年次有給休暇管理簿テンプレート無料5種｜Excel自動計算・年5日チェックつき

年次有給休暇管理簿（有給管理表）のテンプレートを5種類、Excel・PDFの2形式で無料配布しています。会員登録は不要です。1人1枚の個人別から、全従業員の年5日の達成状況を並べる一覧、半日・時間単位の取得つき、計画的付与と会社の時季指定の記録、年度末に使う月別の年間一覧までそろえました。Excel版は残日数・取得累計・年5日の達成判定を数式で自動計算します。

結論から言うと、年次有給休暇管理簿に決まった様式はありません。ただし時季（取得した日付）・日数・基準日の3つを労働者ごとに書き、その期間中と満了後3年間保存することが義務づけられています（労働基準法施行規則24条の7）。あわせて、法定の付与日数が10日以上の人には年5日を確実に取得させる必要があります（労働基準法39条7項）。

この記事で分かること

• 用途別に選べる年次有給休暇管理簿テンプレート5種類（Excel・PDF）
• 管理簿に必ず書く3項目と、保存期間・保存の起算日
• 付与日数の表（通常の労働者・パートの比例付与）と、基準日の決め方
• 年5日の時季指定義務で「数えられる休暇・数えられない休暇」の線引き
• 半日単位・時間単位・計画的付与のケース別の注意点
• AIで管理簿をチェックするときのプロンプト例

年次有給休暇管理簿テンプレート無料ダウンロード（5種類）

ふだんの記録は01の個人別、年5日の進捗を全社で見るなら02の一覧、という組み合わせが実務では扱いやすい形です。Excel版は「記入例」シートで完成形を確認でき、空欄のシートに入力すると残日数と年5日の判定が自動で出ます。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿など、労務のほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

年次有給休暇管理簿とは｜作成と保存の義務

年次有給休暇管理簿は、働き方改革関連法にあわせて2019年4月から作成が義務づけられた書類です。条文は労働基準法施行規則24条の7で、「時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類」と定めています。様式の指定はないため、自社のExcelでかまいません。

作成の対象は、年次有給休暇を与えたすべての労働者です。年5日の時季指定義務が「10日以上付与される人」に限られるのとは範囲が違うため、パート・アルバイトで付与日数が10日未満の人も管理簿には記録します。

保存期間は、当該有給休暇を与えた期間中と、その期間の満了後3年間です。条文の本則は5年ですが、施行規則71条の経過措置で「当分の間は3年」とされています。年次有給休暇管理簿は、労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製することもできます（同規則55条の2）。必要なときにいつでも出力できるようにしたうえで、システム上で管理する方法も差し支えないと厚生労働省は示しています。

付与日数の表（通常の労働者・比例付与）

付与日数は、雇入れの日から6か月間の継続勤務と全労働日の8割以上の出勤で最初の10日が発生し、以後1年ごとに増えます（労働基準法39条1項・2項）。週の所定労働時間が30時間未満で、かつ週の所定労働日数が4日以下（または年間216日以下）の人は、日数に応じた比例付与になります（施行規則24条の3）。

太字の欄に達すると付与日数が10日になり、その人も年5日の時季指定義務の対象になります。週4日勤務なら3年6か月、週3日勤務なら5年6か月が分かれ目です。パートの勤続年数を追えていない事業所ほど、この2か所を見落とします。02のテンプレートは、勤続年数と週所定労働日数を入れるとこの表を引いて付与日数を出す数式が入っています。

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  02全従業員一覧（付与日数を自動判定・年5日チェック）

  継続勤務年数と週所定労働日数から付与日数を自動で出し、年5日の義務の対象者と達成状況をまとめて確認できます。

  • 全社一覧
  • 年5日
  • 比例付与

  Excel18KBPDF148KB

基準日の決め方と、前倒し付与のときの扱い

基準日は、雇入れの日から6か月経過した日が原則です。入社日がばらばらだと管理が煩雑になるため、4月1日などに統一して前倒しで付与する会社も多くあります。この場合、10労働日以上を与えた日が「第一基準日」となり、その日から1年以内に5日を取得させます（施行規則24条の5第1項）。

前倒しで1年以内にもう一度10日以上を付与するときは、第一基準日から第二基準日の1年後までを「履行期間」とし、その月数を12で割って5を掛けた日数を履行期間中に取得させる方法も認められています（同条2項）。この場合、管理簿には基準日を2つとも書きます。

年5日の時季指定義務｜数えられる休暇と数えられない休暇

2019年4月から、法定の年次有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者について、使用者は年5日の時季を指定して取得させる義務を負います（労働基準法39条7項）。管理監督者も有期雇用の人も対象です。ただし、本人が自分で請求して取得した日数と、計画的付与で取得した日数は5日から差し引かれ、合計が5日に達した時点で会社からの時季指定は不要であり、することもできません（39条8項）。

