送付状テンプレート無料10種｜Excel・Word・PDF／FAX・請求書用も

送付状（添え状・カバーレター）のテンプレートを10種類、Excel・Word・PDFの3形式で無料配布しています。会員登録は不要です。標準的な書類送付状のほか、請求書・見積書・契約書に添える送付状、FAX送付状、宅配便の荷物に同梱する商品送付状、士業事務所から顧問先へ送る送付状、社内便の送付票、英語併記のCOVER LETTERまでそろえました。

書き方の結論は3つです。まず、送付状は「日付・宛名・差出人・件名・前文と本文・記書き（同封書類の一覧）・以上」の順に並べれば形になります。次に、宛名は会社や部署あてなら「御中」、担当者あてなら「様」とし、両方を重ねません。最後に、請求書や契約書は法律上の「信書」にあたるため、宅配便やゆうメールでは送れません。郵便（定形・定形外郵便、レターパックなど）か信書便を使います。

この記事で分かること

• 用途別に選べる送付状テンプレート10種類（Excel・Word・PDF）
• 送付状の記載事項と、欄ごとの書き方（御中と様の使い分け、頭語と結語、記書き）
• 請求書・契約書・FAX・宅配便同梱など、ケース別の注意点と信書のルール
• メールで書類を送るときの本文テンプレート
• AIで送付状を下書き・チェックするときのプロンプト例

送付状テンプレート無料ダウンロード（10種類）

取引先に書類を郵送するだけなら01、請求書・見積書・契約書に添えるなら02・04・05、FAXなら03を選ぶのが目安です。本文（拝啓〜敬具）は空欄版にもそのまま印字されるので、件名・期限・同封書類の欄を埋めるだけで送れます。

そのほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

送付状の書き方（記載事項と並べ方）

送付状には法律で決まった様式はありません。ビジネス文書の慣行として、次の項目を上から順に並べるのが一般的です。「必須」は実務上ほぼ必ず書く項目、「任意」は相手や場面に応じて足す項目という意味です。

日付と宛名（御中と様の使い分け）

日付は右上に、発送する日を書きます。宛名は左上に、会社名は正式名称で書きます。宛先が会社や部署なら「株式会社〇〇商事 経理部 御中」、担当者個人なら「株式会社〇〇商事 経理部 鈴木 一郎 様」とし、「御中」と「様」は重ねません。担当者名が分からないときは「ご担当者様」とします。

配布しているテンプレートでは、会社・部署あての01・02・04・06は「御中」を印字し、担当者あての05・07・08は宛名の行に敬称を入れず、担当者欄に「様」まで書き込む形にしています。

差出人と件名

差出人は右側に、会社名・住所・電話番号・担当者名を書きます。書類の内容に疑問があったとき、相手が誰に連絡すればよいか分かるようにするためです。件名は「書類送付のご案内」が基本で、請求書なら「請求書送付のご案内」のように中身を入れると、受け取った側が仕分けしやすくなります。

前文・本文・結語

本文は「拝啓」で始め、時候のあいさつと日ごろの御礼を続けます。季節を問わず使えるのは「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」です。用件は「さて、下記のとおり書類をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます」のように短く書き、「敬具」で結びます。

頭語と結語は組み合わせが決まっています。一般的な「拝啓―敬具」のほか、改まった相手には「謹啓―謹白（敬白）」、急ぎの連絡には「急啓―草々」を使います。前文を省く「前略―草々」は略式なので、取引先への送付状では避けたほうが無難です。

記書き（同封書類の一覧）と「以上」

本文の下の中央に「記」と書き、同封した書類の名前と部数を箇条書きか表で並べます。一覧の最後には右寄せで「以上」と書き、ここで記載が終わることを示します。テンプレートでは書類名・部数・単位・備考を表にしているので、「1通をご返送ください」「切手貼付済み」のような一言を備考欄に書けます。

ケース別の注意点

請求書を送るとき（信書の扱い）

請求書は、郵便法でいう「信書」にあたります。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」で、総務省の信書のガイドラインは、請求書の類として納品書・領収書・見積書・契約書・注文書なども挙げています。送付状そのものも、特定の相手に用件を伝える文書なので信書です。

日本郵便の信書の送付についてによると、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書を送れません。請求書だけを送るなら、定形・定形外郵便やレターパックなどの郵便か、信書便を使います。封筒の表には「請求書在中」と書いておくと、相手の社内で経理部門に回りやすくなります。

