出勤簿テンプレート無料6種｜Excel自動計算・残業深夜の集計つき【2026年】

出勤簿のテンプレートを6種類、Excel・PDFの2形式で無料配布しています。会員登録は不要です。出勤・退勤・休憩を入れるだけの月間出勤簿から、タイムカード形式、残業・深夜・休日労働の集計つき、シフト制、テレワーク（中抜け時間つき）、1年分を月別にまとめる年間集計表まであります。Excel版は労働時間と残業を数式で自動計算します。

書き方の結論は3つです。始業・終業の時刻は1分単位の実績で書くこと（日ごとの15分未満の切り捨ては違法になります）。残業は「1日8時間」と「週40時間」の両方で数えること。そして出勤簿は、完結の日（賃金の支払期日のほうが遅ければ支払期日）から3年間保存することです。

この記事で分かること

• 用途別に選べる出勤簿テンプレート6種類（Excel・PDF）
• 出勤簿の作成・保存の義務（労働基準法109条・厚生労働省のガイドライン）
• 記載項目と、欄ごとの書き方・注意点
• 残業・深夜・休日労働の数え方と、Excelの計算式
• シフト制・テレワーク・管理職など、ケース別の注意点
• AIで出勤簿をチェックするときのプロンプト例

出勤簿テンプレート無料ダウンロード（6種類）

毎日の時刻を記録するなら01か02、割増賃金の計算まで見据えるなら03を目安に選んでください。Excel版は「記入例」シートで完成形を確認でき、空欄のシートに入力すると労働時間・残業・合計が自動で計算されます。

01〜05の曜日の列は、記入例と同じ2026年10月の並びで印字しています。ほかの月に使うときは、Excel版で曜日の列を書き換えてください。賃金台帳・労働条件通知書など、ほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。

出勤簿とは｜作成と保存の義務

出勤簿は、従業員が日々何時から何時まで働いたかを記録する帳簿です。労働者名簿や賃金台帳と違って法律で決まった様式はありませんが、記録そのものは使用者の義務です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することを求めています。

確認の方法は、原則として「使用者が自ら現認する」か「タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎にする」かのどちらかです。本人の自己申告に頼る場合は、実態と合っているかの調査や、申告の上限を設けないことなどの措置が必要とされています。

出勤簿やタイムカードは、109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に当たります（厚生労働省リーフレット「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」）。たとえば10月31日締め・11月25日払いの会社なら、10月分の出勤簿は支払期日の2026年11月25日から3年間、つまり2029年11月25日まで保存します。2020年の改正で本則は5年に延びており、「当分の間3年」の経過措置が見直されれば期間が変わる点にも注意してください。

出勤簿の書き方｜記載項目と必須・任意

様式は自由ですが、賃金台帳には労働日数・労働時間数・時間外・休日・深夜の労働時間数を書く義務があり（施行規則54条）、その元になるのが出勤簿です。テンプレートは次の項目をそろえています。

始業・終業時刻は1分単位で書く

厚生労働省のリーフレット「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」は、1日ごとに15分未満などを一律に切り捨てて賃金を払わないことを労働基準法違反としています。認められている端数処理は、1か月の時間外・休日・深夜それぞれの合計について、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる方法です。

始業前の着替えや朝礼の準備を指示しているなら、その時間も労働時間です（ガイドライン 3）。02の記入例では、上長の指示で8:30から朝礼準備をした日を、打刻どおり実働に含めています。

労働時間と残業の計算式

Excel版は、時刻をExcelの時刻（1日＝1）として入れ、次の式で計算しています。退勤が出勤より前なら日付をまたいだとみなすため、夜勤でもマイナスになりません。

労働時間：=IF(OR(出勤="",退勤=""),"",ROUND((MOD(退勤-出勤,1)-N(休憩))*1440,0)/1440)
残業　　：=IF(労働時間="","",MAX(0,労働時間-480/1440))
表示形式：[h]:mm;;（24時間を超える合計も表示し、0は空欄にする）

