死亡退職届のテンプレートと書き方｜従業員が亡くなったときの会社の手続き一覧

死亡退職届は、従業員が在職中に亡くなったとき、会社が「いつ・どのような理由で雇用が終わったか」を記録し、社会保険・雇用保険・住民税・給与と退職金の手続きを始めるための社内書類です。法令で決まった様式はなく、遺族に書いてもらう形でも、会社が作る社内記録の形でもかまいません。大事なのは、死亡日（＝退職日）、届出人、退職金や未払給与の受取人を最初に確定させることです。

本記事では、そのまま使える死亡退職届のテンプレート（遺族が書く版・会社が作る版）と、従業員が亡くなったあとに会社が行う手続きを期限順にまとめます。社労士事務所・顧問先の総務担当の方に加え、未払給与や死亡退職金の課税を確認したい税理士事務所の方にも向けた内容です。

この記事で分かること

• 死亡退職届とは何か。誰が出すか、何を書くか、添付書類は何か
• 【コピペ可】死亡退職届のテンプレート3種（遺族提出版・会社作成の社内記録版・遺族へのご案内文）
• 従業員が亡くなったときの会社の手続き一覧（社会保険5日以内・雇用保険10日以内・住民税は翌月10日まで）
• 未払給与と死亡退職金は「支給期」と「3年以内の確定」で所得税か相続税かが分かれること
• 遺族への支払先（相続人か、退職金規程の受取人か）と受領書の文例

死亡退職届とは｜決まった様式はなく、会社が死亡と退職日を記録する書類

通常の退職では、本人が退職届・退職願のテンプレートで意思表示をし、会社が受理します。これに対して死亡による退職は、本人の意思表示ではなく死亡という事実によって雇用契約が終わるため、本人が書く退職届は存在しません。そこで実務では、遺族からの連絡を受けて「死亡退職届」「死亡届（社内用）」などの名前で書面を残し、その後の届出の根拠にします。

誰が出すか｜遺族が書く形と、会社が作る形

多くの会社では、配偶者や子などの遺族に死亡退職届を書いてもらいます。就業規則や退職金規程で「従業員が死亡したときは、遺族は速やかに届け出る」と定めている会社もあります。ただし、葬儀直後の遺族に書類を何枚も頼むのは負担が大きく、遺族が遠方にいる・連絡が取りにくいこともあります。

そのような場合は、会社が聞き取った内容で社内記録を作り、遺族には確認と署名だけをお願いする形で十分です。どちらの形でも、後の届出で必要になる情報（死亡日・届出人・受取人・連絡先）が1枚にまとまっていれば役割は果たせます。

退職日は「死亡日」、社会保険の資格喪失日は「死亡日の翌日」

死亡退職届でいちばん大事なのが日付です。退職日（雇用契約が終わった日）は死亡日、健康保険・厚生年金保険の資格喪失日は死亡日の翌日です（日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき」）。たとえば10月31日に亡くなった場合、喪失日は11月1日になります。

この日付が、社会保険料がどの月までかかるか、給与が「死亡前に支給期が来ていたか」の判定にもつながります。遺族から聞いた日付は、死亡の事実が分かる書類の日付と必ず突き合わせてください。

添付をお願いする書類と、求めすぎないもの

死亡日を確認するため、死亡診断書（死体検案書）の写しや、死亡の記載がある戸籍の写しなど、死亡の事実と日付が分かる書類の写しを1点お願いするのが一般的です。会社の手続きの多くは、死亡日が確認できれば進められます。

一方、死亡退職金や未払給与の支払いで相続人を確認する段階では、戸籍謄本一式などが必要になることがあります。最初の連絡で全部を頼むのではなく、「今お願いするもの」と「支払いの前にお願いするもの」を分けて伝えると、遺族の負担も問い合わせも減ります。

【コピペ可】死亡退職届のテンプレート3種

以下は、そのままコピーしてWordなどに貼り付けて使えるひな形です。【 】の部分を書き換えてください。会社の就業規則・退職金規程に届出の定めがある場合は、その書きぶりに合わせて調整します。

テンプレート1：遺族が提出する死亡退職届

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【提出日：令和　年　月　日】
【会社名】
代表取締役　【代表者氏名】　殿

　　　　　　　　　　　　　死亡退職届

下記の者が死亡しましたので、お届けいたします。

記

1　従業員氏名　　　　【氏名】（社員番号：【　　　】）
2　所属　　　　　　　【部署名】
3　死亡年月日　　　　令和【　】年【　】月【　】日
4　退職日　　　　　　死亡年月日と同日
5　添付書類　　　　　死亡の事実が分かる書類の写し（【死亡診断書の写し 等】）

