顧問先への資料依頼メール例文8選｜確定申告・決算・月次の資料チェックリスト付き

顧問先への資料依頼メールは、「何を・いつまでに・どうやって送ればよいか」を一目で分かる形にするだけで回収のスピードが変わります。文面を丁寧にするより、依頼する資料を一覧（チェックリスト）にして、期限と送付方法をはっきり書くほうが効きます。

この記事では、税理士事務所の担当者がそのまま使える資料依頼メールを、確定申告・決算・月次・初回契約・再依頼・督促の場面別に8パターン用意しました。各場面に「依頼する資料のチェックリスト」を付けているので、メールに貼ればそのまま依頼一覧になります。

この記事で分かること

• 資料依頼メールに必ず入れる5つの要素と、場面別の依頼時期の目安
• 確定申告・決算・月次・初回契約の資料依頼メール例文と、場面ごとの資料チェックリスト
• 不足資料の再依頼と、期限を過ぎたときの督促メール例文
• 各例文の「うまくいかない例→直し方」と、AIで顧問先別に依頼文を整えるプロンプト

資料依頼メールの基本型｜入れる要素は5つ

資料がそろわない原因の多くは、顧問先が「何を、どこに出せばいいか分からない」ことです。次の5つがそろっていれば、顧問先は迷わず動けます。

1. 件名で用件と期限が分かる：「【ご依頼】令和8年分 確定申告の資料のお願い（2/6締切）」のように、開かなくても内容と期限が分かる形にする
2. 期限は日付と曜日で書く：「月末まで」ではなく「1月30日（土）まで」。期限は申告期限から逆算した事務所の締切を書く
3. 資料の一覧を箇条書きにする：文章の中に資料名を埋め込まない。該当しないものは「なければ不要」と添える
4. 送付方法を1つに決めて書く：郵送・共有フォルダ・アップロード先など。複数ある場合は優先順位を付ける
5. 問い合わせ先と「分からなければこのまま返信」の一言：迷ったときに止まらないようにする

メール全般の書き方や、お詫び・お礼を含む顧問先メールの型は顧問先メールをAIで時短作成する方法でまとめています。この記事は「資料を集める」場面だけに絞って、すぐ貼れる文例と資料一覧を用意しました。

場面別の依頼時期の目安

依頼の時期は申告期限から逆算します。下の表は事務所側の作業期間を2〜4週間見込んだ目安です。

所得税の確定申告の期間は、国税庁のタックスアンサー No.2020 確定申告で「原則として、その年の翌年2月16日から3月15日まで」とされています。令和8年分は、令和9年2月16日（火）から3月15日（月）です。法人税の確定申告書は、国税庁の法人税の申告の手続案内のとおり、原則として事業年度終了の日の翌日から2か月以内で、期限が土日・祝日等に当たるときは翌日が期限になります。

【確定申告】個人顧問先への資料依頼メール例文

個人の顧問先には、年明けに一斉で送るのが基本です。ただし、毎年同じ一覧を全員に送ると「うちは関係ない資料ばかり」と読み飛ばされます。前年の申告で使った資料に印を付けて送るだけで、回収率は上がります。

例文1：年明けの一斉依頼（メール）

件名：【ご依頼】令和8年分 確定申告の資料のお願い（【締切日】締切）

【顧問先名】様

いつもお世話になっております。【事務所名】の【担当者名】です。
令和8年分の確定申告の準備を始めますので、資料のご用意をお願いいたします。

■ご提出の締切：【締切日（曜日）】
■送付方法：【例：共有フォルダ「2026確定申告」へのアップロード／郵送】

■ご用意いただきたい資料（昨年ご提出いただいたものに○を付けています）
○ 源泉徴収票（給与・年金）
○ 売上・経費の資料（帳簿データ、請求書、領収書）
○ 事業用口座の通帳（1月〜12月分）
○ 国民健康保険・国民年金などの支払額が分かるもの
　 生命保険料・地震保険料の控除証明書
　 医療費の領収書または医療費通知（医療費控除を受ける場合）
　 ふるさと納税の受領証または寄附金控除に関する証明書
　 その他、今年新しく始めたこと・やめたこと（下記をご覧ください）

