在職証明書テンプレート無料5種｜退職証明書・英文・Word/PDF

在職証明書のテンプレートを、Word と PDF の2形式・5種類、無料で配布しています。会員登録は不要です。基本の在職証明書、勤務日・勤務時間まで書く在職証明書、労働基準法22条に沿った退職証明書、解雇理由証明書、英文の在職証明書（Certificate of Employment）をそろえました。Word 版はパソコンで入力して印刷、PDF 版は印刷して手書きで使えます。

書き方の結論は3つです。在職証明書には法律で決まった様式（フォーマット）がないので、提出先に指定の様式があればそれを優先し、なければ氏名・入社日・所属・雇用形態などを「〇年〇月〇日現在」の事実として書き、会社名と代表者印（または社印）で証明します。退職証明書は、退職者が請求した事項だけを書き、請求されていない事項は書いてはいけません（労働基準法22条3項）。解雇理由証明書は、就業規則の該当条項と、それに当たると判断した事実を具体的に書きます。

この記事で分かること

• 用途別に選べる在職証明書・退職証明書テンプレート5種類（Word・PDF）
• 賃貸審査・保育園・ローン・ビザ・転職先など、用途ごとに出す書類の早見表
• 在職証明書の必須記載事項と記入例、押印・社印の扱い
• 会社は在職証明書の発行を断れるか（退職証明書との義務の違い）
• 依頼する社員側・発行する総務側それぞれの流れと依頼メール例
• 英文在職証明書の記入例と、AIで下書き・チェックするときのプロンプト例

在職証明書・退職証明書テンプレート無料ダウンロード（Word・PDF／5種類）

在職中の社員から頼まれたら01か02、退職した人から頼まれたら03、解雇を予告した社員から理由を求められたら04を使います。ビザ申請など海外向けは05です。

配布ファイルは空欄で、プレビュー画像だけに記入例を入れています。証明書以外の書式は無料の書式テンプレート一覧からダウンロードできます。賃金台帳や出勤簿など労務の書式をまとめて探すなら、労務書式テンプレート無料まとめ（法定三帳簿ほか10書式）も使えます。

Word・PDF・Excelのどれを使うか

パソコンで入力するなら Word 版（.docx）、手書きで記入するなら PDF 版を印刷して使います。Word 版は会社名・所在地・代表者名をあらかじめ入れて自社のひな形として保存しておくと、次からは本人の欄と日付を書き換えるだけで発行できます。

Excel 版は用意していません。表で管理したいのは多くの場合「いつ・誰に・何の用途で発行したか」の記録なので、発行の記録は Excel の台帳で管理し、証明書そのものは Word 版で作る分担が扱いやすいはずです。

提出先にメールで PDF を送る場合は、押印した紙をスキャンするのか、電子データのままでよいのかを先に確認します。賃貸の管理会社や金融機関の中には、押印した原本の郵送や持参を求めるところもあります。

用途別の早見表｜賃貸・保育園・ローン・ビザ・転職先

「在職証明書を出してください」と言われても、提出先によって求める書類は違います。まず提出先に指定の様式があるかを確かめ、なければ次の表で選んでください。

賃貸の入居審査で見られる点

管理会社や保証会社が確かめたいのは、「今その会社で働いているか」「いつから働いているか」「収入はどのくらいか」の3点です。在職証明書は前の2点を証明する書類なので、年収や月給の欄は、提出先から求められたときだけ本人の了解を取って記入します。入社して間もなく源泉徴収票がない人は、在職証明書に加えて雇用契約書（労働条件通知書）の写しなどを求められることもあります。源泉徴収票の記載内容は源泉徴収票の書き方と欄別の記入例で確認できます。

保育園は自治体指定の就労証明書が優先

保育園の申込みや現況届では、在職証明書ではなく市区町村が配布する「就労証明書」を使います。国が標準的な様式を示し、原則としてそれを使う法令上の措置もとられているので、会社独自の在職証明書を出しても受け付けてもらえないのが通常です。詳しくは後述の「ケース別の注意点」で説明します。

