計画年休の労使協定ひな形｜年末年始に有給を充てる記載例と年5日の数え方

計画年休（年次有給休暇の計画的付与）は、労使協定を結べば、各社員の有給のうち「5日を超える部分」について、会社が前もって取得日を決められる制度です（労働基準法39条6項）。協定書は労働基準監督署へ届け出る必要はありませんが、就業規則に根拠の規定を置き、有給が足りない社員の扱いまで協定に書いておく必要があります。

年末年始や夏季に会社全体で休む日を有給に充てる会社では、11月中に協定を結び、社員へ周知しておくと12月に慌てずに済みます。この記事では、そのまま書き換えて使える協定書のひな形を、一斉付与（年末年始）・班別付与（夏季）・個人別付与の3種類で用意しました。

この記事で分かること

• 計画年休の「5日ルール」と、付与方式3種類の選び方
• 労使協定書のひな形（年末年始の一斉付与・夏季の班別付与・個人別付与）
• 協定の欄ごとの書き方と、就業規則の規定例
• 入社1年未満など、有給が足りない社員の扱い
• 年5日の取得義務に計画年休がどう数えられるか
• AIで協定書と社内周知文を下書きするプロンプト

計画年休とは｜「5日を超える部分」だけを会社が決められる

年次有給休暇は、本来は社員が請求した日に与えるものです（39条5項）。計画年休はその例外で、労働者の過半数で組織する労働組合、それがなければ労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）との書面の協定で取得日を決めておけば、その日に有給を充てられます。

ただし、会社が決められるのは各社員が持っている有給のうち5日を超える部分だけです。5日は本人が自由に使える日として残さなければなりません。厚生労働省の解説では、前年度からの繰越分がある場合は、繰越分を含めた日数から5日を引いた日数が対象になるとされています。

なお、計画年休の協定は36協定と違い、労働基準監督署への届出は不要です（厚生労働省「年次有給休暇の計画的付与制度 導入に必要な手続き」）。届出が要らないぶん、締結したまま保管場所が分からなくなる事務所も少なくありません。協定書は就業規則と一緒に綴じておくのが安全です。

付与方式は3種類｜一斉・班別（交替制）・個人別の選び方

厚生労働省は付与の方式を3つに分けて示しています。会社の業態で、どれを使うかがほぼ決まります。

実務で多いのは、年末年始やお盆の休業日の前後に1〜3日を足して連休にする一斉付与です。顧客対応を止められない事務所や店舗では、班別か個人別を選びます。方式を組み合わせて、「年末年始は一斉、夏季は班別」とする協定も作れます。

計画年休の労使協定書ひな形（コピペ用）

以下は厚生労働省の協定例の構成に沿って作った作例です。【 】の部分を自社の内容に書き換えてください。日付は2026年度（2026年12月〜2027年8月）の暦で曜日を確認済みです。

ひな形1：一斉付与・年末年始版

就業規則で12月29日〜1月3日を休日としている会社が、その前後の平日3日を計画年休にして9連休にする例です。

年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定

【株式会社○○】（以下「会社」という。）と【従業員代表 ○○○○】は、就業規則第【○】条第【○】項の規定に基づき、年次有給休暇の計画的付与に関し、次のとおり協定する。

（対象者）
第1条　本協定の対象者は、会社に勤務する全従業員とする。ただし、次の者は対象から除く。
　(1) 計画的付与日までに育児休業、産前産後休業又は介護休業に入ることが明らかな者
　(2) 計画的付与日までに退職することが明らかな者
　(3) その他、【長期の休職中の者】

（付与日）
第2条　対象者が有する【2026】年度の年次有給休暇のうち3日分については、次の日に与えるものとする。
　2026年12月28日（月）
　2027年1月4日（月）
　2027年1月5日（火）

（年次有給休暇が不足する者の扱い）
第3条　前条の付与日において、年次有給休暇の日数（前年度からの繰越分を含む。）から5日を差し引いた日数が3日に満たない者については、その不足する日数の限度で、前条に掲げる日に特別有給休暇を与える。

（付与日の変更）
第4条　業務上やむを得ない事由により前条の付与日に出勤を命じる必要が生じたときは、会社は従業員代表と協議の上、第2条の付与日を変更することができる。