10日以上かどうかの判定でも、繰越分は含めません。当年度に付与される法定の日数が10日未満なら、繰越を足して10日以上になっても義務の対象外です（同Q4）。「取得日数は繰越分も数えるのに、10日以上の判定では繰越分を数えない」という非対称が、いちばん間違えやすいところです。

会社が時季を指定するときは、あらかじめ本人にその旨を伝えたうえで時季について意見を聴き、聴いた意見を尊重するよう努めます（施行規則24条の6）。また、時季指定を行うなら、対象者の範囲と方法を就業規則に記載しておく必要があります（労働基準法89条。休暇は絶対的必要記載事項です）。規程の整備は就業規則・社内規程のドラフトとチェックをAIで進める手順もあわせて確認してください。

罰則

年5日を取得させなかった場合は30万円以下の罰金（労働基準法120条）、時季指定を行うのに就業規則へ記載していない場合も同じく30万円以下の罰金です。労働者の請求する時季に年休を与えなかった場合は、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金（同法119条）とされています。罰則は対象となる労働者1人につき1罪として扱われます。

ケース別の書き方

半日単位・時間単位の年休がある場合

半日単位の年休は、労働者が希望して時季を指定し、使用者が同意した場合に、1日単位の取得を妨げない範囲で与えることができます。労使協定は不要です。管理簿には0.5日として記録します。

時間単位年休は労使協定が必要で、与えられるのは年5日分までです。前年度からの繰越がある場合も、繰越分を含めて5日分以内になります。1日分が何時間にあたるかは所定労働時間数を基に定め、1時間に満たない端数は時間単位に切り上げます（1日7時間30分なら8時間）。03のテンプレートは1日＝8時間で残りを計算しているので、所定労働時間が違う場合は数式の8を直してください。

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  03半日・時間単位の取得つき

  全日・半日・時間単位の取得を1枚で管理。残りを「◯日◯時間」で自動計算し、時間単位の年5日分（40時間）の上限も追えます。

  • 半日年休
  • 時間単位年休
  • 自動計算

  Excel17KBPDF144KB

計画的付与を導入している場合

計画的付与（計画年休）は、労使協定で定めた日に年休を与える仕組みです（労働基準法39条6項）。対象にできるのは付与日数から5日を除いた残りで、本人が自由に使える分を最低5日残す必要があります。夏季・年末年始に一斉付与して大型連休にする方法、班別に交替で取る方法、個人別に計画表を作る方法などがあります。

計画的付与で取得した日数は年5日から差し引けるため、3日を一斉付与にしておけば、会社が個別に指定する日数は残り2日で済みます。04のテンプレートは、本人請求・計画的付与・会社の時季指定を区分して記録し、意見聴取の日付まで残せる形にしています。

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  04計画的付与・会社の時季指定つき

  本人請求・計画的付与・会社の時季指定を区分して記録。意見聴取の日付まで残せるので、年5日の義務の履行を証明できます。

  • 計画年休
  • 時季指定
  • 意見聴取

  Excel16KBPDF80KB

退職者・育児休業や介護休業から復帰した人

退職する人でも、在籍中の期間について年5日の義務はなくなりません。期間の途中で退職する場合の取扱いは個別性が高いため、労働基準監督署や社会保険労務士に確認してください。育児休業・介護休業や産前産後休業、業務上の負傷・疾病による療養で休んだ期間は、出勤率の計算では出勤したものとみなします（労働基準法39条10項）。復帰した人の付与日数を減らす誤りが起きやすい部分です。制度そのものの改正点は育児・介護休業法の改正対応で整理しています。

よくある間違いとトラブル

• 管理簿を作っていない：年休を与えたら作成義務が生じます。賃金台帳に取得日数の欄を足して兼ねる方法でも構いません（施行規則55条の2）。
• 「取得日数」しか書いていない：時季（日付）と基準日が抜けると要件を満たしません。日付の欄がない集計表だけでの管理は避けてください。
• 時間単位年休を5日に数えている：合計40時間取得しても年5日の義務は果たせません。全日・半日だけで5日を確保します。
• 繰越分を足して10日以上だから対象者に入れている：当年度の法定付与が10日未満なら対象外です。逆に、週3日勤務で勤続5年6か月の人が10日付与で対象に入ることを見落としがちです。
• 繰越を2年より前の分まで残している：年休の請求権の時効は2年で、前年度の未消化分は翌年度までしか繰り越せません（労働基準法115条）。残日数が40日を超えているなら計算を見直します。
• 期限ぎりぎりに残りをまとめて指定する：基準日から1年の終盤に5日分を押し込むと、業務が回らずに未消化のまま期間が終わる事故が起きます。半年経過時点で進捗を確認し、02や05の一覧で未達の人を洗い出しておくのが安全です。
• 年休の取得を欠勤扱いにして精皆勤手当を減らす：不利益取扱いにあたるため、賞与や手当の算定でも取得日を欠勤に準じて扱わないようにします。