■今年、次のようなことはありましたか（あれば一言ご返信ください）
・住宅の購入、不動産や株式の売却
・事業の開始・廃止、従業員の採用
・ご家族の増減（結婚・出産・ご家族の就職など）

該当するか分からないものは、このメールにご返信いただければ確認いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

【署名】

うまくいかない例→直し方：「確定申告に必要な資料一式をお送りください」とだけ書くと、顧問先は何が一式なのか分からず、届くのは手元にある一部だけです。資料名を1行ずつ並べ、昨年の実績に○を付けると、顧問先が自分ごととして読めます。「今年あったこと」を質問で聞くと、住宅ローン控除や譲渡所得の見落としも防げます。

確定申告の資料チェックリスト

依頼メールに貼る前の元リストです。

医療費控除は、国税庁のタックスアンサー No.1120で、医療費控除の明細書を添付すること、確定申告期限等から5年を経過する日までの間は領収書の提示または提出を求められる場合があることが示されています。「領収書は捨てずに保管してください」と一言添えると、後の問い合わせが減ります。ふるさと納税はタックスアンサー No.1150のとおり、寄附金の受領証に代えて、国税庁長官が指定した特定事業者が発行する「寄附金控除に関する証明書」も使えます。

個人事業主の帳簿づけから申告準備までの流れは個人事業主の確定申告×AI活用術で解説しています。

【決算】法人顧問先への資料依頼メール例文

法人の決算は、決算月ごとに申告期限が違います。12月決算と3月決算が重なる時期は事務所が最も混むため、期末の前に依頼を出し、期末日の残高が分かる資料から先に集めるのが基本です。

決算月別の申告期限と依頼時期

直近の決算期を例に、原則の申告期限（延長の特例を受けていない場合）を並べました。期限が土日・祝日等に当たるときは翌日が期限です。

定款の定めなどで申告期限の延長の特例を受けている法人は、延長後の期限から逆算します。法人の消費税の確定申告書も、国税庁のタックスアンサー No.6610のとおり、原則は課税期間の終了の日から2か月以内です。

例文2：決算資料の依頼（期末前に送る）

件名：【ご依頼】【決算期】決算の資料のお願い（【締切日】締切）

【顧問先名】
【ご担当者名】様

いつもお世話になっております。【事務所名】の【担当者名】です。
【期末日】で事業年度が終わりますので、決算に向けて資料のご用意をお願いいたします。
申告期限は【申告期限】のため、資料は【締切日（曜日）】までにお送りください。

■期末日（【期末日】）時点の残高が分かるもの
・全口座の通帳または残高証明書
・売掛金・買掛金の残高一覧（取引先別）
・在庫の棚卸表（数量と単価）
・借入金の返済予定表
・現金の実際の残高（期末日に数えた金額）

■今期あったことが分かるもの
・10万円以上の備品・車両・ソフトウェアを買った／売った資料
・新しく結んだ契約書（リース・保険・賃貸借など）
・役員報酬を変えた場合は、その議事録

■送付方法：【送付方法】
※期末日をまたぐため、残高の資料は期末日以降にお送りください。
　それ以外の資料は、そろったものから先にお送りいただけると助かります。

ご不明な点はこのメールにご返信ください。

【署名】

うまくいかない例→直し方：期末後にまとめて依頼すると、棚卸の数え忘れや現金残高の記録漏れが起きても取り返せません。棚卸と現金は「期末日に数えてください」と期末前に伝えるのがポイントです。また「残高の資料」と「今期あったこと」を分けておくと、顧問先が先に出せるものから動けます。

決算資料のチェックリスト

• 預金：全口座の期末残高（通帳・残高証明書・ネットバンクの明細データ）
• 売掛金・買掛金・未払金：取引先別の期末残高一覧
• 棚卸資産：期末日の棚卸表（数え方と単価の根拠）
• 固定資産：取得・売却・廃棄の資料（請求書・契約書）
• 借入金：返済予定表と期末残高
• 給与・役員報酬：賃金台帳、役員報酬を変えた場合の議事録
• 契約書：今期に結んだリース・保険・賃貸借の契約書
• 電子取引データ：メールやWebで受け取った請求書・領収書の保存状況

