法律相談の記録テンプレート｜初回の聴き取り項目・利益相反確認【コピペ可】

法律相談の記録テンプレートとは、初回相談で聴き取る項目（相談者・相手方・事実の経過・希望・期限・証拠）をあらかじめ書式にしておき、誰が受け付けても同じ順序で記録できるようにするものです。弁護士事務所の場合、税理士や社労士のヒアリングシートと違うのは、相談の中身を聞く前に利益相反を確認する欄が必要になる点です。本記事では、予約受付から相談後の処理まで、そのまま事務所で使える記録シートと、聴き取りメモを生成AIで整理するときの手順をまとめます。

この記事で分かること

• 受付票・相談票・相談記録・事件記録の違いと、それぞれに書く項目
• 初回相談で聴く共通項目の一覧表（聞くタイミングつき）
• 弁護士法25条・職務基本規程27条・28条に沿った利益相反チェックの聞き方
• コピペで使える法律相談記録シート3種（受付票・相談記録・相談後の処理）
• 離婚・相続・交通事故・債権回収・労働の事件類型別の追加質問と、確認しておきたい期限
• 聴き取りメモから実名・住所を外してAIで要点整理する手順とプロンプト5つ

法律相談の記録とは｜受付票・相談票・相談記録・事件記録の違い

「相談記録」と一口に言っても、事務所の中では作る人も作る時期も違う書類が混ざっています。先に役割を分けておくと、どの欄を誰が埋めるかが決まり、二重に聞く・聞き漏らすといった無駄が減ります。

本記事で扱うのは上の3つ、つまり受任前の記録です。受任しなかった相談の記録も、後から別の依頼が来たときに利益相反を照合する材料になるため、「受任しなかったから捨てる」ものではありません（保存の考え方は後半で整理します）。

予約の段階で聞くことと、相談当日に聞くことを分ける

現場で多い失敗は、予約の電話でスタッフが事情を詳しく聞きすぎてしまうことです。相手方の名前を確認する前に中身を聞くと、照合の結果「この相談は受けられない」となったとき、すでに秘密を聞いてしまっています。予約時は氏名・相手方・分野・期限の4点に絞り、事情は照合が済んでから弁護士が聞く、という順序を受付票の書式で固定しておくのが安全です。

記録は「説明した内容」の証跡にもなる

弁護士職務基本規程29条1項は、事件を受任するに当たり、依頼者から得た情報に基づいて事件の見通し、処理の方法、弁護士報酬及び費用を適切に説明するよう求めています。相談記録に「何を聞いたか」だけでなく「何を説明したか」を残しておくと、受任後に見通しの説明をめぐって行き違いが起きたときにも確認できます。なお同規程30条2項により、法律相談だけで終わる場合などは委任契約書の作成を要しないとされているため、相談段階では相談記録が唯一の書面になることが少なくありません。

初回相談で聴く項目の一覧表（共通項目）

事件の類型にかかわらず、初回相談では次の項目を聞きます。「聞くタイミング」の列を見て、受付票に回すものと当日に聞くものを分けてください。

聴き取りを記録に起こすときの4つのコツ

• 事実と評価を分けて書く：「相手が約束を破った」ではなく「〇年〇月〇日、相手方はメールで支払日を〇日に延ばすと連絡」と書き、相談者の評価は別の欄に残す。
• 日付は分かる範囲で必ず入れる：「去年の春ごろ」でも構わないので、時期が書かれていないと時効や期限の検討ができない。
• 相談者の言葉は「」で残す：要約すると意味が変わる発言（「返さなくていいと言われた」など）は、聞いたとおりに引用する。
• 分からないことは「未確認」と書く：空欄にすると、聞かなかったのか、相談者も知らなかったのか区別がつかない。