AIで管理簿を下書き・チェックする方法

年次有給休暇の管理は、数字より「どの休暇が5日に数えられるか」の判断で迷います。次のプロンプトはそのままコピーして使えます。

あなたは日本の労務管理の実務担当者です。以下の従業員について、
労働基準法39条7項の「年5日の時季指定義務」の対象かどうかと、
残りあと何日を取得させる必要があるかを判定してください。

【基準日】2026年4月1日
【週所定労働日数】3日（週所定労働時間 20時間）
【基準日時点の継続勤務年数】5年6か月
【前年度からの繰越】4日
【取得済み】全日2日、半日1回、時間単位6時間

判定の根拠として、参照した条文・通達の名称と条番号を必ず添えてください。
判断が分かれる論点があれば「要確認」として明示してください。

うまくいかない例と直し方：「この人は年5日の対象ですか？」とだけ聞くと、AIは週所定労働日数を勝手に5日と仮定して答えます。週所定労働日数・継続勤務年数・繰越の有無・取得の内訳（全日／半日／時間単位）の4点を必ず渡してください。この4点があれば、比例付与の判定と時間単位の除外まで筋の通った答えが返ります。

次の年次有給休暇管理簿（CSV）を点検してください。
列は 日付, 区分, 付与日数, 取得日数, 残日数 です。

1. 残日数の計算が合っているか（前行の残＋付与−取得）
2. 基準日から1年以内に全日・半日で5日以上取得しているか
   （時間単位の取得は5日に数えない）
3. 時季・日数・基準日のうち欠けている記載がないか

誤りは「行番号・誤りの内容・正しい値」の表で出し、
判断できない箇所は推測せず「要確認」と書いてください。

【CSV】
（ここに管理簿をコピー）

うまくいかない例と直し方：チェック結果を文章で書かせると、直すべき行が埋もれます。出力形式を「行番号・誤りの内容・正しい値」の表に固定すると、そのままExcelに戻せます。「推測せず要確認と書く」の一文も外さないでください。

【従業員名】〇〇 〇〇 さん宛に、年次有給休暇の時季指定の意見聴取メールを書いてください。

・基準日 2026年4月1日、期限 2027年3月31日
・現在の取得 2日、あと3日の取得が必要
・繁忙期は12月と3月
・希望日を3つ挙げてもらい、返信期限は2週間後

条件：本文300字以内、命令口調にしない、
取得は権利であって義務づけではないことが伝わる書き方にする。

うまくいかない例と直し方：条件を付けずに書かせると「〇月〇日に取得してください」という通知文になり、意見聴取（施行規則24条の6）の趣旨から外れます。「希望日を挙げてもらう」「返信期限」を条件に入れると、意見聴取の記録として残せる文面になります。顧問先からの問い合わせ対応をまとめて効率化したい場合は、労務の問い合わせ回答テンプレート集が参考になります。

汎用のAIはここまでできますが、条文の条番号や通達の射程は誤りが混ざります。士業AIは日本の法令・通達を参照して回答し、根拠を示しながら実務に沿った下書きを返すため、管理簿の点検や顧問先への説明文の作成に使えます。法改正の動きは2026年の労働基準法改正の状況もあわせて確認してください。

まとめ

年次有給休暇管理簿は、時季・日数・基準日の3つを労働者ごとに残し、期間の満了後3年間保存するのが最低ラインです。年5日の義務は、法定付与が10日以上の人が対象で、全日・半日と計画的付与は数えられ、時間単位年休は数えられません。付与日数は勤続年数と週所定労働日数で決まり、週4日は3年6か月、週3日は5年6か月で10日に達します。

テンプレートのExcel版は、残日数と年5日の達成判定まで自動で出ます。まず01で1人分を作り、全社の進捗は02か05で半年ごとに確認する運用が続けやすい形です。

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。制度は改正されることがあり、個別の事情によって取扱いが変わります。判断に迷う場合は最新の公式情報を確認し、個別の事情は社会保険労務士などの専門家へご相談ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第39条・第89条・第115条・第119条・第120条）
• e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」（第24条の3〜第24条の7・第55条の2・第71条）
• 厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
• 厚生労働省「時間単位の年次有給休暇制度を導入しましょう」
• 厚生労働省「労使協定により年次有給休暇を時間単位で付与することができるようになります」
• 厚生労働省 働き方改革特設サイト「年次有給休暇の時季指定」