【届出人】
住所　　　【住所】
氏名　　　【氏名】　　　　　　　　　　　　印
続柄　　　【配偶者／長男 等】
電話番号　【電話番号】（連絡のつきやすい時間帯：【　　　】）

【会社からの書類の送付先】
□ 届出人の住所と同じ　　□ 別の住所：【住所】

以上

「退職日は死亡年月日と同日」と明記しておくと、社内で退職日を取り違える事故を防げます。押印は会社の運用に合わせ、署名のみでもかまいません。

テンプレート2：会社が作成する社内記録版（遺族が書けないとき）

　　　　　　　　　　　　死亡退職に関する記録（社内用）

作成日：令和【　】年【　】月【　】日　　作成者：【所属・氏名】

1　対象者
　氏名：【氏名】　社員番号：【　　　】　所属：【部署名】
　雇用区分：【正社員／パート 等】　入社日：【　年　月　日】

2　死亡と退職
　死亡年月日：令和【　】年【　】月【　】日
　確認方法：【死亡診断書の写し／遺族からの書面 等】（確認日：【　月　日】）
　退職日：死亡年月日と同日
　健康保険・厚生年金の資格喪失日：死亡日の翌日（令和【　】年【　】月【　】日）
　業務上・通勤途中の死亡か：□ 該当しない　□ 該当する・確認中（労災の手続きを別途確認）

3　遺族の連絡先（窓口となる方）
　氏名：【氏名】　続柄：【　　】　電話：【　　　】　住所：【　　　】

4　支払い・返却の予定
　死亡時までに支給日が来ていて未払いの給与：【有・無】
　死亡後に支給日が来る給与：【　月分　　円（見込み）】
　死亡退職金：【規程による支給の有無・受取人の定め】
　返却を受けるもの：【資格確認書、社員証、貸与PC 等】
　お返しするもの：【私物、預り金 等】

5　届出人の確認
　上記の内容に相違ありません。
　　令和【　】年【　】月【　】日　　氏名【　　　　】　続柄【　　】

会社作成版は、後の手続き担当者が「何をいつまでに出すか」を判断する材料になります。業務上・通勤途中の死亡かどうかの欄は、労災保険の手続きの要否を見落とさないために入れています。

テンプレート3：遺族へのご案内文（死亡退職届をお願いするとき）

【届出人氏名】様

このたびは【従業員氏名】様のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご葬儀の前後でご心労の中、誠に恐縮ですが、会社での手続きのため
次の書類をお願いできますでしょうか。

【今回お願いしたいもの】
1　同封の「死亡退職届」へのご記入・ご署名
2　死亡の事実が分かる書類の写し（死亡診断書の写しなど1点）
3　健康保険の資格確認書など、会社から交付しているものの返却（お手元にあれば）

【後日あらためてご案内するもの】
・給与・退職金のお支払い先の確認（相続人の方の確認書類をお願いする場合があります）
・源泉徴収票のお渡し

ご返送は【　月　日】頃までを目安にしていただけますと幸いです。
ご不明な点は、担当【氏名】（電話：【　　　】）までお気軽にお問い合わせください。

【会社名】【部署名】【担当者名】

うまくいかない例→直し方

• うまくいかない例：退職日欄を空欄のまま遺族に渡し、「葬儀の日」や「会社が連絡を受けた日」が書かれて戻ってくる。
  直し方：退職日は「死亡年月日と同日」とあらかじめ印字し、遺族には死亡日だけを書いてもらう。
• うまくいかない例：最初の案内で戸籍謄本一式や遺産分割の状況まで求め、遺族から返送が止まる。
  直し方：社会保険などの届出に必要なのは死亡日の確認まで。相続人の確認は支払い前の別ステップに分ける。

従業員が亡くなったときの会社の手続き一覧（期限順）

死亡退職届で日付と窓口が決まったら、次の手続きを期限の早い順に進めます。期限の起算点がそれぞれ違うので、表の「起算点」の列も見てください。

業務上や通勤途中の事故による死亡の場合は、これに加えて労災保険の手続き（労働基準監督署への報告や遺族への給付の案内）が必要です。該当の可能性があれば、上の手続きと並行して早めに労働基準監督署・顧問社労士に確認してください。

健康保険・厚生年金：資格喪失届は5日以内、喪失日は死亡日の翌日

事業主は「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を、事実発生から5日以内に提出します。協会けんぽの加入者で資格確認書などを交付している場合は、それを添付し、回収できないときは「資格確認書回収不能届」を付けます（日本年金機構）。遺族への案内文で返却をお願いしておくのはこのためです。