予約の段階で済ませる利益相反チェック

法律相談の記録が税理士の顧問先ヒアリングと決定的に違うのは、この利益相反の確認です。弁護士法25条と弁護士職務基本規程27条・28条は、弁護士が職務を行ってはならない事件を定めています。照合に使う項目を受付票に組み込み、「照合済み」の欄が埋まるまで相談の中身に入らない運用にしておくと、受付担当が誰であっても順序が崩れません。

規程27条・28条で照合するのは誰か

条文の見出しは「職務を行い得ない事件」です。受付の実務で照合が必要になる主な類型を、条文の文言に沿って整理します（ただし書の同意による例外の可否は、照合結果を見たうえで弁護士が判断します）。

注意したいのは27条2号の「相手方の協議を受けた事件」です。受任していなくても、相手方から先に相談を受けていたことが問題になり得るため、照合の母集団には受任しなかった相談の記録も入れておく必要があります。

照合は「中身を聞く前」に行う

照合の前に詳しい事情を聞いてしまうと、受けられない相談だった場合に、相手方に関する秘密まで抱えることになります。受付票の流れは「氏名・相手方・関係者を聞く → 照合する → 照合済みを記録する → 相談日を確定する」の順に固定します。照合に時間がかかる場合は、「確認のうえ折り返します」と伝えて電話を切るのが定石です。

照合用に残しておく項目

共同事務所については、規程59条が、職務を行い得ない事件の受任を防止するため、取扱い事件の依頼者、相手方及び事件名の記録その他の措置を採るよう努めることを定めています。照合用の台帳には、少なくとも次の列を持たせておくと検索しやすくなります。

• 受付日／相談者氏名（旧姓・通称を含む）／相手方氏名・商号
• 関係者の氏名（連帯保証人、共同相続人など）
• 事件名（例：貸金返還、遺産分割、離婚）／担当弁護士
• 結果（受任・不受任・継続相談）と照合を行った人・日付

そのまま使える法律相談記録シート（コピペ用）

ここからは、事務所の書式にそのまま貼り付けて使える記録シートです。【 】の部分を埋めて使います。分野ごとの追加質問は次の章の項目を「経過」欄の下に足してください。

シート1：相談受付票（予約時・スタッフ記入）

■ 相談受付票
受付日時：【　年　月　日　時　分】　受付者：【氏名】
受付経路：電話 / Webフォーム / 紹介（紹介者：【　】）/ その他【　】

1. 相談者
　氏名：【　】（旧姓・通称：【　】）
　法人の場合：商号【　】／担当者【　】
　連絡先：【電話・メール】
　連絡してよい方法・時間帯：【例：携帯のみ・平日18時以降・郵送不可】

2. 相手方
　氏名・商号：【　】
　相談者との関係：【例：元配偶者・取引先・勤務先】
　相手方の代理人弁護士：いる（【　】）/ いない / 不明

3. 関係者（名前のみ）
　【例：連帯保証人 ○○、他の相続人 ○○・○○】

4. 分野・急ぎ度
　分野：離婚・男女 / 相続 / 交通事故 / 債権回収 / 労働 / その他【　】
　裁判所・相手方からの書類：あり（届いた日【　】）/ なし
　期限・期日：【例：○月○日に調停期日】

5. 利益相反の照合（※この欄が埋まるまで事情は聞かない）
　照合日：【　】　照合者：【　】
　照合範囲：相談者 / 相手方 / 関係者
　結果：該当なし / 該当あり（→ 弁護士【　】へ報告済み）

6. 相談日時・担当
　相談日時：【　】　担当弁護士：【　】　形式：来所 / オンライン / 電話
　持参を依頼した資料：【例：契約書、やりとりのメール、通帳の写し】

うまくいかない例→直し方：受付票に「相談内容」という大きな自由記述欄があると、スタッフがそこを埋めようとして事情を聞き込んでしまいます。自由記述欄は「分野」と「期限」の選択式に置き換え、詳しい事情を書く欄そのものを受付票から外してください。

