（添え状）として同梱しています」という注記を入れています。

契約書を送り、返送してもらうとき

契約書を2通送り、相手に記名押印してもらって1通を返送してもらう場合は、返送期限・返送方法・確認してほしい点を送付状に書いておくと、差し戻しが減ります。返信用封筒には切手を貼るか、返送先の住所と「〇〇行」を書いておきます（受け取った相手が「行」を「御中」に直して返すのが慣行です）。

• 

  05契約書の送付状（返送のお願い）

  契約書2通を送り、記名押印のうえ1通を返送してもらうときの送付状。返送前のチェック欄つき。

  • 契約書
  • 返送依頼
  • 明朝体

  Excel16KBWord11KBPDF75KB

契約書の内容によっては、印紙税の課税文書にあたり収入印紙が必要になります。どちらが印紙を負担するかは当事者間の取り決めによるため、テンプレートでは「収入印紙が必要な契約書の場合、貴社保管分に印紙を貼り消印している」という中立的なチェック項目にしています。実際の要否は、契約書の内容と国税庁の資料で確認してください。送る契約書そのもののひな形は契約書テンプレート無料41種のまとめから探せます。

FAXで送るとき

FAX送付状は、1枚目に宛先と発信元のFAX番号・電話番号、送信枚数を書くのが基本です。「本紙を含め4枚」のように送付状を含むかどうかを明記しておくと、相手が抜けに気づけます。頭語・結語は省き、通信欄に要件を短く書く形が一般的です。

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  03FAX送付状（送信票）

  宛先・発信元のFAX番号と送信枚数、ご用件のチェック欄つき。誤送信時のお願い文入り。

  • FAX
  • 送信票
  • チェック欄

  Excel16KBWord11KBPDF92KB

FAXで気をつけたいのは誤送信です。短縮ダイヤルの登録ミスや番号の打ち間違いで、顧客の個人情報を別の相手に送ってしまうことがあります。個人データの漏えいのうち、個人の権利利益を害するおそれが大きい一定の事態にあたる場合は、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要です（個人情報保護法第26条、個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」）。送信前に番号を読み上げて確認する、個人情報を含む書類はFAX以外の方法にする、といった運用もあわせて決めておきましょう。

社内便で部署間に回すとき

社内便の送付票は、社外あての送付状とは別物と考えたほうが早く作れます。頭語・結語も時候のあいさつも不要で、必要なのは「誰から誰へ・何を何枚・何をしてほしいか・いつまでか」の4点です。09のテンプレートは、この4点だけを残したメモ形式にしています。

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  09社内便の送付票（メモ風）

  部署間で書類を回すときの簡易な送付票。頭語・結語なしで、返却・回覧などの指示をチェックで。

  • 社内便
  • シンプル
  • 回覧

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社内便でとくに効くのが「ご対応」のチェック欄です。「確認のみ」「押印のうえ返却」「回覧」「保管」のどれかに印を付けるだけで、受け取った側が判断に迷わなくなり、内線での確認が減ります。原本を回すときは「原本」と明記し、コピーなら「写し」と書き分けてください。原本と写しの取り違えは、あとから経理・監査の側で追いかけるのが難しくなる典型例です。

複数の部署を順に回す回覧なら、回す順番と各部署での滞留日数の目安を送付票に書いておきます。書かないと最初の部署で数日止まり、期限に間に合わなくなります。なお、社内便は郵便法でいう信書の送達（他人の信書を業として送達する行為）にはあたらないため、社内の便で書類を回すこと自体に郵便法上の制約はありません。

士業事務所から顧問先へ送るとき

税理士・社労士事務所から顧問先へ決算書類や年末調整の書類を送るときは、「保管してほしいもの」「記入・押印して返してほしいもの」「期限までに納付してほしいもの」を送付状で分けて伝えるのが効果的です。書類の束だけを送ると、顧問先は何をすればよいか分からず、確認の電話やメールが増えがちです。

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  07顧問先への書類送付（士業事務所）

  税理士・社労士事務所から顧問先へ。書類ごとの「ご対応」と、確認してほしい事項のチェック欄つき。

  • 士業
  • 顧問先
  • チェック欄

  Excel16KBWord11KBPDF74KB

07のテンプレートは、書類ごとに「ご対応」欄を設け、下に「ご確認いただきたい事項」のチェック欄を置いています。同じ内容を顧問先へメールでも伝える場合は、顧問先メールをAIで時短作成する方法の文面テンプレートも参考になります。