月末に亡くなった場合は喪失日が翌月1日になり、亡くなった月の保険料がかかる点にも注意します。欄ごとの書き方、70歳以上の人の不該当届、保険料の月の考え方は社会保険の資格喪失届の書き方（喪失日・記入例・添付書類）で詳しく解説しています。

雇用保険：資格喪失届は10日以内、喪失原因は「離職以外の理由」

雇用保険の資格喪失届は、被保険者でなくなった事実があった日の翌日から10日以内に、事業所を管轄するハローワークへ出します（雇用保険法施行規則7条1項）。労働局の記入例では、喪失原因欄の「1 離職以外の理由」に被保険者の死亡が挙げられています（徳島労働局「雇用保険被保険者資格喪失届の記入例」）。

通常の退職と違い、本人が失業手当を受けることはないため、離職票は交付されません。自己都合退職と同じ感覚で離職証明書を作り始めてしまうミスがあるので、死亡の場合は喪失原因の番号を先に確認してから作業します。

住民税：給与所得者異動届出書は翌月10日まで、死亡退職は普通徴収

給与から住民税を天引きしていた場合は、「給与所得者異動届出書」を異動のあった月の翌月10日までに市区町村へ出します。死亡による退職は、残りの税額を最後の給与などから一括で差し引く扱いにならず、普通徴収（市区町村が納付書で徴収する方法）に切り替わるのが一般的で、様式にも「死亡による退職であるため」という理由欄があります。

残りの税額の納め方は市区町村の案内に従うことになるため、遺族へは「市区町村から通知が届くことがある」と一言添えておくと安心です。欄ごとの書き方は給与所得者異動届出書の書き方（退職・転勤の記入例と一括徴収）を参照してください。

遺族への案内：健康保険の埋葬料と、準確定申告

会社が行う手続きではありませんが、遺族から聞かれることが多いものとして、健康保険の埋葬料があります。協会けんぽでは、被保険者が業務外の事由で亡くなったとき、被保険者に生計を維持されていた人に埋葬料5万円が支給され、受け取る権利は請求できる時から2年で時効により消滅します（健康保険法193条。協会けんぽ「埋葬料・埋葬費」）。健康保険組合の場合は組合の案内を確認します。

また、亡くなった人に給与以外の所得があったり医療費控除を使ったりする場合、相続人が準確定申告をすることがあります。そのとき会社が交付する源泉徴収票が使われます。遺族の手続き全体の期限は相続手続きの期限一覧（起算点つき）にまとめています。

未払給与と死亡退職金の税金｜「支給期」と「3年以内」で分かれる

税理士事務所への相談で多いのが、亡くなった従業員に払う給与や退職金に源泉徴収が要るかどうかです。結論は、死亡後に支給期が来る給与・退職金は相続税の対象となり、所得税はかからない（源泉徴収もしない）です。所得税法9条1項17号は、相続などで取得したもの（相続税法の規定で相続により取得したとみなされるものを含む）を所得税の非課税としています。

未払給与：死亡日までに「支給期」が来ていたかで分ける

国税庁の質疑応答事例では、3月15日に亡くなった役員の3月分報酬を3月25日の支給日に妻へ支払ったケースについて、死亡後に支給期が到来する給与は本来の相続財産として相続税の対象となり、給与所得の源泉徴収票の支払金額に含めないとしています。一方、死亡時までに支給期が来ている給与は源泉徴収票の支払金額に含め、年末調整も行います（国税庁「死亡後に支給期が到来する給与」）。

注意したいのは、給与の支給日当日に亡くなった場合です。この場合は相続財産扱い（所得税基本通達9-17）の適用はなく、通常どおり所得税の対象になります（国税庁「給与の支給期日に死亡した者に対する課税」）。死亡退職届の死亡日と給与の支給日を並べて確認するのは、この線引きのためです。

死亡退職金：死亡後3年以内に支給が確定すれば「みなし相続財産」

亡くなった人に支給されるべきだった退職手当金・功労金などで、死亡後3年以内に支給が確定したものは、受け取った人が相続または遺贈で取得したものとみなされ、相続税の対象になります（相続税法3条1項2号）。相続人が受け取った分には「500万円×法定相続人の数」の非課税限度額があります（相続税法12条1項7号、国税庁 No.4117）。

相続税の対象となる死亡退職金は所得税の対象ではないため、源泉徴収は不要です（国税庁 No.2732）。反対に、死亡後3年を過ぎてから支給が確定した退職金は相続税の対象にならず、受け取った遺族の一時所得になります（国税庁「死亡による退職の場合」）。生前の退職金の計算方法や源泉徴収との違いは退職金の税金の計算方法（控除額・源泉徴収の早見表）で整理しています。