（有効期間）
第5条　本協定の有効期間は、【2026年12月1日】から【2027年3月31日】までとする。

【2026】年【11】月【○】日

【株式会社○○】　代表取締役　【○○○○】　印
従業員代表　【○○○○】　印

うまくいかない例：第3条を書かずに「全員有給で休み」とだけ決める。入社半年未満で有給がない社員や、残りが少ない社員について、休みが欠勤扱いになるのか給与が出るのか分からなくなります。直し方：不足する日は「特別有給休暇」にするか「休業手当を払う」かを協定で決めておきます（詳しくは後述）。

ひな形2：班別（交替制）付与・夏季版

店舗や窓口を閉められない会社が、2班に分けてお盆の時期に交替で休む例です。2027年8月11日（水）は山の日です。

年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定

【株式会社○○】と【従業員代表 ○○○○】は、就業規則第【○】条第【○】項の規定に基づき、年次有給休暇の計画的付与に関し、次のとおり協定する。

（対象者）
第1条　本協定の対象者は、【○○店・○○課】に勤務する従業員とする。ただし、計画的付与日までに育児休業、産前産後休業若しくは介護休業に入ること又は退職することが明らかな者を除く。

（班分け）
第2条　各課において、所属の従業員をA班とB班の2班に分ける。班分けは、各課の業務量を考慮して【各課長】が調整し、【2027年7月15日】までに本人へ通知する。

（付与日）
第3条　対象者が有する【2027】年度の年次有給休暇のうち2日分については、班ごとに次の日に与えるものとする。
　A班：2027年8月12日（木）、8月13日（金）
　B班：2027年8月16日（月）、8月17日（火）

（年次有給休暇が不足する者の扱い）
第4条　前条の付与日において、年次有給休暇の日数から5日を差し引いた日数が2日に満たない者については、その不足する日数の限度で、前条に掲げる日に特別有給休暇を与える。

（付与日の変更）
第5条　業務上やむを得ない事由により付与日を変更する必要が生じたときは、会社は従業員代表と協議の上、変更することができる。

【2027】年【6】月【○】日

【株式会社○○】　代表取締役　【○○○○】　印
従業員代表　【○○○○】　印

うまくいかない例：協定には「夏季に2日」とだけ書き、日付は後から上司が口頭で決める。協定で日が特定されていないと、計画年休として与えたことの説明がつきにくくなります。直し方：班別でも、班ごとの具体的な日付を協定に書きます。班分けの方法と通知の期限もあわせて書きます。

ひな形3：個人別付与（計画表方式）の条文

一人ずつ日を決める場合は、協定には日付ではなく「計画表をいつ・どう作るか」を書きます。対象者・不足者・変更の条文はひな形1と同じ形で使えます。

（付与日数）
第2条　対象者が有する【2026】年度の年次有給休暇のうち、5日を超える部分の【3日】分については、個人別に付与日を定めて与えるものとする。

（計画表の作成）
第3条　付与日は、【4月〜9月】と【10月〜翌年3月】の2期に分け、各期の初日の1か月前までに会社が従業員の希望を聴いた上で決定し、各期の初日の2週間前までに年次有給休暇付与計画表により本人に通知する。

うまくいかない例：計画表を作ったものの、本人の希望を聴かずに会社の都合だけで日を埋める。法律上の手続きではありませんが、繁忙期に重なって結局出勤させる、という形骸化が起きやすくなります。直し方：希望を聴く期限と、計画表を通知する期限を分けて書き、期ごとに回します。

労使協定の書き方｜欄別の記載例と注意点

厚生労働省は、協定で定める事項として「対象者」「対象となる日数」「付与の具体的な方法」「年休が少ない者の扱い」「付与日を変更する場合の手続き」を挙げています。欄ごとの注意点は次のとおりです。

過半数代表者の選び方は、36協定や変形労働時間制の協定と共通です。選出の記録（いつ、どの方法で選んだか）を協定書と一緒に残しておくと、後で確認を求められたときに困りません。36協定の手続きは36協定届の書き方と記載例でまとめています。

就業規則の規定例｜協定より先に根拠を置く

休暇は就業規則に必ず書く事項です（労働基準法89条1号）。厚生労働省の手続き案内でも、計画的付与を行うには就業規則に定めることが必要とされています。年次有給休暇の条文に、次の項を足すのが一般的です。