メールで書類を送るときの本文テンプレート

PDFをメールに添付して送るときは、メール本文が送付状の役割を果たします。紙の送付状と同じく、何を何点送ったか、何をしてほしいか、期限はいつかを書きます。頭語・結語は不要です。

件名：【請求書送付】2026年9月分 Webサイト保守業務（株式会社△△デザイン）

株式会社〇〇商事
経理部 鈴木 一郎 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△デザインの山田です。

2026年9月分のご請求書をお送りいたします。
添付ファイルをご確認くださいますようお願い申し上げます。

■添付ファイル
・請求書（No.INV-2026-0930）.pdf
・作業報告書（2026年9月分）.pdf

■お支払期限
2026年10月31日（土）

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社△△デザイン 経理 山田 花子
TEL：03-0000-0000
────────────

件名に「【請求書送付】」のような見出しを付けると、相手の受信箱で埋もれにくくなります。

請求書に添える送付状（請求書送付状）の書き方と送り方

送付状を使う場面でいちばん多いのが請求書です。毎月同じ相手に送るため送付状も使い回しになりやすく、金額・請求番号・支払期限の3つが前月のまま残っていると、相手の経理で必ず差し戻しになります。ここでは請求書に添える送付状に絞って、同封物・文面・送り方の順に整理します。

同封するものと、記書きへの書き方

• 請求書（原本）：請求番号を記書きにも書き、電話で照会されたときに突き合わせられるようにする
• 作業報告書・納品書：請求の根拠になる書類。請求書と対応する期間を明記する
• 振込先の案内：請求書本体に書いてあるなら入れない。二重に書くと口座変更時に食い違う
• 返信用封筒：受領書や検収書を返してもらう場合のみ。不要なら入れない

記書きには「ご請求金額」と「お支払期限」を抜き出して書きます。相手の担当者は封を開けて最初にこの紙を見るため、金額と期限が送付状の面で読めると、請求書を開く前に支払処理の段取りが決まります。逆に、請求内容の交渉や値引きの経緯を送付状に書くのは避けてください。送付状は社内で回覧されるため、経理以外の目に触れます。

インボイスの記載事項は請求書本体で完結させる

適格請求書（インボイス）の記載事項を、請求書と送付状に分けて書いてよいのかという質問があります。国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」は、複数書類の扱いについて次のように述べています。

適格請求書は、一の書類のみで全ての記載事項を満たす必要はなく、書類相互（書類と電磁的記録）の関連が明確であり、適格請求書の交付対象となる取引を正確に認識できる方法で交付されていれば、複数の書類や、書類と電磁的記録の全体により、適格請求書の記載事項を満たすことになります。

制度上は請求書と納品書のように複数の書類へ分けることも可能ですが、これは「相互の関連が明確」であることが前提です（国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」Ⅲ-4「適格請求書の記載事項」）。

そのうえで実務の結論としては、送付状は同封物の案内であって、請求書の一部として保存される前提の書類ではありません。登録番号や税率ごとの区分記載を送付状にだけ書いて請求書本体から落とすと、相手が請求書だけをファイルした時点で記載事項が欠けます。送付状にも登録番号を載せたい場合は、請求書本体に記載事項をすべてそろえたうえで、差出人欄に重ねて書く形にしてください。請求書そのものの様式は請求書テンプレート無料10種（インボイス・源泉徴収対応）にあります。（本記事の整理です。個別の判断は顧問税理士または所轄の税務署にご確認ください。）

個人事業主・フリーランスが法人あてに送るとき

　　　　　　　　請求書送付のご案内

株式会社〇〇商事
経理部　ご担当者様

　　　　　　　　　　　　　　　　　【2026年〇月〇日】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【屋号　〇〇デザイン】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【氏名　〇〇 〇〇】
　　　　　　　　　　　　　　　　　【住所・電話番号・メール】

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より大変お世話になっております。

さて、【2026年〇月分】の業務につきまして、
下記のとおりご請求書をお送りいたします。
ご査収のうえ、お手続きくださいますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　記