弔慰金は「普通給与の半年分（業務上は3年分）」を超える部分に注意

会社が弔慰金を出す場合、通常は相続税の対象になりません。ただし、実質的に退職手当金にあたる部分や、業務外の死亡なら死亡当時の普通給与の半年分（業務上の死亡なら3年分）を超える部分は、退職手当金等として相続税の対象になります（国税庁 No.4120）。退職金と弔慰金を両方出すときは、規程上の名目と金額を顧問税理士と事前に確認しておきます。

源泉徴収票・支払調書・年末調整の扱い（早見表）

死亡による退職は、年の途中でも年末調整の対象です（国税庁 No.2665）。給与所得の源泉徴収票は相続人に交付し、「死亡退職」欄に○を付けます（国税庁「死亡により退職した者の給与に係る源泉徴収票の交付」）。欄ごとの書き方は源泉徴収票の書き方（欄別の記入例と交付期限）を参照してください。

死亡退職金について「退職所得の源泉徴収票」を作るのは誤りで、提出するのは退職手当金等受給者別支払調書です（国税庁 No.7421）。提出期限は支払った日の属する月の翌月15日です（国税庁「退職手当金等受給者別支払調書（同合計表）」）。相続税がそもそもかかるかどうかの目安は相続税はいくらからかかる？基礎控除の計算で確認できます。

遺族への支払先｜未払給与は相続人、死亡退職金は規程の受取人

税金と並んで迷いやすいのが「誰に払えばよいか」です。未払給与と死亡退職金では考え方が違います。

未払給与は相続財産。請求があれば7日以内に支払う

死亡後に支給日が来る給与も、本来は本人が受け取るはずだったお金なので、相続財産として相続人に支払います。労働基準法23条は、労働者の死亡の場合に権利者から請求があれば、7日以内に賃金を支払い、労働者の権利に属する金品を返還しなければならないと定めています（e-Gov法令検索「労働基準法」）。争いがある場合も、異議のない部分はその期間内に支払います。

相続人が複数いるときは、誰の口座に振り込むかで後から揉めないよう、相続人全員の同意書（代表相続人への支払いに同意する旨）を受け取ってから振り込む運用が安全です。

死亡退職金は退職金規程の「受取人」の定めを先に見る

死亡退職金は、退職金規程で受取人を定めていれば、その定めに従って支払います。規程の中には、労働基準法施行規則42条・43条の遺族補償の順位（配偶者、次いで生計を維持されていた子・父母・孫・祖父母など）を受取人の順位として借用しているものもあります。この場合、受取人は「相続人」と一致しないことがあり、相続税の非課税限度額は相続人が受け取った分にしか使えない点が税務とつながります。

規程に受取人の定めがない、または定めの解釈が分かれそうなときは、会社だけで判断せず、顧問社労士・弁護士に確認してから支払ってください。

受領書の文例

　　　　　　　　　　　　　　　受　領　書

【会社名】　御中

故【従業員氏名】（令和【　】年【　】月【　】日死亡）に係る下記の金員を、
本日受領いたしました。

1　【　】月分給与（死亡後に支給日が到来したもの）　金【　　　　】円
2　死亡退職金（退職金規程第【　】条による）　　　　金【　　　　】円
　　受領方法：【届出人名義の口座への振込】

なお、上記の受領について、他の相続人との間で異議が生じた場合は、
受領者の責任において解決いたします。

令和【　】年【　】月【　】日
住所【　　　　　】
氏名【　　　　　】　　続柄【　　】

受領書の金額は、源泉徴収票や支払調書に記載する金額の根拠になります。給与と退職金を分けて書いておくと、税務上の区分を後で確認しやすくなります。

AIで死亡退職の手続きの漏れを点検する

従業員の死亡は1社あたりの件数が少なく、担当者が手順を覚えていないことが多い手続きです。ChatGPTなどの生成AIは、聞き取った事実から「やることリスト」や遺族への案内文の下書きを作るのに向いています。個人名・マイナンバー・住所はAIに入れず、【従業員A】のように置き換えて使ってください。

プロンプト1：手続き一覧を期限つきで作る

あなたは社会保険労務士事務所のスタッフです。
次の条件で、会社が行う手続きを期限の早い順に一覧表にしてください。

- 従業員：【従業員A】（雇用区分：【正社員】、年齢：【58歳】）
- 死亡日：【令和8年10月31日】（業務外の病気による）
- 加入：健康保険（【協会けんぽ】）、厚生年金、雇用保険、住民税は特別徴収
- 給与：毎月【25日】払い。【11月25日】支給予定の給与あり
- 死亡退職金：退職金規程あり（受取人の定め：【有】）