シート2：相談記録（相談当日・弁護士記入）

■ 法律相談記録
相談日：【　年　月　日】　時間：【　:　〜　:　】　担当：【弁護士名】　同席：【　】
相談者：【受付票番号で参照】　相手方：【受付票番号で参照】

1. 相談の要旨（相談者の言葉で1〜2行）
　【例：「貸したお金を返してもらえない。どうすればよいか」】

2. 事実の経過（時系列）
　【年月日】【誰が】【何をした】【根拠資料】
　【年月日】【誰が】【何をした】【根拠資料】

3. 証拠・資料
　確認したもの：【　】
　手元にあるが未確認：【　】
　ないもの・今後集めるもの：【　】

4. 相談者の希望
　第一希望：【　】　譲れない点：【　】　避けたい点：【例：会社に知られたくない】

5. 法的な論点（弁護士のメモ）
　【論点1】【論点2】
　期限・時効の確認：【起算点の候補と期限】

6. 説明した内容
　見通し：【　】
　処理の方法：交渉 / 調停 / 訴訟 / その他【　】
　弁護士報酬・費用の説明：【　】
　法律扶助制度等の説明：した / 不要
　相談者に伝えた注意点：【例：相手方と直接やりとりしない】

7. 未確認事項・宿題
　相談者側：【　】　事務所側：【　】

うまくいかない例→直し方：「2. 事実の経過」を文章で書くと、後から日付順に並べ直す手間がかかります。1行1出来事の形で書き、日付が不明な行は「〇年春ごろ（未確認）」と残しておくと、次章のAI整理にもそのまま使えます。

シート3：相談後の処理

■ 相談後の処理
結果：受任予定 / 不受任 / 継続相談（次回【　】）
不受任の場合：理由【　】　相談者への通知日【　】　通知方法【　】
受任予定の場合：委任契約書の送付日【　】　着手金の案内【　】
期限管理：【期限】を【　】に登録済み（登録者【　】）
照合台帳への登録：済（【日付】【登録者】）
記録の保管場所：【紙ファイル番号 / フォルダ名】

規程34条は、事件の依頼があったときは速やかに諾否を依頼者に通知しなければならないと定めています。「受けるかどうか検討します」で終わった相談は放置されやすいため、シート3の「通知日」欄で漏れを防ぎます。

事件類型別の追加質問｜離婚・相続・交通事故・債権回収・労働

共通項目に加えて、分野ごとに聞いておかないと見通しが立たない項目があります。特に期限は、相談の時点で起算点の候補を聞いておかないと、受任後に間に合わないことがあります。以下の期限は条文・裁判所の案内で確認したものですが、起算点や時効の完成猶予・更新の有無は事案ごとに弁護士が判断してください。

離婚・男女問題

• 婚姻日、別居の有無と時期、子の有無・年齢、現在の監護の状況
• 収入（双方）、財産の内容（預貯金・不動産・保険・退職金・住宅ローン）
• 離婚原因に当たる事実と、その証拠（メール、写真、診断書など）
• DVやつきまといの有無と、相談者の現住所を相手方に知られてよいか
• すでに離婚している場合は離婚した日：裁判所の案内では、財産分与の調停・審判の申立ては離婚した日の翌日から起算して5年を経過するとできず、令和8年4月1日より前に離婚した場合は2年とされています（裁判所「財産分与請求調停」）。

相続

• 被相続人の氏名・死亡日、相続人の範囲（後日の照合のため全員の氏名）
• 遺言の有無と種類、相続財産の概要、借金の有無
• 相続人の間で対立している点、すでに分割協議をしたか
• 期限の手がかり：相続放棄は「自己のために相続の開始があったことを知った時から三箇月以内」（民法915条）、遺留分侵害額請求権は侵害を知った時から1年・相続開始から10年（民法1048条）、不動産の相続登記は取得を知った日から3年以内の申請義務（不動産登記法76条の2）

