在職証明書テンプレート無料5種｜退職証明書・英文・Word/PDF

在職証明書・退職証明書のテンプレートを5種類、Word・PDFの2形式で無料配布しています。会員登録は不要です。基本の在職証明書、勤務日・勤務時間まで書く在職証明書、労働基準法22条に沿った退職証明書、解雇理由証明書、英文の在職証明書（Certificate of Employment）をそろえました。

書き方の結論は3つです。在職証明書は法律で決まった様式がないので、提出先が求める項目（入社日・所属・雇用形態など）を事実どおりに書き、会社名と代表者印で証明します。退職証明書は、退職者が請求した事項だけを書き、請求されていない事項は書いてはいけません（労働基準法22条3項）。解雇理由証明書は、就業規則の該当条項と、それに当たると判断した事実を具体的に書きます。

この記事で分かること

• 用途別に選べる在職証明書・退職証明書テンプレート5種類（Word・PDF）
• 在職証明書・退職証明書・解雇理由証明書の違い（交付義務・時期・記載事項）
• 退職証明書の5項目（使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由）の書き方
• 保育所の「就労証明書」や英文証明書を頼まれたときの注意点
• AIで証明書を下書き・チェックするときのプロンプト例

在職証明書・退職証明書テンプレート無料ダウンロード（5種類）

在職中の社員から頼まれたら01か02、退職した人から頼まれたら03、解雇を予告した社員から理由を求められたら04を使います。ビザ申請など海外向けは05です。

配布ファイルは空欄で、プレビュー画像だけに記入例を入れています。証明書以外の書式は無料の書式テンプレート一覧からダウンロードできます。

在職証明書・退職証明書・解雇理由証明書の違い

3つの証明書は、法律上の位置づけがまったく違います。退職証明書と解雇理由証明書は労働基準法22条で交付が義務づけられていますが、在職証明書には法律上の定めがありません。

条文はe-Gov法令検索の労働基準法で確認できます。22条4項は、再就職を妨げる目的で第三者と連絡を取ることや、証明書に「秘密の記号」を書き込むことも禁じています。

なお、雇用保険の失業給付に使う「離職票」は、会社がハローワークに離職証明書を提出して交付されるもので、退職証明書とは別の書類です。離職票の欄ごとの書き方は離職票・離職証明書の記入例と離職理由の判断で解説しています。

在職証明書の書き方｜記載事項と欄ごとのポイント

在職証明書は、会社が「この人は当社で働いている」と証明する書面です。様式は自由なので、提出先に指定の様式があればそれを使い、なければ次の項目をそろえます。

「いつ現在」の在職かを明記する

在職証明書は、証明した日の時点の事実しか保証しません。証明文に「2026年9月15日現在」のように基準日を入れ、発行日と揃えておきます。提出先から「発行後3か月以内」などの期限を指定されることも多いので、古い証明書を使い回さないよう本人に伝えておきます。

書く項目は最小限にする

在職証明書には労基法22条3項のような制限はありませんが、住所・賃金などは個人情報です。提出先が求める項目だけを書き、賃金を書くときは本人に確認してからにします。テンプレート01は備考欄を空けてあるので、提出先から指定された事項はそこに書き足してください。

雇用形態は雇用契約の内容と一致させる

「正社員」「契約社員（期間の定めあり）」などの表記は、雇用契約書や労働条件通知書の内容と食い違わないようにします。雇用契約書の記載事項は雇用契約書のひな形と労働条件通知書との違いにまとめています。

退職証明書の書き方｜労基法22条の5項目

退職証明書に書けるのは、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）の5項目です。会社は、このうち退職者が請求した事項だけを書きます。

請求された事項だけを書く（22条3項）

22条3項は「労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定めています。たとえば転職先に使用期間と地位だけを見せたい人から、退職の事由まで書いた証明書を渡すのは違反です。解雇された人が「解雇されたこと」だけの証明を求め、理由を求めていないときは、解雇の理由も書きません（厚生労働省のモデル退職証明書の注記）。