決算に向けた節税の打ち手は期末3ヶ月前からの決算対策チェックリスト、事務所側の決算整理は決算整理仕訳の一覧と手順で整理しています。

【月次】記帳資料の回収依頼メール例文

月次の資料は、毎回文面を考えるものではありません。毎月同じ日に、同じ件名・同じ一覧で送ることで、顧問先側にも「この日に出すもの」という習慣ができます。

例文3：毎月の定型依頼（メール）

件名：【毎月のお願い】【対象月】分の資料のご提出（【締切日】締切）

【顧問先名】
【ご担当者名】様

いつもお世話になっております。【事務所名】の【担当者名】です。
【対象月】分の記帳のため、下記の資料を【締切日（曜日）】までにお送りください。

・通帳のコピーまたは明細データ（全口座）
・クレジットカードの利用明細
・現金で払った経費の領収書
・発行した請求書／受け取った請求書
・給与を支払った場合は給与明細の一覧

■送付先：【共有フォルダ名／アップロード先】
先月から変わったこと（新しい取引先、借入、設備の購入など）があれば一言添えてください。

【署名】

例文4：チャットで送る短文版

【ご担当者名】様
【対象月】分の資料のご提出をお願いします（締切：【締切日】）。
いつもの共有フォルダ「【フォルダ名】」へお入れください。
通帳・カード明細・領収書・請求書の4点です。
変わったことがあれば一言ください。

うまくいかない例→直し方：毎月「今月もお願いします」だけを送ると、顧問先は前月と同じ量で済むと思い込み、新しく作った口座やカードの資料が漏れます。「先月から変わったことがあれば一言」を毎回入れると、新しい取引の把握が早くなります。チャットでのやり取りの型は顧問先へのチャットワーク返信例文もあわせてどうぞ。

月次で必ず確認したい電子取引データ

メールで受け取ったPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書は「電子取引データ」です。国税庁のリーフレット「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）では、こうしたデータを受領または交付した場合、電子のまま保存することが義務付けられていると説明されています。

「印刷して紙で送ってください」という依頼は、顧問先の保存義務とずれが出ます。依頼文では「メールで届いた請求書はデータのまま、フォルダへ」と書き、ファイル名を「日付_金額_取引先」でそろえてもらうと、同リーフレットが示す検索要件への対応にもつながります。保存要件の全体は電子帳簿保存法2026の保存要件チェックで確認できます。

【初回契約時】資料一式の依頼メール例文

契約直後の資料依頼は、量が多く、顧問先にとっても初めての作業です。「最初に必ず必要なもの」と「そろい次第でよいもの」に分けると、最初の返信が早くなります。

例文5：契約締結後の資料一式の依頼

件名：【ご依頼】顧問契約開始にあたっての資料のお願い

【顧問先名】
【ご担当者名】様

このたびはご契約いただき、ありがとうございます。【事務所名】の【担当者名】です。
業務を始めるにあたり、下記の資料をお願いいたします。

■まずお送りいただきたいもの（【締切日（曜日）】まで）
・直近2期分の決算書・申告書一式（電子申告の場合は受信通知も）
・定款、登記事項証明書
・税務署・都道府県・市区町村に出した届出書の控え
・借入金の返済予定表

■そろい次第でけっこうなもの
・今期の通帳・帳簿データ
・主要な契約書（賃貸借・リース・保険）
・給与計算の資料（賃金台帳・社会保険の資料）

■マイナンバーについて
マイナンバーは、メール本文には記載しないでください。
お預かりの方法は別途ご案内いたします。

■送付方法：【送付方法】
ご不明な点は、このメールにご返信ください。

【署名】

うまくいかない例→直し方：初回に20項目以上を1つの一覧で送ると、顧問先は全部そろうまで送ってこず、結果として最初の資料が届くのが遅れます。最初の締切は「過去の申告書と届出の控え」に絞ると、事務所側は前任の処理方法や届出の状況を先に把握できます。契約時に業務範囲や資料提出の取り決めを書いておく方法は顧問契約書のひな形と必須条項で解説しています。