相続の相談は、相談者以外の相続人がのちに依頼に来ることがあります。受付票の「関係者」欄に全員の名前を残しておくことが、規程28条3号の照合にそのまま効いてきます。

交通事故

• 事故日時・場所、事故の態様、警察への届出の有無
• けがの有無、通院先と通院状況、症状固定の見込み、後遺障害の認定状況
• 相手方の保険会社と担当者、自分の保険（弁護士費用特約の有無）
• 物損のみか、人身損害もあるか：不法行為の損害賠償請求権は損害及び加害者を知った時から3年（民法724条1号）ですが、人の生命又は身体を害する場合は5年となります（民法724条の2）

債権回収（売掛金・貸金）

• 債権の発生原因（契約書・請求書・借用書の有無）、金額、弁済期
• 一部の支払いや支払いの約束（承認）があったか、その日付
• 相手方の資産・取引先・勤務先の手がかり、連帯保証人の有無
• 消滅時効の目安：債権は権利を行使できることを知った時から5年、行使できる時から10年（民法166条1項）

労働（解雇・残業代・ハラスメント）

• 雇用形態、入社日、退職日・解雇日、解雇理由の説明を受けたか（書面の有無）
• 労働時間の記録（タイムカード・PCログ・メモ）、給与明細、就業規則の入手状況
• 相談者が在職中か退職済みか、会社に相談を知られてよいか
• 未払賃金の時効：労働基準法115条と附則143条により、当分の間、賃金（退職手当を除く）は3年、退職手当は5年

聴き取りメモをAIで要点整理する手順｜実名・住所を入れない加工

相談記録の作成で時間がかかるのは、相談中の走り書きを時系列に並べ直し、論点ごとに整理する工程です。ここは生成AIが得意とする作業ですが、法律相談のメモには依頼者の秘密がそのまま書かれています。入力する前に必ず加工することを手順として固定してください。

AIに入れる前の3ステップ

1. 置き換える：個人や会社を特定できる情報を、下の置き換え表に沿って記号に置き換える。置き換えの対応表はAIに入れず、事務所内にだけ残す。
2. 削る：整理に不要な情報（マイナンバー、口座番号、病名の詳細、子の学校名など）は置き換えずに削除する。
3. 読み返す：置き換え後の文章を一度読み、「この組み合わせなら誰か分かる」情報が残っていないかを確認する（珍しい職業＋地名＋日付など）。

なぜ加工が必要か｜守秘義務と個人情報保護の観点

弁護士法23条は、弁護士又は弁護士であった者が職務上知り得た秘密を保持する権利を有し、義務を負うと定めています。弁護士職務基本規程23条は「他に漏らし、又は利用してはならない」としており、外部に漏れなくても、ある事件の情報を別の目的に使うこと自体が問題になり得ます。さらに規程19条は、事務職員などが業務に関して知り得た秘密を漏らし、又は利用することのないように指導・監督する義務を弁護士に課しています。スタッフが記録の整理にAIを使うなら、加工の手順を事務所のルールとして教えるのは弁護士の役目です。

個人情報保護委員会の生成AIサービスの利用に関する注意喚起（令和5年6月2日）も、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認すること、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で取り扱われる場合は法違反となる可能性があることを指摘しています。どのAIサービスなら入力してよいか、といったツール側の基準は守秘義務・利益相反の観点で弁護士のAIツールを比べた7つの選定基準で、事務所のルールへの落とし込みは弁護士の生成AIガイドラインと事務所内ルールの作り方で詳しく扱っています。所属弁護士会の会員向け資料がある場合は、あわせて確認してください。

プロンプト1：走り書きを時系列の経過表にする

あなたは法律事務所の記録整理の補助者です。
以下は初回法律相談のメモです。人名・会社名は記号に置き換えてあります。

【指示】
1. 出来事を日付順に並べ、「日付｜誰が｜何をした｜根拠資料（あれば）」の表にしてください。
2. 日付が分からない出来事は「時期不明」とし、推測で日付を補わないでください。
3. メモに書かれていないことは追加しないでください。
4. 最後に、メモの中で前後が矛盾している箇所があれば箇条書きで指摘してください。