テンプレート03は、上段で請求された事項に✓を付け、✓を付けた事項だけ下段に記入する作りです。✓のない欄は何も書かずに空欄のまま交付します。

• 

  03退職証明書（労基法22条の5項目）

  退職者から請求された事項だけを記載する退職証明書。使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由の請求欄つき。

  • 退職証明
  • 労基法22条
  • 請求事項チェック

  Word11KBPDF71KB

5項目の書き方

退職の事由の区分は、厚生労働省のモデル様式にならうと迷いません。モデル様式は「自己都合による退職」「当社の勧奨による退職」「定年による退職」「契約期間の満了による退職」「移籍出向による退職」「その他」「解雇」の7区分です。

交付の期限と控えの保管

請求を受けたら「遅滞なく」交付します。退職時の証明を求める権利は、労基法115条（賃金以外の請求権）により2年で時効にかかると解されているため、退職から1年以上たってからの請求にも応じる必要があります。交付した証明書は控えを取り、請求を受けた日と請求された事項を記録しておくと、後で「頼んだ事項と違う」と言われたときに説明できます。

解雇理由証明書の書き方｜22条2項

解雇理由証明書は、解雇の予告を受けた社員が、予告の日から退職日までの間に請求する証明書です。解雇の効力が生じる前でも、請求されたら遅滞なく交付しなければなりません。予告のあとに本人が解雇以外の理由（自己都合など）で退職した場合は、その退職日以後は交付しなくてよいとされています（22条2項ただし書）。

理由は具体的に書きます。厚生労働省は、就業規則の条項に当たることを理由に解雇した場合、その条項の内容と、条項に当たるに至った事実関係を記入しなければならないとしています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A）。「就業規則第〇条による」だけでは足りません。

• 

  04解雇理由証明書（労基法22条2項）

  解雇を予告した社員から、退職日までに解雇の理由の証明を求められたときの証明書。理由の区分と具体的な事実を書く。

  • 解雇理由
  • 労基法22条2項
  • 予告期間中

  Word11KBPDF75KB

テンプレート04の理由の区分（ア〜カ）は、厚生労働省のモデル様式の別紙と同じです。解雇理由証明書に書いた理由は、後で解雇の有効性（労働契約法16条の「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」）が争われたときの前提になります。書いていない理由を後から付け足すと、説明が変わったと受け取られやすいので、交付前に就業規則・事実関係・日付を突き合わせてください。

予告をせずに即時解雇した場合は、22条2項の対象期間（予告の日から退職日まで）がありません。本人が退職後に退職の事由と解雇の理由を請求したら、22条1項の退職証明書として交付します。解雇をめぐる相談への回答の組み立て方は労務相談の回答をAIで下書きする方法（解雇対応を含む）も参考になります。

ケース別の注意点

パート・契約社員の在職証明（勤務時間つき）

ローンの審査や行政の手続きでは、勤務日数や1か月の労働時間まで聞かれることがあります。テンプレート02は、契約期間・勤務日・勤務時間・1週と1か月の労働時間・賃金・休業の状況を書けるようにしました。記入例は週3日・1日5時間（9:00〜15:00、休憩60分）なので、1週15時間、1か月は15時間×52週÷12か月でおよそ65時間です。期間の定めがある場合は、契約期間と更新の有無も書いておくと、提出先からの問い合わせが減ります。

保育所の「就労証明書」は自治体の様式で

保育所などの利用申込みに使う就労証明書は、在職証明書とは別物です。国は子ども・子育て支援法施行規則の様式第一号として就労証明書の標準的な様式を定め（2024年9月30日公布・施行）、令和7年度の利用調整から使うよう示しています（こども家庭庁「就労証明書」に関する情報）。社員から頼まれたら、この記事のテンプレートではなく、お住まいの市区町村が配布する様式を受け取って記入してください。