請求書をPDFにしてメールで送る場合は信書にあたりません（総務省のガイドラインは、電磁的記録を送っても信書の送達にはあたらないとしています）。ただし、メールでやり取りした請求書は電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、紙に印刷せずデータのまま保存する必要があります。詳しくは電子帳簿保存法の経理の対応チェックリストで解説しています。

宅配便・ゆうパックの荷物に同梱するとき

商品やサンプルを宅配便で送るとき、送付状を荷物に入れてよいかは迷いやすい点です。郵便法第4条第3項ただし書は、運送事業者が信書を運ぶことを禁じつつ、「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」は例外として認めています（e-Gov法令検索「郵便法」）。つまり、荷物の内容を案内する送付状は、封をしなければ同梱できます。

総務省の「信書に該当する文書に関する指針」Q&A集では、「無封」を次のように説明しています。

• 封筒などに入れていない
• 封筒に入れていても、口を閉じていない
• 口を閉じていても、透明な封筒で中身が容易に見える
• 口を閉じていても、「開閉自由」「添え状・送り状につき開封可」などと表示している

添え状として認められるのは、荷物の送付と密接に関連し、荷物に「従として」添えるものです。荷物と関係のない請求書や別件の契約書を宅配便に入れるのは認められません。違反すると、運んだ事業者だけでなく送達を委託した差出人も、郵便法第76条により3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金の対象になります（同法第4条第4項・第76条）。06のテンプレートには「本状は、荷物に添える無封の送付状（添え状）として同梱しています」という注記を入れています。

契約書を送り、返送してもらうとき

契約書を2通送り、相手に記名押印してもらって1通を返送してもらう場合は、返送期限・返送方法・確認してほしい点を送付状に書いておくと、差し戻しが減ります。返信用封筒には切手を貼るか、返送先の住所と「〇〇行」を書いておきます（受け取った相手が「行」を「御中」に直して返すのが慣行です）。

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  05契約書の送付状（返送のお願い）

  契約書2通を送り、記名押印のうえ1通を返送してもらうときの送付状。返送前のチェック欄つき。

  • 契約書
  • 返送依頼
  • 明朝体

  Excel14KBWord11KBPDF75KB

契約書の内容によっては、印紙税の課税文書にあたり収入印紙が必要になります。どちらが印紙を負担するかは当事者間の取り決めによるため、テンプレートでは「収入印紙が必要な契約書の場合、貴社保管分に印紙を貼り消印している」という中立的なチェック項目にしています。実際の要否は、契約書の内容と国税庁の資料で確認してください。

FAXで送るとき

FAX送付状は、1枚目に宛先と発信元のFAX番号・電話番号、送信枚数を書くのが基本です。「本紙を含め4枚」のように送付状を含むかどうかを明記しておくと、相手が抜けに気づけます。頭語・結語は省き、通信欄に要件を短く書く形が一般的です。

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  03FAX送付状（送信票）

  宛先・発信元のFAX番号と送信枚数、ご用件のチェック欄つき。誤送信時のお願い文入り。

  • FAX
  • 送信票
  • チェック欄

  Excel14KBWord11KBPDF92KB

FAXで気をつけたいのは誤送信です。短縮ダイヤルの登録ミスや番号の打ち間違いで、顧客の個人情報を別の相手に送ってしまうことがあります。個人データの漏えいのうち、個人の権利利益を害するおそれが大きい一定の事態にあたる場合は、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要です（個人情報保護法第26条、個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」）。送信前に番号を読み上げて確認する、個人情報を含む書類はFAX以外の方法にする、といった運用もあわせて決めておきましょう。

士業事務所から顧問先へ送るとき

税理士・社労士事務所から顧問先へ決算書類や年末調整の書類を送るときは、「保管してほしいもの」「記入・押印して返してほしいもの」「期限までに納付してほしいもの」を送付状で分けて伝えるのが効果的です。書類の束だけを送ると、顧問先は何をすればよいか分からず、確認の電話やメールが増えがちです。

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  07顧問先への書類送付（士業事務所）

  税理士・社労士事務所から顧問先へ。書類ごとの「ご対応」と、確認してほしい事項のチェック欄つき。

  • 士業
  • 顧問先
  • チェック欄

  Excel14KBWord11KBPDF74KB

07のテンプレートは、書類ごとに「ご対応」欄を設け、下に「ご確認いただきたい事項」のチェック欄を置いています。同じ内容を顧問先へメールでも伝える場合は、顧問先メールをAIで時短作成する方法の文面テンプレートも参考になります。