【相談メモ】
【加工済みの相談メモを貼る】

うまくいかない例→直し方：「時系列にまとめて」だけだと、AIが「〇月ごろ」を具体的な日付に言い換えたり、因果関係を補って文章化したりします。「推測で補わない」「書かれていないことは追加しない」の2行を必ず入れてください。

プロンプト2：事実・相談者の評価・未確認事項を仕分ける

以下の相談メモの各文を、次の3つに分類してください。
A：客観的な事実（日時・行為・書面の存在など）
B：相談者の評価・感情・推測（「ひどい」「たぶん〜だと思う」など）
C：まだ確認できていないこと（相談者も分からない、資料が手元にない）

出力は「分類｜元の文｜理由」の表にしてください。
法的な評価や結論は書かないでください。

【相談メモ】
【加工済みの相談メモを貼る】

うまくいかない例→直し方：AIが「Bの行為は不法行為に当たる」などと法的評価まで書くことがあります。分類だけを求め、「法的な評価や結論は書かない」と明記します。法的な判断は弁護士がシート2の「5. 法的な論点」欄に自分で書きます。

プロンプト3：次回までに確認すること・集める資料のリスト

以下は【分野：例 貸金の返還】に関する初回相談の整理メモです。
相談者に次回までに用意してもらう資料と、確認しておきたい質問を、
「資料」「質問」に分けて箇条書きで挙げてください。

条件：
・相談者が自分で用意できる資料に限る
・1項目1行、専門用語には短い説明を添える
・期限や時効に関わる日付の確認を優先する

【整理メモ】
【プロンプト1・2の結果を貼る】

うまくいかない例→直し方：出てきたリストに「登記事項証明書」などの専門用語がそのまま並ぶと、相談者に渡したときに伝わりません。「専門用語には短い説明を添える」を入れたうえで、最終版は担当弁護士が取捨選択してから渡します。

プロンプト4：相談記録シートの欄に流し込む

以下の整理メモを、次の見出しに沿って相談記録の下書きにしてください。
見出し：1. 相談の要旨／2. 事実の経過／3. 証拠・資料／4. 相談者の希望／7. 未確認事項・宿題

条件：
・「5. 法的な論点」と「6. 説明した内容」は空欄のまま残す
・メモにない情報は「（メモに記載なし）」と書く
・相談者の発言は「」で引用のまま残す

【整理メモ】
【加工済みのメモを貼る】

うまくいかない例→直し方：論点欄までAIに埋めさせると、弁護士が説明した見通しとずれた記載が残るおそれがあります。論点と説明内容の欄は弁護士の記入欄として空けておくのが、記録を後から証跡として使ううえでも安全です。

プロンプト5：相談者への受付確認メールの下書き

法律事務所の事務スタッフとして、相談予約の確認メールを書いてください。

・宛名は【相談者名】のまま残す
・相談日時：【日時】、形式：【来所/オンライン】
・持参してほしい資料：【資料リスト】
・相談の内容はメール本文に書かない
・連絡は【指定の方法】のみで行う旨を一言添える
・200字程度、丁寧だが簡潔に

うまくいかない例→直し方：確認メールに「離婚のご相談の件」などと分野を書くと、家族が共用する端末で見られたときに相談の事実が伝わってしまいます。「相談の内容はメール本文に書かない」を条件に入れ、件名も「ご予約の確認」程度にとどめます。

相談記録以外の業務（契約書のドラフト、内容証明、条文リサーチなど）で使える例文は弁護士のChatGPTプロンプト集（業務別10例）にまとめています。

相談記録の保存と廃棄の考え方

法律相談の記録をいつまで保存するかについて、弁護士全般に一律の保存期間を定めた条文は、本記事の調査の範囲では確認できませんでした。そのため保存期間は事務所で決める必要がありますが、決めるときに押さえておきたい根拠は次のとおりです。