英文在職証明書（ビザ申請・海外の手続き）

海外の大使館や金融機関に出す証明書は、英語で求められることが多くあります。テンプレート05は、氏名・生年月日・国籍・入社日・所属・役職・雇用形態・労働時間・年収を英語で書き、値と本文に日本語を添える形です。日付は「September 15, 2026」のように英語の順で書き、提出先が署名（Signature）を求める場合は代表者か人事責任者が自筆で署名します。求められる項目や翻訳証明の要否は提出先ごとに違うので、必ず提出先の案内で確認してください。

• 

  05英文在職証明書（日本語併記）

  ビザ申請や海外の手続きに出す英文の在職証明書（Certificate of Employment）。項目名と本文に日本語を併記。

  • 英文
  • Certificate of Employment
  • ビザ申請

  Word11KBPDF63KB

退職した人から「在職証明書」を頼まれたら

退職後に在職証明書は出せません。在籍していた期間を証明したいという依頼なら、退職証明書で「使用期間」「業務の種類」「地位」など本人が求める事項を証明します。この場合は22条1項の請求として扱い、求められていない退職の事由は書きません。

よくある間違いと直し方

社員から証明書の依頼や問い合わせが届いたときの返信文は、労務の問い合わせ回答テンプレ集の型を使うと早く返せます。

AIで下書き・チェックする方法

証明書は短い書類ですが、「請求された事項だけを書く」「理由を具体的に書く」といった法律上の決まりがあります。AIに下書きをさせるときは、請求事項と事実を箇条書きで渡し、条文に照らしたチェックまで頼むと抜けが減ります。

あなたは労務に詳しい社会保険労務士です。
次の情報から、労働基準法22条1項の退職証明書の本文を作ってください。

・退職者：【氏名】
・退職日：【年月日】
・本人が請求した事項：【例：使用期間、地位】
・会社が把握している事実：【入社日、所属・役職、業務内容、退職の事由】

条件：
1. 請求された事項だけを書き、それ以外は書かない（22条3項）
2. 最後に「請求されていない事項を書いていないか」をチェックした結果を表で示す

うまくいかない例は、会社が把握している事実を全部渡して「退職証明書を作って」とだけ頼むことです。AIは親切に全項目を埋めてしまうので、請求事項を必ず指定します。

次の解雇理由証明書の下書きをチェックしてください。

【下書きを貼り付け】
【就業規則の該当条項を貼り付け】

確認してほしい点：
1. 就業規則の条項の内容と、該当するに至った事実関係が具体的に書かれているか
2. 日付（予告日・解雇日・証明日）に矛盾がないか
3. 事実ではなく評価だけの表現（「協調性がない」など）になっていないか
4. 労働契約法16条の観点で、説明が不足していそうな点

汎用のAIでも文章の下書きはできますが、条文や通達の読み違いには注意が必要です。士業AIの法務特化AIは、e-Gov法令データなどの公的情報を参照しながら回答するため、証明書の文面を労働基準法の条文と突き合わせる作業に向いています。

まとめ

• 在職証明書は法定の様式がない。提出先が求める項目を、基準日を明記して証明する
• 退職証明書は労基法22条1項。5項目のうち請求された事項だけを書き、請求のない事項は書かない
• 解雇理由証明書は22条2項。就業規則の条項と事実関係を具体的に書く
• 保育所の就労証明書は市区町村の様式、英文証明書は提出先の指定を確認する

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。解雇の有効性や証明書の記載をめぐる判断は個別の事情で変わるため、具体的な事案は社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第20条・第22条・第115条・第120条）
• e-Gov法令検索「労働契約法」（第16条）
• 厚生労働省「退職事由に係るモデル退職証明書」
• 厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A 解雇理由の証明書
• 和歌山労働局「解雇理由・退職時の証明（第22条）」
• こども家庭庁「『就労証明書』に関する情報」
• こども家庭庁 事務連絡「就労証明書の標準的な様式について（周知）」（令和6年10月15日）