合計欄の表示形式を「h:mm」にすると、24時間を超えた分が消えて「165:10」が「21:10」と表示されます。自作の出勤簿で合計がおかしいときは、まず表示形式を確認してください。

残業・深夜・休日労働の数え方（ケース別）

1日8時間・週40時間の両方で数える

法定労働時間は1日8時間・1週40時間です（労働基準法32条）。テンプレートの残業欄は1日8時間を超えた部分を自動で出しますが、週40時間を超えた部分（平日8時間×5日に加えて土曜に出勤した日など）は式に入れていません。所定休日に出勤した週は、週の合計も確認してください。

所定労働時間が7時間30分の会社では、7時間30分から8時間までは「法定内残業」です。割増は法律上不要ですが、賃金の支払いは必要なので、就業規則の定めに沿って分けて集計します。割増率と計算手順は残業代の計算方法（算定基礎・割増率・端数処理）で詳しく解説しています。

深夜と時間外は重なる

22時から翌5時までの労働は深夜労働で、割増賃金の対象です（労働基準法37条4項）。03の記入例では、10月23日に15:00〜翌0:30（休憩1時間）働いた日の労働時間は8:30、時間外は0:30、深夜は22:00〜0:30の2:30です。時間外が深夜に及んだ部分は、時間外と深夜の割増を合わせて5割以上になります（施行規則20条）。

• 

  03残業・深夜・休日労働の集計つき

  時間外（8時間超）・深夜（22時〜翌5時）・法定休日の労働を別々に集計。賃金台帳への転記と割増賃金の計算に。

  • 残業代
  • 深夜
  • 休日労働

  Excel22KBPDF113KB

03の深夜欄は、休憩を深夜帯の外で取った前提で計算します。深夜帯に休憩を取った日は、深夜欄を手で直してください。

法定休日と所定休日を分ける

法定休日（週1回または4週4日。労働基準法35条）に働いた時間は「休日労働」で、時間外とは別に集計します。土曜・日曜が休みの会社でも、法定休日は通常どちらか1日です。03は区分に「法定休日」と入れた日の労働を休日労働に回し、時間外には数えない作りにしています。10月18日（日）の5時間がその例です。

シフト制・変形労働時間制

1か月単位の変形労働時間制（労働基準法32条の2）では、シフトで8時間を超える日を設けることができ、時間外になるのは「シフトで定めた時間を超えた部分」などです。1日8時間超で一律に数えると過大になるため、04のシフト制には残業欄を置かず、実働時間と深夜時間の集計にとどめています。残業は就業規則の定めに沿って別に集計してください。

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  04シフト制（早番・遅番）

  日ごとのシフト記号と実績の時刻を並べて記録。遅番の深夜時間も自動で集計。飲食・小売・介護などに。

  • シフト制
  • 早番・遅番
  • 深夜

  Excel20KBPDF123KB

テレワークの中抜け時間

厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」は、中抜け時間を把握する場合は休憩として扱って終業時刻を繰り下げるか時間単位の年休とし、把握しない場合は始業から終業までを（休憩を除き）労働時間とする扱いを示しています。どちらにするかは就業規則などで先に決めておきます。

05は中抜けを休憩として差し引く書式です。10月2日は子の送迎で16:00〜17:00に中抜けし、終業を19:00に繰り下げたので、労働時間は8:00のまま残業は付きません。

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  05テレワーク（在宅・中抜け時間つき）

  勤務場所（在宅・出社）と中抜け時間を記録。中抜けは休憩として労働時間から差し引き、残業も自動計算。

  • テレワーク
  • 在宅勤務
  • 中抜け

  Excel19KBPDF124KB

管理職・固定残業代でも記録は要る

管理監督者は労働時間・休日の規定の適用が除外されますが（労働基準法41条）、労働安全衛生法66条の8の3の「労働時間の状況の把握」は管理監督者も対象です。時間外・休日労働が月80時間を超えて疲労の蓄積が認められる人は、申出により医師の面接指導の対象になります（安衛則52条の2）。深夜の割増賃金は管理監督者にも支払う必要があるため（厚生労働省「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」）、深夜の時間数も残します。