初回のマイナンバーの扱い

個人の確定申告書や従業員の手続ではマイナンバーを扱います。国税庁の本人確認に関するFAQでは、税理士が書面で申告書を提出する場合は顧客のマイナンバーカードの写しなどで番号を確認し、e-Taxで代理送信する場合は税務署のシステムで確認すると整理されています。どの方法で提出するかによって、顧問先に依頼する書類が変わる点に注意してください。

どちらの場合も、マイナンバーをメール本文に書いてもらう運用は避け、事務所で決めた受け取り方法（専用の受け渡し手段や郵送など）を案内します。

不足資料の再依頼・期限を過ぎたときの督促メール例文

再依頼と督促で大事なのは、不足しているものだけを、具体的に書くことです。「まだそろっていません」だけでは、顧問先はもう一度全部を見直すことになり、返信が遅れます。

例文6：不足資料の再依頼（期限前）

件名：【ご確認】【対象】の資料で、あと【件数】点お願いしたいものがあります

【ご担当者名】様

資料をお送りいただき、ありがとうございました。
確認したところ、次の【件数】点がまだ見当たりませんでした。

1. 【資料名】（【例：12月分のクレジットカード明細】）
2. 【資料名】（【例：○○銀行の通帳 10月〜12月分】）

お手数ですが、【締切日（曜日）】までにお送りください。
すでにお送りいただいている場合や、該当がない場合は、
その旨だけご返信いただければ大丈夫です。

【署名】

例文7：期限を過ぎたときの督促（1回目）

件名：【再度のお願い】【対象】の資料のご提出について

【ご担当者名】様

お忙しいところ恐れ入ります。【事務所名】の【担当者名】です。
【当初の締切日】締切でお願いしていた資料が、まだ届いておりません。
申告期限が【申告期限】のため、【新しい締切日（曜日）】までにお送りいただけますと、
期限内に余裕をもって作業できます。

全部がそろわなくても、手元にあるものから先にお送りください。
ご事情があれば、お電話でも構いませんのでお知らせください。

【署名】

例文8：申告期限が迫ったときの最終確認

件名：【重要】【対象】の申告期限（【申告期限】）に向けたご確認

【ご担当者名】様

申告期限まで残り【日数】日となりました。
現在、次の資料が届いていないため、申告書を完成できない状況です。

・【資料名】
・【資料名】

【最終締切日（曜日）】までに届かない場合は、
いただいている資料の範囲で申告書を作成し、後日修正が必要になる可能性があります。
本日中に一度お電話でご相談させてください。

【署名】

うまくいかない例→直し方：督促を責める文面にすると、顧問先は返信しづらくなり、さらに遅れます。「手元にあるものから先に」「事情があれば電話で」と逃げ道を書くと、止まっていた顧問先が動き出します。最終確認では電話を併用し、話した内容を記録に残してください。

依頼文の下書きや、届いた資料と一覧の照合は、AIに任せやすい作業です。事務所スタッフの定型業務をAIでどう減らすかは、次のページで紹介しています。

年末調整の資料依頼は要点だけ押さえる

年末調整の資料依頼は、顧問先の会社を通じて従業員から書類を集める点で、ここまでの場面と性格が違います。要点は次の3つです。

• 顧問先（会社）向けと、会社から従業員へ配る文面を分けて用意する
• 令和8年分は申告書の様式が変わっているため、配布する様式を年度で確認する
• 保険料控除証明書の不足は、従業員単位で一覧にして会社に返す

顧問先・従業員向けの依頼文例と不足書類の催促文は年末調整の案内文テンプレートに、令和8年分の変更点は年末調整の変更点【令和8年分】にまとめています。退職者がいる顧問先では、退職金を支払う際の書類も必要になるため、退職所得の受給に関する申告書の書き方もあわせて確認してください。

AIで顧問先別に依頼文を整えるプロンプト

上の例文をひな形にして、顧問先ごとの事情に合わせる作業はAIが得意です。ただし、顧問先の実名・マイナンバー・口座番号・具体的な金額は入力しないのが前提です。プレースホルダのままAIに整えてもらい、送信前に事務所で実名を差し込みます。顧問先データをAIに入力してよいかの判断基準は顧問先データとAIの守秘義務の判断基準で整理しています。