ローン・ビザ・転職先は「指定様式があるか」を先に聞く

金融機関・大使館・転職先は、独自の様式や必須項目を持っていることがあります。社員から依頼を受けたら、まず「提出先から用紙や項目のリストを渡されていないか」を確かめると、作り直しが減ります。指定がなければ、ローンは01か02、ビザなど海外向けは05、退職後の転職先向けは03を使います。

在職証明書・退職証明書・解雇理由証明書の違い

3つの証明書は、法律上の位置づけがまったく違います。退職証明書と解雇理由証明書は労働基準法22条で交付が義務づけられていますが、在職証明書には法律上の定めがありません。

条文はe-Gov法令検索の労働基準法で確認できます。22条4項は、再就職を妨げる目的で第三者と連絡を取ることや、証明書に「秘密の記号」を書き込むことも禁じています。

なお、雇用保険の失業給付に使う「離職票」は、会社がハローワークに離職証明書を提出して交付されるもので、退職証明書とは別の書類です。離職票の欄ごとの書き方は離職票・離職証明書の記入例と離職理由の判断で解説しています。

会社は在職証明書の発行を断れるか

在職中の社員が求める在職証明書について、会社に交付を義務づける規定は労働基準法にありません。22条1項が定めているのは「退職の場合」の証明で、在職中の証明は条文の対象外です（e-Gov法令検索の労働基準法第22条）。そのため、在職証明書を発行しなかったことが、それだけで労働基準法違反になるとは言えません。

ただ、実務で断る場面はほとんどありません。賃貸・ローン・保育園の手続きは社員の生活に直結しており、事実を証明するだけの書類を理由なく拒めば、社員との信頼関係を損ねます。就業規則や社内規程で証明書の発行手続きを定めている会社は、その定めに従って対応します。断ってよいのは、「実際より高い年収で」「入社日を前にずらして」など、事実と違う内容を頼まれたときです。事実と異なる証明は会社の信用に関わるので、事実どおりにしか書けないと伝えます。

これに対し、退職した人から請求された退職証明書と、解雇を予告した社員から請求された解雇理由証明書は断れません。どちらも「遅滞なく」交付する義務があり、違反すると30万円以下の罰金の対象です（労働基準法120条1号）。

在職証明書の書き方｜記載事項と欄ごとのポイント

在職証明書は、会社が「この人は当社で働いている」と証明する書面です。様式は自由なので、提出先に指定の様式があればそれを使い、なければ次の項目をそろえます。

記入例（賃貸の入居審査に出す場合）

テンプレート01に記入すると、次のようになります。氏名や日付は例です。

• 

  01在職証明書（標準）

  賃貸の入居審査・ローン・各種手続きに出す基本の在職証明書。氏名・入社日・所属・職名と会社の証明欄。

  • 在職証明
  • 標準
  • 1枚

  Word11KBPDF49KB

「いつ現在」の在職かを明記する

在職証明書は、証明した日の時点の事実しか保証しません。証明文に「2026年9月15日現在」のように基準日を入れ、発行日と揃えておきます。提出先から「発行後3か月以内」などの期限を指定されることも多いので、古い証明書を使い回さないよう本人に伝えておきます。

書く項目は最小限にする

在職証明書には労基法22条3項のような制限はありませんが、住所・賃金などは個人情報です。提出先が求める項目だけを書き、賃金を書くときは本人に確認してからにします。テンプレート01は備考欄を空けてあるので、提出先から指定された事項はそこに書き足してください。

発行者の押印・社印の扱い

在職証明書への押印は、法律で求められているものではありません。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」も、契約について、書面への押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないと整理しています。とはいえ在職証明書は「会社が証明した」ことを提出先に示す書類なので、実務では押印を求められることが多く、押さずに出すなら受け付けてもらえるかを提出先に確かめます。