1. 請求書（No.【INV-2026-0000】）　1通

　ご請求金額　　：【000,000】円（消費税込）
　源泉徴収税額　：【00,000】円
　お振込金額　　：【000,000】円
　お支払期限　　：【2026年〇月〇日（〇）】

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

屋号があれば「屋号＋氏名」、なければ氏名だけで問題ありません。個人あてに支払う報酬で源泉徴収の対象になるものは、請求書本体に源泉徴収税額と差引支払額を書き、送付状の記書きにも実際に振り込まれる金額を書いておくと、金額の行き違いが起きません。振込手数料をどちらが負担するかで揉めやすい場合は、請求書本体の備考に書き、送付状には書かないでください。送付状は控えとして残らないことがあります。

月次で使い回すときのチェック項目

• 送付状の日付が投函日になっているか（先週作ったまま送らない）
• 件名と本文の請求月が当月になっているか
• 請求番号が前月のままになっていないか
• ご請求金額・お支払期限が請求書本体と一致しているか
• 宛名の担当者が異動・退職していないか（「様」と「御中」を重ねていないか）
• 同封書類の一覧と、実際に封筒へ入れたものが一致しているか

この6点は、封をする直前に声に出して読み合わせるだけで、差し戻しのほとんどを防げます。テンプレートをコピーして作る運用では、日付と請求番号の2つが特に残りやすいので注意してください。

封筒と送り方

請求書は信書にあたるため、宅配便やゆうメールでは送れません（詳しくは前節の「請求書を送るとき（信書の扱い）」を参照）。封筒の表には「請求書在中」と朱書きしておくと、相手の社内で経理部門へ回りやすくなります。長形3号の封筒にA4を三つ折りで入れるのが一般的で、送付状・請求書・添付書類の順に、読む順番どおりに重ねてから折ります。

郵送ではなくメールでPDFを送る場合は、送付状に相当する内容をメール本文に書けば足ります。添付ファイル名を「請求書_2026年〇月分_〇〇（貴社名）.pdf」のように相手が検索できる形にしておくと、問い合わせが減ります。メール本文の型は後述の「メールで書類を送るときの本文テンプレート」にあります。

よくある間違いと直し方

AIで送付状を下書き・チェックする方法

宛先と同封物を貼るだけで送付状ができるプロンプト

いちばん実用的なのは、毎回同じ枠に情報を流し込む形にしてしまうことです。次のプロンプトは、下の「入力」の【　】を埋めて貼るだけで、本文から記書きまで整った送付状が出ます。一度AIとの会話に貼っておけば、2件目からは「入力」だけを貼り替えれば同じ体裁で出せます。

あなたは日本のビジネス文書に詳しい事務担当者です。
以下の「入力」から、A4縦1枚に収まる送付状を作ってください。

【出力ルール】
1. 構成は「日付／宛名／差出人／件名／前文・本文／記書き／以上」の順。
2. 時候のあいさつは季節を問わない表現（時下ますますご清栄〜）を使う。
3. 宛名は、担当者名があれば「様」、部署・会社どまりなら「御中」。両方は付けない。
4. 頭語と結語は必ず対応させる（拝啓→敬具）。
5. 記書きには、入力にある同封物だけを書く。入力にないものを足さない。
6. 期限があれば記書きの末尾に「〇年〇月〇日（曜日）」の形で入れる。
7. 本文は3文以内、1文は60字以内。全体で30行以内に収める。
8. 入力から判断できない項目は、勝手に埋めず【要確認：〇〇】と書く。

【入力】
・発送日：
・宛先（会社名／部署名／担当者名）：
・差出人（会社名／住所／電話／担当者名）：
・件名：
・同封物（書類名と部数を1行ずつ）：
・相手にお願いしたいこと：
・期限：
・補足（あれば）：

記入例として、次のように埋めて貼れば、そのまま印刷できる文面が返ってきます。

【入力】
・発送日：2026年10月1日
・宛先：株式会社〇〇商事／経理部／鈴木 一郎
・差出人：株式会社△△デザイン／東京都〇〇区〇〇1-2-3／03-0000-0000／山田 花子
・件名：請求書送付のご案内
・同封物：
　　請求書（No.INV-2026-0930）　1通
　　作業報告書（2026年9月分）　1部
・相手にお願いしたいこと：ご査収のうえ、期日までにお振込み
・期限：2026年10月31日
・補足：振込手数料は貴社ご負担でお願いしております