保管・廃棄時の注意は規程18条

弁護士職務基本規程18条は、事件記録を保管し、又は廃棄するに際しては、秘密及びプライバシーに関する情報が漏れないように注意しなければならないと定めています。紙の相談記録は施錠できる場所に保管し、廃棄は溶解・裁断など中身が読めない方法で行います。AIに入力した会話の履歴も、加工済みとはいえ事件に関する情報の一部なので、どこに残り、いつ消すかを事務所のルールに含めておきます。

不受任の記録も「照合のため」に残す

前述のとおり、規程27条2号の「相手方の協議を受けた事件」を照合するには、受任しなかった相談の記録が必要です。中身の詳細まで残す必要はなくても、少なくとも照合台帳（相談者・相手方・事件名・日付）は、相談記録本体を廃棄した後も残る設計にしておくと安全です。

本人確認の記録が別に必要な業務もある

不動産取引や会社の設立など一定の業務については、日本弁護士連合会の「依頼者の本人特定事項の確認及び記録保存等に関する規程」（会規第95号）と、同規程に基づく依頼者の本人特定事項等の確認及び記録保存等に関する規則により、本人確認とその記録の保存が求められます。対象となる業務や保存の期間は規程本文で確認し、通常の相談記録とは別のファイルで管理してください。

よくある質問

相談票は相談者に事前に送って書いてもらうべきですか

連絡先や相談の要旨、希望する解決は事前に書いてもらうと当日の時間を事実の確認に充てられます。ただし、利益相反の照合が済む前に詳しい事情を書いて送ってもらうのは避けます。事前送付する相談票は「照合が済んでから送る」か、事情を書く欄を設けない形にしてください。

相談の録音を文字起こししてAIで要約してもよいですか

録音する場合は、相談者に録音することを伝えて了承を得ておくのが基本です。文字起こしの全文には実名や住所がそのまま含まれるため、AIで要約する場合も前章の置き換え・削除を済ませてから入力します。文字起こしツールの選び方は議事録AIを無料で使う手順と士業の守秘義務の判断フレームが参考になります。

税理士事務所のヒアリングシートと何が違いますか

聴き取りを書式にして聞き漏れを防ぐ考え方は共通です。弁護士の法律相談では、相手方がいる紛争を扱うため、相談の中身を聞く前に利益相反を照合する工程が入る点が最も大きな違いです。税理士事務所の新規顧問先向けの書式は顧問先ヒアリングシートのテンプレートと質問項目で紹介しています。

まとめ｜記録の書式が、照合と説明の質を決める

法律相談の記録テンプレートは、聞き漏れを防ぐだけの道具ではありません。受付票で「照合が済むまで中身を聞かない」順序を固定し、相談記録で「何を聞き、何を説明したか」を残し、相談後の処理で「諾否の通知と期限管理」を漏らさない。この3枚がそろうと、担当者が変わっても事務所として同じ水準の初回相談ができるようになります。

聴き取りメモの整理は、加工の手順さえ守れば生成AIで大きく時短できる工程です。法務の業務でAIをどこまで使えるかの全体像は司法書士・弁護士のためのAI活用ガイドで、条文リサーチなど法務特化の機能は弁護士AI（士業AIの弁護士・行政書士向けページ）で紹介しています。

参考文献

• 弁護士法（昭和24年法律第205号）｜e-Gov法令検索
• 弁護士職務基本規程（平成16年会規第70号）｜日本弁護士連合会
• 依頼者の本人特定事項等の確認及び記録保存等に関する規則｜日本弁護士連合会
• 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について｜個人情報保護委員会
• 民法（明治29年法律第89号）｜e-Gov法令検索
• 財産分与請求調停｜裁判所
• 日本司法支援センター（法テラス）