押す印は、代表者印（法務局に届け出た会社の実印）か、角印（社印）です。どちらを求めるかは提出先次第なので、指定がなければ「証明書類は角印」のように社内で決めたルールに従います。担当者の個人印や部署印だけで出すと、誰が証明したのかがあいまいになるので避けます。保育園の就労証明書も押印の要否は自治体ごとに違い、こども家庭庁が押印を必須としている市町村の一覧を公表しています。

雇用形態は雇用契約の内容と一致させる

「正社員」「契約社員（期間の定めあり）」などの表記は、雇用契約書や労働条件通知書の内容と食い違わないようにします。雇用契約書の記載事項は雇用契約書のひな形と労働条件通知書との違いにまとめています。

依頼する側・発行する側の流れ

在職証明書の作り直しで多いのは、提出先の指定様式や必要な項目を確かめないまま発行してしまうケースです。依頼する社員と発行する総務の双方が、最初に提出先の条件をそろえておくと1回で済みます。

依頼する社員側の流れ

1. 提出先に、指定の様式があるか、必要な項目、原本か写しか（PDFでよいか）、押印の要否、発行日からの有効期限を確認する
2. 人事・総務に、用途・提出先・必要な項目・部数・受け取り希望日を伝えて依頼する（指定様式があれば添付する）
3. 受け取ったら氏名・入社日・所属に誤りがないかを確かめ、提出先の期限内に出す

依頼メールは次の形にすると、総務側の確認の往復が減ります。

件名：在職証明書の発行のお願い（【受け取り希望日】まで）

総務部 【担当者名】様

【所属】の【氏名】です。
賃貸住宅の入居審査のため、在職証明書を1通発行いただけますでしょうか。

・提出先：【管理会社名】
・必要な項目：氏名、生年月日、入社日、所属、雇用形態
・様式：指定なし（指定様式がある場合は添付します）
・押印：必要
・受け取り希望日：【年月日】

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

発行する総務・人事側の流れ

1. 依頼の内容（用途・提出先・項目・期限）を受け付け、発行の記録に残す
2. 労働者名簿・雇用契約書などで、入社日・所属・雇用形態を確かめる
3. テンプレートか提出先の指定様式に記入し、基準日と発行日をそろえる
4. 上長などが内容を確認し、押印する
5. 本人に交付し、控え（写し）を保管する

入社日や雇用形態は、労働者名簿や雇用契約書の記載と一致させます。労働者名簿の記載事項は労働者名簿テンプレートと様式第19号の記載事項で確認できます。発行までの日数に法律上の決まりはありませんが、提出期限が迫った依頼も多いので、「受付から3営業日以内」のような社内の目安を決めておくと対応がぶれません。

退職証明書の書き方｜労基法22条の5項目

退職証明書に書けるのは、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）の5項目です。会社は、このうち退職者が請求した事項だけを書きます。

請求された事項だけを書く（22条3項）

22条3項は「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定めています。たとえば転職先に使用期間と地位だけを見せたい人から、退職の事由まで書いた証明書を渡すのは違反です。解雇された人が「解雇されたこと」だけの証明を求め、理由を求めていないときは、解雇の理由も書きません（厚生労働省のモデル退職証明書の注記）。

テンプレート03は、上段で請求された事項に✓を付け、✓を付けた事項だけ下段に記入する作りです。✓のない欄は何も書かずに空欄のまま交付します。

• 

  03退職証明書（労基法22条の5項目）

  退職者から請求された事項だけを記載する退職証明書。使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由の請求欄つき。

  • 退職証明
  • 労基法22条
  • 請求事項チェック

  Word11KBPDF71KB

5項目の書き方

退職の事由の区分は、厚生労働省のモデル様式にならうと迷いません。モデル様式は「自己都合による退職」「当社の勧奨による退職」「定年による退職」「契約期間の満了による退職」「移籍出向による退職」「その他」「解雇」の7区分です。