列は「手続き」「提出先」「期限（起算点も）」「死亡の場合の注意」。
期限や条文はあなたの知識で断定せず、「要確認」の印を付けて、
日本年金機構・ハローワーク・国税庁・市区町村のどこで確認すべきかを書いてください。

うまくいかない例：「従業員が亡くなったときの手続きを教えて」とだけ聞くと、一般論が並び、給与の支給日と死亡日の関係（支給期の判定）が抜けます。直し方：死亡日・給与の締め日と支給日・退職金規程の有無を条件に入れ、税務の分岐を出させます。

プロンプト2：遺族への案内文をやわらかく整える

以下の案内文を、ご遺族に送る手紙として、
お悔やみの気持ちが伝わり、かつ「今お願いすること」と
「後日お願いすること」がはっきり分かる文章に整えてください。
箇条書きは残し、専門用語（資格喪失・源泉徴収票など）には
一言で意味を添えてください。

【ここにテンプレート3の文面を貼る】

AIに任せてはいけないこと

• 期限・喪失日・課税区分の最終判断：AIの答えは古い情報や一般論が混ざることがあります。表の期限は日本年金機構・ハローワーク・国税庁で必ず確認します。
• 死亡退職金の受取人の決定：規程の解釈や相続人間の調整は、会社と専門家が判断します。
• 遺族への送付：AIが作った文面は下書きです。宛名・金額・日付は担当者が読み直してから送ります。

社会保険の届出全体をAIで効率化する考え方は社会保険の手続きをAIで効率化する社労士の実務でも紹介しています。顧問先からの労務相談・書類作成に業務特化AIを使う方法は、社労士・事務所スタッフ向けの士業AIのページでご覧いただけます。給与・退職金の課税判断の調べものには税理士AIも使えます。

よくある質問

死亡退職届は必ず遺族に書いてもらう必要がありますか？

法令で決まった様式や提出義務はないため、必ずしも遺族の自筆である必要はありません。会社が聞き取った内容で社内記録を作り、死亡の事実が分かる書類の写しで死亡日を確認しておけば、社会保険などの届出は進められます。就業規則に届出の定めがある会社は、その定めに沿って遺族にお願いします。

退職日は死亡日ですか、死亡日の翌日ですか？

退職日（雇用契約が終わった日）は死亡日です。健康保険・厚生年金保険の資格喪失日は死亡日の翌日になるため、届出によって書く日付が1日ずれます。

死亡退職金から源泉徴収は必要ですか？

死亡後3年以内に支給が確定し、相続税の対象となる死亡退職金は、所得税の対象外なので源泉徴収は不要です。退職所得の源泉徴収票ではなく、退職手当金等受給者別支払調書を出します（受給者ごとに100万円超の場合）。

亡くなった従業員の年末調整はしますか？

します。死亡による退職は、年の途中で行う年末調整の対象です。死亡時までに支給期が来ている給与で年末調整を行い、源泉徴収票は相続人に交付します。

まとめ｜死亡日・窓口・受取人を1枚に確定させてから手続きへ

• 死亡退職届は決まった様式のない社内書類。遺族提出版でも会社作成の記録版でもよい
• 退職日は死亡日、社会保険の資格喪失日は死亡日の翌日。資格喪失届は5日以内、雇用保険は10日以内
• 住民税の異動届出書は翌月10日まで。死亡退職は普通徴収になるのが一般的
• 死亡後に支給期が来る給与と、3年以内に確定した死亡退職金は相続税の対象で、源泉徴収はしない
• 未払給与は相続人へ、死亡退職金は退職金規程の受取人へ。受領書で金額と区分を残す

手続きの数は多いものの、最初に死亡退職届で「死亡日・遺族の窓口・受取人」を固めておけば、あとは期限順にこなせます。遺族への案内文や手続き一覧の下書きにAIを使えば、担当者が不慣れでも漏れを減らせます。

参考文献

• 日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き」
• 徳島労働局「雇用保険被保険者資格喪失届の記入例」
• e-Gov法令検索「労働基準法」
• 国税庁 No.4117 相続税の課税対象になる死亡退職金
• 国税庁 質疑応答事例「死亡による退職の場合」
• 国税庁 質疑応答事例「死亡後に支給期が到来する給与」
• 国税庁 No.2665 年末調整の対象となる人
• 全国健康保険協会（協会けんぽ）「埋葬料・埋葬費」