このプロンプトの要は8番目のルールです。入力に無い項目を「【要確認：〇〇】」と書かせておくと、AIが住所や金額を推測で埋めてしまう事故を防げます。出てきた文面をそのまま印刷する前に、【要確認】の文字列が残っていないかだけ検索してください。

下書きプロンプト（項目を指定する形）

送付状は型が決まっているため、生成AIに下書きさせやすい文書です。ChatGPTやClaudeなどの汎用AIでも、条件をきちんと渡せば実用的な文面が出ます。コツは、宛先・同封書類・期限・お願いしたいことを箇条書きで渡し、出力形式を指定することです。社名や金額などの機密情報を入力する場合は、社内の利用ルールを確認してください。

次の条件で、取引先に郵送する送付状の本文を作ってください。

・宛先：【会社名】【部署名】【担当者名】様
・差出人：【自社名】【担当者名】
・同封書類：【書類名と部数を箇条書き】
・相手にお願いしたいこと：【例：記名押印のうえ1通を返送】
・期限：【日付（曜日）】

出力形式：
1. 頭語（拝啓）と時候のあいさつ（季節を問わない表現）
2. 用件を2〜3文で
3. 結語（敬具）
4. 「記」以下に同封書類の一覧と期限、最後に「以上」
敬語は丁寧すぎず、1文を60字以内にしてください。

うまくいかない例は、「送付状を作って」とだけ頼むことです。季節限定の時候のあいさつが入ったり、同封書類が架空のものになったりします。書類名・部数・期限は必ず自分で指定し、出てきた一覧が実際の封入物と一致しているかを確認しましょう。

チェック用プロンプト（送る前の最終確認）

次の送付状をチェックしてください。
確認する観点は次の5つです。問題があれば「該当箇所→理由→修正案」の順で表にしてください。

1. 宛名の敬称（御中と様の併用がないか）
2. 頭語と結語の組み合わせ
3. 本文で触れた書類と「記」の一覧が一致しているか
4. 日付・曜日・期限の矛盾
5. 誤字脱字、二重敬語

【ここに送付状の本文を貼り付け】

チェック用のプロンプトは、「日付と曜日が合っているか」まで観点に入れておくと効果的です。AIが曜日を誤ることもあるので、最終確認はカレンダーで行ってください。メールや文書の敬語をAIで直すコツはメールをAIで添削・校正する方法で詳しく解説しています。

士業事務所の場合、顧問先ごとの書類や期限を毎回書き分ける手間が大きくなります。士業AIは税務・会計・労務の実務に合わせて設計しているため、送付状や顧問先への案内文の下書きに加えて、同封する書類の中身の確認にも使えます。経理・総務・バックオフィスの担当者向けの使い方はバックオフィス向け 業務効率化AIのページにまとめています。税理士事務所で申告書チェックや顧問先対応にも使う場合は税理士向けの税務AIもあわせてご覧ください。

まとめ

• 送付状は「日付・宛名・差出人・件名・前文と本文・記書き・以上」の順に並べれば形になる
• 宛名は会社・部署なら「御中」、担当者なら「様」。頭語と結語の組み合わせもそろえる
• 請求書・契約書などは信書。宅配便やゆうメールではなく、郵便か信書便で送る
• 荷物の内容を案内する送付状は、封をしなければ宅配便の荷物に同梱できる
• FAXは送信枚数と誤送信時のお願い、メールは本文を送付状代わりにする
• 社内便は頭語・結語なしでよく、「誰から誰へ・何を何枚・何をしてほしいか・いつまでか」の4点だけ残す
• 送付状への押印に法的な義務はない。押印の要否は同封する書類の側で決まる
• メール本文に金額や支払期限を書くと、そのメール自体が電子取引データの保存対象になる

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。信書にあたるかどうかの判断に迷う書類は、差し出す前に郵便局や総務省の窓口で確認してください。個別の事情については専門家へご相談ください。

参考文献

• 総務省「信書のガイドライン」
• 総務省「『信書に該当する文書に関する指針』Q&A集」（令和7年6月1日更新）
• e-Gov法令検索「郵便法」（第4条・第76条）
• 日本郵便「信書の送付について」
• 日本郵便「レターパック」
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和8年7月・PDF）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月・PDF）
• 個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」