交付の期限と控えの保管

請求を受けたら「遅滞なく」交付します。退職時の証明を求める権利は、労基法115条（賃金以外の請求権）により2年で時効にかかると解されているため、退職から1年以上たってからの請求にも応じる必要があります。交付した証明書は控えを取り、請求を受けた日と請求された事項を記録しておくと、後で「頼んだ事項と違う」と言われたときに説明できます。退職届の受理から退職後の書類まで、会社側の手続きの流れは退職届・退職願テンプレートと会社側の受理・手続きにまとめています。

解雇理由証明書の書き方｜22条2項

解雇理由証明書は、解雇の予告を受けた社員が、予告の日から退職日までの間に請求する証明書です。解雇の効力が生じる前でも、請求されたら遅滞なく交付しなければなりません。予告のあとに本人が解雇以外の理由（自己都合など）で退職した場合は、その退職日以後は交付しなくてよいとされています（22条2項ただし書）。

理由は具体的に書きます。厚生労働省は、就業規則の条項に当たることを理由に解雇した場合、その条項の内容と、条項に当たるに至った事実関係を記入しなければならないとしています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。「就業規則第〇条による」だけでは足りません。

• 

  04解雇理由証明書（労基法22条2項）

  解雇を予告した社員から、退職日までに解雇の理由の証明を求められたときの証明書。理由の区分と具体的な事実を書く。

  • 解雇理由
  • 労基法22条2項
  • 予告期間中

  Word11KBPDF75KB

テンプレート04の理由の区分（ア〜カ）は、厚生労働省のモデル様式の別紙と同じです。解雇理由証明書に書いた理由は、後で解雇の有効性（労働契約法16条の「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」）が争われたときの前提になります。書いていない理由を後から付け足すと、説明が変わったと受け取られやすいので、交付前に就業規則・事実関係・日付を突き合わせてください。

予告をせずに即時解雇した場合は、22条2項の対象期間（予告の日から退職日まで）がありません。本人が退職後に退職の事由と解雇の理由を請求したら、22条1項の退職証明書として交付します。解雇をめぐる相談への回答の組み立て方は労務相談の回答をAIで下書きする方法（解雇対応を含む）も参考になります。

ケース別の注意点

パート・契約社員の在職証明（勤務時間つき）

ローンの審査や行政の手続きでは、勤務日数や1か月の労働時間まで聞かれることがあります。テンプレート02は、契約期間・勤務日・勤務時間・1週と1か月の労働時間・賃金・休業の状況を書けるようにしました。記入例は週3日・1日5時間（9:00〜15:00、休憩60分）なので、1週15時間、1か月は15時間×52週÷12か月でおよそ65時間です。期間の定めがある場合は、契約期間と更新の有無も書いておくと、提出先からの問い合わせが減ります。

• 

  02在職証明書（勤務時間・勤務日つき）

  パート・契約社員など、勤務日数・勤務時間・契約期間まで証明を求められたときの在職証明書。

  • 勤務時間
  • パート・契約社員
  • 詳細

  Word11KBPDF64KB

保育所の「就労証明書」は自治体の様式で

保育所などの利用申込みに使う就労証明書は、在職証明書とは別物です。国は子ども・子育て支援法施行規則の様式第一号として就労証明書の標準的な様式を定め（2024年9月30日公布・施行）、令和7年度の利用調整から使うよう示しています（こども家庭庁「就労証明書」に関する情報）。社員から頼まれたら、この記事のテンプレートではなく、お住まいの市区町村が配布する様式を受け取って記入してください。標準的な様式は見直されることがあり、こども家庭庁のページでは令和8年8月5日に掲載資料が更新されています。前年の様式を使い回さず、その年度の申込みに使う様式を確かめます。

英文在職証明書（ビザ申請・海外の手続き）

海外の大使館や金融機関に出す証明書は、英語で求められることが多くあります。テンプレート05は、氏名・生年月日・国籍・入社日・所属・役職・雇用形態・労働時間・年収を英語で書き、値と本文に日本語を添える形です。日付は「September 15, 2026」のように英語の順で書き、提出先が署名（Signature）を求める場合は代表者か人事責任者が自筆で署名します。求められる項目や翻訳証明の要否は提出先ごとに違うので、必ず提出先の案内で確認してください。

英文の本文は、次の形が基本です。社名・氏名・金額は例です。

CERTIFICATE OF EMPLOYMENT

Date: October 19, 2026

To Whom It May Concern,

This is to certify that Ms. Hanako Yamada (Date of Birth: May 10, 1992)
has been employed by ABC Co., Ltd. as a full-time employee
since April 1, 2021, and currently works as Assistant Manager
in the General Affairs Department.