固定残業代（定額の残業手当）を払っている会社も、実際の時間外の時間数が分からなければ超過分を精算できません。ガイドラインも、時間外手当の定額払いが適正な申告を妨げていないか確認するよう求めています。

よくある間違いと直し方

36協定の上限（原則は月45時間・年360時間。労働基準法36条4項）を超えていないかも、出勤簿の集計で確認します。協定届の書き方は36協定届の書き方とAI活用を参考にしてください。

AIで出勤簿をチェックする方法

出勤簿の点検は、ルールが決まっている割に見落としが起きやすい作業です。ExcelやCSVの内容を貼り付けて、AIに一次チェックをさせると確認の手間を減らせます。個人名は社員番号などに置き換えてから渡してください。

次の出勤簿（1か月分）をチェックしてください。
【日付・曜日・出勤・退勤・休憩の表を貼り付け】
前提：所定労働時間【9:00〜18:00・休憩1時間】、法定休日【日曜日】、週の起算日【日曜日】
確認観点：
1. 各日の労働時間・1日8時間超の時間外・22時〜翌5時の深夜時間の計算
2. 週40時間を超える時間外（1日8時間超の分と重複させない）
3. 労働時間が6時間超で休憩45分未満、8時間超で1時間未満の日
4. 法定休日の労働時間
結果は「日付／指摘／正しい値」の表と、月の合計（時間外・休日・深夜）で出してください。

うまくいかない例は、前提を書かずに「残業を計算して」と頼むことです。法定休日や週の起算日が分からないと、AIは土曜と日曜を同じ扱いにしがちです。前提を1行ずつ渡し、出力された合計はExcelの数式と突き合わせてください。

次の月別の時間外・休日労働の時間数を、36協定の内容と照らしてください。
【06年間集計表の月・時間外・休日労働の列を貼り付け】
36協定：延長の上限【月45時間・年360時間】、特別条項【あり／なし・月◯時間・年◯時間・回数◯回】
確認観点：月45時間超の月数、年間合計、時間外と休日労働の合計が月100時間未満か、2〜6か月平均で80時間以内か。
上限に近い月は「何時間余裕があるか」も出してください。

給与計算まで含めて検算するプロンプトは給与計算のチェックをAIで行うプロンプト集にまとめています。士業AIは社労士・経理の実務文書に合わせて調整したAIで、出勤簿の点検や就業規則の中抜け規定の下書きにも使えます。制度の最新動向は労働基準法改正2026の動向と企業の対応もあわせて確認してください。

まとめ

• 出勤簿テンプレートは6種類。Excel版は労働時間・残業・深夜・休日労働と合計を自動計算する
• 始業・終業は1分単位の実績で記録する。端数処理は月の合計についてだけ認められている
• 残業は1日8時間と週40時間の両方で数え、深夜・法定休日の労働は別に集計する
• 出勤簿は完結の日（支払期日が遅ければ支払期日）から3年間保存する（本則は5年）

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。保存期間の経過措置や労働時間の扱いは、今後の法改正で変わる可能性があります。変形労働時間制や固定残業代など個別の事情は、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家にご確認ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第32条・第34条〜第37条・第41条・第108条・第109条・第120条・附則第143条）
• e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」（第20条・第54条・第56条）
• e-Gov法令検索「労働安全衛生法」（第66条の8の3）
• e-Gov法令検索「労働安全衛生規則」（第52条の2・第52条の7の3）
• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
• 厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」（リーフレット）
• 厚生労働省「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」（リーフレット）
• 厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」
• 厚生労働省「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」（パンフレット）