メールで書類を送るときの本文テンプレート

PDFをメールに添付して送るときは、メール本文が送付状の役割を果たします。紙の送付状と同じく、何を何点送ったか、何をしてほしいか、期限はいつかを書きます。頭語・結語は不要です。

件名：【請求書送付】2026年9月分 Webサイト保守業務（株式会社△△デザイン）

株式会社〇〇商事
経理部 鈴木 一郎 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△デザインの山田です。

2026年9月分のご請求書をお送りいたします。
添付ファイルをご確認くださいますようお願い申し上げます。

■添付ファイル
・請求書（No.INV-2026-0930）.pdf
・作業報告書（2026年9月分）.pdf

■お支払期限
2026年10月31日（土）

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

────────────
株式会社△△デザイン 経理 山田 花子
TEL：03-0000-0000
────────────

件名に「【請求書送付】」のような見出しを付けると、相手の受信箱で埋もれにくくなります。

よくある間違いと直し方

AIで送付状を下書き・チェックする方法

送付状は型が決まっているため、生成AIに下書きさせやすい文書です。ChatGPTやClaudeなどの汎用AIでも、条件をきちんと渡せば実用的な文面が出ます。コツは、宛先・同封書類・期限・お願いしたいことを箇条書きで渡し、出力形式を指定することです。社名や金額などの機密情報を入力する場合は、社内の利用ルールを確認してください。

次の条件で、取引先に郵送する送付状の本文を作ってください。

・宛先：【会社名】【部署名】【担当者名】様
・差出人：【自社名】【担当者名】
・同封書類：【書類名と部数を箇条書き】
・相手にお願いしたいこと：【例：記名押印のうえ1通を返送】
・期限：【日付（曜日）】

出力形式：
1. 頭語（拝啓）と時候のあいさつ（季節を問わない表現）
2. 用件を2〜3文で
3. 結語（敬具）
4. 「記」以下に同封書類の一覧と期限、最後に「以上」
敬語は丁寧すぎず、1文を60字以内にしてください。

うまくいかない例は、「送付状を作って」とだけ頼むことです。季節限定の時候のあいさつが入ったり、同封書類が架空のものになったりします。書類名・部数・期限は必ず自分で指定し、出てきた一覧が実際の封入物と一致しているかを確認しましょう。

次の送付状をチェックしてください。
確認する観点は次の5つです。問題があれば「該当箇所→理由→修正案」の順で表にしてください。

1. 宛名の敬称（御中と様の併用がないか）
2. 頭語と結語の組み合わせ
3. 本文で触れた書類と「記」の一覧が一致しているか
4. 日付・曜日・期限の矛盾
5. 誤字脱字、二重敬語

【ここに送付状の本文を貼り付け】

チェック用のプロンプトは、「日付と曜日が合っているか」まで観点に入れておくと効果的です。AIが曜日を誤ることもあるので、最終確認はカレンダーで行ってください。メールや文書の敬語をAIで直すコツはメールをAIで添削・校正する方法で詳しく解説しています。

士業事務所の場合、顧問先ごとの書類や期限を毎回書き分ける手間が大きくなります。士業AIは税務・会計・労務の実務に合わせて設計しているため、送付状や顧問先への案内文の下書きに加えて、同封する書類の中身の確認にも使えます。

まとめ

• 送付状は「日付・宛名・差出人・件名・前文と本文・記書き・以上」の順に並べれば形になる
• 宛名は会社・部署なら「御中」、担当者なら「様」。頭語と結語の組み合わせもそろえる
• 請求書・契約書などは信書。宅配便やゆうメールではなく、郵便か信書便で送る
• 荷物の内容を案内する送付状は、封をしなければ宅配便の荷物に同梱できる
• FAXは送信枚数と誤送信時のお願い、メールは本文を送付状代わりにする

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。信書にあたるかどうかの判断に迷う書類は、差し出す前に郵便局や総務省の窓口で確認してください。個別の事情については専門家へご相談ください。

参考文献

• 総務省「信書のガイドライン」
• 総務省「『信書に該当する文書に関する指針』Q&A集」（令和7年6月1日更新）
• e-Gov法令検索「郵便法」（第4条・第76条）
• 日本郵便「信書の送付について」
• 日本郵便「レターパック」
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
• 個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」