Her annual salary is JPY 4,800,000 (gross).

Sincerely,

(Signature)
Taro Suzuki
Representative Director
ABC Co., Ltd.
1-2-3 XX, XX-ku, Tokyo, Japan
Tel: +81-3-XXXX-XXXX

年収の行は、提出先から求められたときだけ入れます。在職中であることは「has been employed ... since」「currently works as」のように現在完了形・現在形で書き、退職した人の勤務期間を証明するなら「was employed from April 1, 2021 to August 31, 2026」のように過去形にします。「主任」「係長」のように定訳がない役職は、名刺や英文の会社案内で使っている表記にそろえ、社内で一度決めたら同じ訳語を使い続けると、次の発行で迷いません。

• 

  05英文在職証明書（日本語併記）

  ビザ申請や海外の手続きに出す英文の在職証明書（Certificate of Employment）。項目名と本文に日本語を併記。

  • 英文
  • Certificate of Employment
  • ビザ申請

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保育士・介護職などの実務経験の証明

保育士や介護職の転職、研修の受講、各種加算の申請などでは、「在職証明書」や「実務経験証明書」という名前で、勤務期間・職種・勤務日数を証明するよう求められることがあります。この種の証明は申請先の自治体や団体が様式を決めていることがあるので、まず指定様式の有無を確かめます。指定がなければ、勤務日数・時間まで書けるテンプレート02を使い、備考欄に「保育士として0〜2歳児クラスを担当」のように職種と担当業務を具体的に書きます。

退職した人から「在職証明書」を頼まれたら

退職後に在職証明書は出せません。在籍していた期間を証明したいという依頼なら、退職証明書で「使用期間」「業務の種類」「地位」など本人が求める事項を証明します。この場合は22条1項の請求として扱い、求められていない退職の事由は書きません。

よくある間違いと直し方

社員から証明書の依頼や問い合わせが届いたときの返信文は、労務の問い合わせ回答テンプレ集の型を使うと早く返せます。

AIで下書き・チェックする方法

証明書は短い書類ですが、「請求された事項だけを書く」「理由を具体的に書く」といった法律上の決まりがあります。AIに下書きをさせるときは、請求事項と事実を箇条書きで渡し、条文に照らしたチェックまで頼むと抜けが減ります。

あなたは労務に詳しい社会保険労務士です。
次の情報から、労働基準法22条1項の退職証明書の本文を作ってください。

・退職者：【氏名】
・退職日：【年月日】
・本人が請求した事項：【例：使用期間、地位】
・会社が把握している事実：【入社日、所属・役職、業務内容、退職の事由】

条件：
1. 請求された事項だけを書き、それ以外は書かない（22条3項）
2. 最後に「請求されていない事項を書いていないか」をチェックした結果を表で示す

うまくいかない例は、会社が把握している事実を全部渡して「退職証明書を作って」とだけ頼むことです。AIは親切に全項目を埋めてしまうので、請求事項を必ず指定します。

次の解雇理由証明書の下書きをチェックしてください。

【下書きを貼り付け】
【就業規則の該当条項を貼り付け】

確認してほしい点：
1. 就業規則の条項の内容と、該当するに至った事実関係が具体的に書かれているか
2. 日付（予告日・解雇日・証明日）に矛盾がないか
3. 事実ではなく評価だけの表現（「協調性がない」など）になっていないか
4. 労働契約法16条の観点で、説明が不足していそうな点