第○条（年次有給休暇）
（第1項・第2項　付与日数の規定は省略）
3　年次有給休暇は、従業員があらかじめ請求する時季に取得させる。ただし、従業員が請求した時季に年次有給休暇を取得させることが事業の正常な運営を妨げる場合は、他の時季に取得させることがある。
4　前項の規定にかかわらず、従業員代表との書面による協定により、各従業員の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。
5　第1項又は第2項の年次有給休暇が10日以上与えられた従業員に対しては、付与日から1年以内に、当該従業員の有する年次有給休暇日数のうち5日について、会社が従業員の意見を聴取し、その意見を尊重した上で、あらかじめ時季を指定して取得させる。ただし、従業員が第3項又は第4項の規定による年次有給休暇を取得した場合においては、当該取得した日数分を5日から控除するものとする。

常時10人以上の会社は、就業規則を変えたら過半数代表者などの意見を聴き、労働基準監督署へ届け出ます（89条・90条）。協定書は届出不要でも、就業規則の変更は届出が要るという違いに注意してください。就業規則の条文をAIで点検する手順は就業規則・社内規程のドラフトとチェックをAIでで紹介しています。

有給が足りない社員の扱い｜入社1年未満・パート

一斉付与で全員を休ませると、必ず「5日を超える有給がない人」が出ます。有給は入社6か月経過後に初めて付与されるため（39条1項）、秋以降に入社した人は年末年始の時点で有給がありません。週の所定労働日数が少ないパートも、比例付与で日数が少なくなります。

厚生労働省は、こうした人について次のどちらかの措置をとるよう示しています。

• 特別有給休暇とする：不足する日を、会社独自の有給の休暇として給与を払う。ひな形1・2の書き方です
• 休業手当を支払う：会社都合の休業として、平均賃金の60％以上を払う（労働基準法26条）

実務では、給与計算が単純で社員の不満も出にくい特別有給休暇を選ぶ会社が多いと感じます。休業手当にする場合は、対象者に事前に金額の目安を伝えておかないと、1月の給与明細を見て問い合わせが来ます。

年5日の取得義務との関係｜計画年休は5日に数えられる

有給が年10日以上付与される社員には、付与日（基準日）から1年以内に5日を取らせる義務があります（39条7項）。違反すると30万円以下の罰金の対象です（120条1号）。

計画年休で与えた日数は、この5日に数えられます。39条8項は、計画的付与で与えた日数分（5日を超える場合は5日）は、会社が時季を指定しなくてよいと定めています。たとえば年末年始に3日の計画年休を入れた会社では、本人がそれ以外に1日も取らなかった場合でも、会社が時季を指定するのは残り2日で足ります。

注意したいのは、基準日が社員ごとに違う会社です。年5日は一人ひとりの基準日から1年で数えるため、12月の計画年休がどの社員のどの年度に入るのかを管理簿で確認する必要があります。管理簿のつけ方と年5日のチェック方法は年次有給休暇管理簿テンプレート（Excel・年5日チェックつき）で解説しています。

計画年休の協定でよくある失敗と直し方

• 5日を残さず全部計画年休にする：有給10日の人に7日分を充てると、5日を超える部分（5日）を超えます。対象日数は、有給がいちばん少ない層に合わせて決めます。
• 就業規則に根拠がないまま協定だけ結ぶ：就業規則の休暇の条文に計画的付与の項を追加し、10人以上なら変更届を出します。
• もともとの休日に有給を充てる：就業規則で休日と決めている12月29日〜1月3日に有給は使えません。休日の前後の労働日に充てます。
• 代表者を会社が指名する：総務部長などを会社が決めて署名させると、過半数代表者の選び方の要件を満たしません。
• 周知が12月になる：年末に出す休業のお知らせと同じ時期では遅く、予定を立てられません。協定は11月中に結び、社内周知も同時に出します。社外向けの休業案内は年末年始休業のお知らせ例文を使うと日付を揃えやすくなります。

AIで協定書と社内周知文を下書きするプロンプト

協定書は、ひな形があれば日付と対象者を差し替えるだけですが、社内周知文や対象者の洗い出しは毎年手間がかかります。ChatGPTなどの汎用AIでも下書きはできます。AIに入力するのは日付や件数だけにし、社員の氏名や有給の残日数を個人が分かる形で入れないでください。

プロンプト1：協定書を自社用に書き換える

あなたは労務担当者です。次の条件で「年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定」の下書きを作ってください。

・会社名：【株式会社○○】
・方式：【一斉付与】
・対象年度：【2026年度】
・計画年休の日：【2026年12月28日（月）、2027年1月4日（月）、1月5日（火）】（曜日は確認済み）
・対象から除く人：育児休業・産前産後休業に入る予定の人、退職予定の人
・有給が足りない人：不足日数を特別有給休暇とする
・付与日の変更：従業員代表と協議の上で変更できる