プロンプト1：顧問先の特徴に合わせて依頼文を書き分ける

あなたは税理士事務所の職員です。
以下の【ひな形】をもとに、【顧問先の特徴】に合わせて資料依頼メールを書き直してください。

【条件】
・資料の一覧と締切日は【ひな形】のまま変えない
・制度や期限について、【ひな形】にないことは書き足さない
・顧問先名・担当者名は「【顧問先名】」「【ご担当者名】」のまま残す
・全体で400字以内、です・ます調

【顧問先の特徴】
・例：70代の個人事業主。メールより電話が多い。昨年は医療費の領収書が遅れた
・例：経理担当者が交代したばかりの法人。初めての決算対応

【ひな形】
（ここに例文1〜8のいずれかを貼る）

うまくいかない例→直し方：「確定申告の資料依頼メールを作って」とだけ頼むと、AIが資料の種類や期限を推測で書き足し、制度上の誤りが混ざることがあります。ひな形と一覧を渡して「書いていないことは書き足さない」と指示するのがコツです。

プロンプト2：届いた資料と一覧を照合し、再依頼文を作る

以下の【依頼した資料】と【届いた資料】を照合し、
まだ届いていない資料だけを一覧にしてください。
そのうえで、例文6の形式で再依頼メールを作成してください。

【依頼した資料】
（チェックリストを貼る）

【届いた資料】
（ファイル名の一覧を貼る。例：2026-12_通帳_A銀行.pdf）

【条件】
・判断がつかないもの（ファイル名だけでは中身が分からないもの）は
　「要確認」として別に分ける
・不足が0件なら、お礼の一文だけを作成する

ファイル名の一覧だけなら中身を入力せずに照合できます。ファイル名に個人名や口座番号が入っている場合は、管理番号に置き換えてから貼ってください。

汎用のAIでも、ひな形と一覧を渡せば文面の整え役としては十分使えます。士業AIは税務の実務文書づくりを前提にした日本語AIで、顧問先への依頼文の下書きから、申告期限や控除書類の調べ物までを事務所の業務の流れの中で扱えるようにしています。税理士事務所での使い方は税理士向け士業AIのご紹介にまとめています。

送る前のチェックリスト

• 件名だけで「何の資料か」と「締切」が分かるか
• 締切は日付と曜日で書き、申告期限から逆算して余裕があるか
• 資料は1行1項目の一覧になっているか。該当しない場合の扱いを書いたか
• 送付方法は1つに決めて書いたか
• メールで受け取った請求書などは「データのまま」と書いたか
• マイナンバーや口座番号をメール本文に書かせる文面になっていないか
• 再依頼・督促では、不足しているものだけを具体的に書いたか

回収した資料を月次の締め作業につなげる流れは月次決算チェックリストを、紙の領収書の入力を減らす方法は領収書OCR×AI自動仕訳をご覧ください。

まとめ｜資料依頼は「一覧・期限・送り先」で決まる

顧問先への資料依頼メールは、丁寧な言い回しよりも、資料の一覧・日付と曜日で書いた締切・1つに決めた送付方法の3点で回収率が決まります。確定申告は前年の実績に印を付け、決算は期末前に棚卸と現金の確認を伝え、月次は同じ日に同じ形で送るのが基本です。

再依頼と督促は不足分だけを具体的に書き、逃げ道を残します。AIでひな形を顧問先別に整える際は、実名やマイナンバーを入れずにプレースホルダのまま使い、期限や控除書類などの事実は国税庁の最新情報で確認してから送ってください。

参考文献

• 国税庁 タックスアンサー No.2020 確定申告
• 国税庁「C1-1 法人税、地方法人税及び防衛特別法人税の申告（法人税申告書別表等）」
• 国税庁 タックスアンサー No.6610 法人に係る消費税の確定申告書の提出期限について
• 国税庁 タックスアンサー No.1120 医療費を支払ったとき（医療費控除）
• 国税庁 タックスアンサー No.1150 一定の寄附金を支払ったとき（寄附金控除）
• 国税庁「本人確認に関するFAQ」
• 国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）