汎用のAIでも文章の下書きはできますが、条文や通達の読み違いには注意が必要です。士業AIの法務特化AIは、e-Gov法令データなどの公的情報を参照しながら回答するため、証明書の文面を労働基準法の条文と突き合わせる作業に向いています。

英文在職証明書も、日本語版の内容を渡して訳させ、提出先の指定項目と突き合わせると早く仕上がります。

次の日本語の在職証明書を、ビザ申請用の英文在職証明書（Certificate of Employment）にしてください。

【日本語の在職証明書を貼り付け】
提出先：【大使館・機関名】
提出先が求める項目：【例：入社日、役職、年収、勤務時間】

条件：
1. 日本語版にない事実は追加しない
2. 日付は「October 19, 2026」の形式にする
3. 役職名・部署名の訳語を一覧にし、確認が必要なものに印を付ける

うまくいかない例は、提出先が求める項目を伝えずに「英語にして」とだけ頼むことです。年収や勤務時間など、日本語版にない項目をAIが推測で補うことがあるので、条件1のように「書いていない事実は足さない」と必ず指定します。総務・人事の書類作成や社員からの問い合わせ対応にAIをどう組み込むかは、経理・総務スタッフ向けの士業AIで紹介しています。

よくある質問

在職証明書は手書きでもよいですか？

様式が決まっていないので、手書きでもかまいません。PDF 版を印刷して記入し、会社の印を押せば使えます。訂正が多いと証明書としての信用が落ちるので、書き損じたら新しい用紙に書き直します。

在籍証明書・在職期間証明書とは違う書類ですか？

「在籍証明書」は、在職証明書と同じ意味で使われることがほとんどです。「在職期間証明書」は勤務した期間を証明する書類で、在職中なら01、退職した人の期間を証明するなら03の「使用期間」欄で証明します。提出先が名前を指定している場合は、表題をその名前に書き換えてかまいません。

アルバイト・パートにも在職証明書を出せますか？

出せます。雇用形態の欄に「パートタイマー（期間の定めあり、契約期間 2026年4月1日〜2027年3月31日）」のように書き、勤務日数や時間を求められたら02を使います。

発行日から何か月まで有効ですか？

法律上の有効期限はありません。提出先が「発行後3か月以内」のように期限を決めていることがあるので、その期限に従います。期限を過ぎたら、基準日を新しくして発行し直します。

在職証明書の発行に手数料を取ってもよいですか？

手数料について法律上の定めはありません。ただ、社員の生活上の手続きのための書類なので、手数料を取らずに発行する扱いにしておくほうが、社員とのトラブルになりにくいでしょう。

まとめ

• 在職証明書は法定の様式がない。提出先の指定様式を優先し、なければ求められた項目を基準日を明記して証明する
• 在職証明書の発行を義務づける規定は労働基準法にないが、事実の証明には応じるのが実務。断るのは事実と違う記載を頼まれたとき
• 押印は法律上の要件ではないものの、提出先が求めることが多い。代表者印か角印かは提出先の指定に合わせる
• 退職証明書は労基法22条1項。5項目のうち請求された事項だけを書き、請求のない事項は書かない
• 解雇理由証明書は22条2項。就業規則の条項と事実関係を具体的に書く
• 保育所の就労証明書は市区町村の様式、英文証明書は提出先の指定を確認する

本記事は2026年10月時点の法令・公的資料にもとづいています。解雇の有効性や証明書の記載をめぐる判断は個別の事情で変わるため、具体的な事案は社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第20条・第22条・第115条・第120条）
• e-Gov法令検索「労働契約法」（第16条）
• 厚生労働省「退職事由に係るモデル退職証明書」
• 厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A 解雇理由の証明書
• 和歌山労働局「解雇理由・退職時の証明（第22条）」
• 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A」（令和2年6月19日）
• こども家庭庁「『就労証明書』に関する情報」
• こども家庭庁 事務連絡「就労証明書の標準的な様式について（周知）」（令和6年10月15日）