条件：
・労働基準法39条6項の「5日を超える部分」に限ることを本文に入れる
・条文番号を振る
・最後に、私が確認すべき点を3つ箇条書きで挙げる

うまくいかない例：「計画年休の協定書を作って」とだけ頼む。日付や不足者の扱いが空欄のまま、もっともらしい一般論の条文が返ってきます。直し方：日付・方式・不足者の扱いを条件として渡し、曜日は自分で確認したものを書きます。

プロンプト2：社員向けの周知文を作る

次の協定内容をもとに、全社員向けの社内周知メールを作ってください。

【協定書の本文を貼り付け】

条件：
・件名に「年末年始の計画年休」と日付を入れる
・「この3日は有給休暇を使う日になる」ことを最初に書く
・有給が足りない人は特別有給休暇になり、給与は減らないことを書く
・自分の残日数の確認方法：【勤怠システムの画面名】
・問い合わせ先：【総務部 担当者名】
・400字以内、です・ます調

うまくいかない例：協定書の条文をそのまま貼って周知する。社員には「自分の有給が何日減るのか」が伝わりません。直し方：AIに「社員が知りたいのは何日減るか・給与はどうなるか」と目的を伝えて書き直させます。

プロンプト3：有給が足りない人を洗い出す

次の表は社員番号ごとの、12月28日時点の年次有給休暇の残日数（繰越含む）です。計画年休は3日です。

【社員番号, 残日数 の表を貼り付け】

各社員について、
・計画年休に充てられる日数（残日数−5、0未満は0、上限3）
・特別有給休暇になる日数（3−充てられる日数）
を表にしてください。計算式も示してください。

うまくいかない例：残日数の表を渡さずに「足りない人を教えて」と聞く。AIは社内のデータを持っていないので、推測で答えてしまいます。直し方：表を渡し、計算式を出させて、数件を手で検算します。

汎用AIでも定型の文書は十分に下書きできます。士業AIは、社労士事務所や会社の総務・人事の文書づくりを前提にした日本語AIで、e-Gov法令の条文を確かめながら協定書や社内周知の下書きを進められるようにしています。事務所スタッフや総務担当の方の使い方はスタッフ・総務担当向けの士業AIで紹介しています。顧問先からの労務の質問への返信文は労務の問い合わせ回答テンプレ集も参考になります。

計画年休の労使協定でよくある質問

計画年休の協定は労働基準監督署に届け出る必要がありますか？

届出は不要です。ただし、就業規則に計画的付与の規定を追加した場合、常時10人以上の会社は就業規則の変更届が必要です。

計画年休の日に、社員が「その日は出勤したい」と言ったら？

協定で決めた日は、社員の希望で個別に動かす前提になっていません。どうしても調整が必要な場合に備えて、協定に変更の手続きを書いておき、その手続きに沿って変更します。個別の事情の判断に迷うときは、所轄の労働基準監督署に確認してください。

パートやアルバイトも対象にできますか？

できます。ただし比例付与で有給が少ない人は「5日を超える部分」がないことが多いため、不足分を特別有給休暇にするか、対象から外すかを協定で決めておきます。

計画年休は年5日の取得義務に数えてよいですか？

数えられます。計画年休で与えた日数分（5日を超える場合は5日）は、会社が時季を指定する必要がありません（39条8項）。

労使協定の様式は決まっていますか？

決まった様式はありません。厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトに協定例が掲載されているので、この記事のひな形とあわせて自社の内容に書き換えてください。労務の書式全般は労務書式テンプレート無料まとめにまとめています。

まとめ｜11月中に協定・就業規則・周知をそろえる

計画年休の協定で押さえるのは、①対象は各人の有給のうち5日を超える部分だけ、②付与日は具体的に書く、③有給が足りない人の扱いを決める、の3点です。協定書は届出不要ですが、就業規則に根拠を置き、年5日の管理簿と照らしてから社内へ周知します。年末年始に計画年休を入れるなら、11月中に締結と周知まで終わらせておくと12月の業務に響きません。

参考文献

• 労働基準法（e-Gov法令検索）：第26条、第39条第5項〜第8項、第89条、第90条、第120条
• 労働基準法施行規則（e-Gov法令検索）：第6条の2
• 厚生労働省 働き方・休み方改善ポータルサイト「年次有給休暇の計画的付与制度とは」
• 厚生労働省 働き方・休み方改善ポータルサイト「導入に必要な手続き」
• 厚生労働省 働き方改革特設サイト「年次有給休暇の時季指定」