労働者名簿テンプレート無料4種｜様式第19号準拠・エクセル【2026年】

労働者名簿のテンプレートを4種類、Excel・Word・PDFの3形式で無料配布しています。会員登録は不要です。様式第19号に準拠した1人1枚の標準版、事業場の全従業員を1枚で見渡せる一覧表（A4横）、雇入れから退職までの異動・訂正を追える履歴管理版、有期契約の更新を記録できるパート・アルバイト用をそろえました。

書き方の結論は3つです。記載事項は法律で決まっていること（氏名・生年月日・履歴・性別・住所・従事する業務の種類・雇入れ・退職・死亡の9項目）、様式第19号でなくてもよいが項目を欠かせないこと、そして退職・解雇・死亡の日から3年間保存することです。出勤簿・賃金台帳と並ぶ、労務管理の土台になる帳簿です。

この記事で分かること

• 用途別に選べる労働者名簿テンプレート4種類（Excel・Word・PDF、登録不要）
• 法定の記載事項9項目と、欄ごとの書き方・根拠条文
• 作成が必要な人・不要な人（パート、日雇い、役員、派遣）
• 保存期間3年の起算日と、電子データで持つときの条件
• 個人情報としての管理（安全管理措置・マイナンバーを混ぜない）
• AIで記載漏れをチェックするときのプロンプト例

労働者名簿テンプレート無料ダウンロード（4種類）

従業員が数名なら01の1人1枚が扱いやすく、10名を超えたら02の一覧表で管理し、退職者だけ03に移す運用が現実的です。Excel版は「記入例」シートで完成形を確認できます。

出勤簿・賃金台帳・雇用契約書など、ほかの書式は無料の書式テンプレート一覧にまとめています。雇入れのときに交付する書面は雇用契約書のひな形と労働条件通知書との違いで確認してください。

労働者名簿とは｜作成・保存の義務と記載事項

労働者名簿は、使用者が事業場ごとに、労働者ごとに作る帳簿です。労働基準法107条が「氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項」を記入することを義務づけ、残りの項目を労働基準法施行規則53条が定めています。あわせて9項目です。

様式は厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーで様式第19号が公開されています。ただし労働局の案内では、記載内容に漏れがなければ様式第19号以外の書式でもよいとされています（沖縄労働局「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう」）。自社の管理項目を足した一覧表でも問題ありません。

誰の名簿を作るのか

正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員も対象です。除かれるのは「日日雇い入れられる者」だけです（労基法107条1項）。役員は労働者ではないため対象外ですが、使用人兼務役員のように労働者としての実態がある人は作成しておくのが安全です。派遣社員は、雇用主である派遣元が労働者名簿を作成します。派遣先は、派遣就業の実績を記録する派遣先管理台帳を別に作り、3年間保存します（労働者派遣法42条）。

本社・支店・工場のように事業場が複数ある場合は、事業場ごとに備え付ける必要があります。本社で一括してパソコンで作成・保存することは差し支えありませんが、閲覧や提出が必要になったときに事業場ごとにデータを取り出せるようにしておくことが求められます（長野労働局「労働条件ハンドブック」）。

保存期間は3年（起算日に注意）

労働者名簿は、賃金台帳や雇入れ・解雇に関する書類とともに保存義務があります。労基法109条の本則は5年ですが、附則143条の経過措置により当分の間は3年です。起算日はその労働者の死亡・退職・解雇の日です（施行規則56条1項1号）。賃金台帳のように「支払期日が遅ければ支払期日」という調整はありません。

例：2026年8月31日に自己都合退職した従業員の名簿は、2026年8月31日から3年間保存します。在職中の従業員の名簿には保存期限がなく、退職するまで更新し続けます。

109条に違反すると30万円以下の罰金の対象です（労基法120条1号）。保存期間の延長と起算日の明確化は、厚生労働省のリーフレット「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」にまとまっています。

欄ごとの書き方

履歴｜どこまで書くか

履歴の範囲は法令に書かれていません。実務では「入社前の学歴・職歴」と「入社後の異動・昇進・雇用形態の変更」を時系列で書く形が多く、テンプレート03はこの形にしています。採用時の履歴書をそのまま貼るのではなく、名簿に転記して更新していくのがポイントです。異動や昇進のたびに追記すれば、退職時の証明書発行や助成金の申請でも使えます。

従事する業務の種類｜30人未満は省略できる

常時30人未満の労働者を使用する事業では、この欄の記入は不要です（施行規則53条2項）。とはいえ配置転換の記録として有用なので、人数が増える見込みがあるなら最初から書いておくことをおすすめします。「営業」「経理」のように職種名で足ります。

退職の年月日および事由｜解雇のときは理由まで

「自己都合退職」「契約期間満了」「定年退職」「会社都合退職」など、区分が分かる書き方にします。解雇のときは、その理由まで書くのが施行規則53条1項5号の求めるところです。就業規則のどの条文に当たるのかを添えると、後の紛争や離職票の作成で説明しやすくなります。離職理由の判断は離職票の書き方と離職理由の判断で詳しく扱っています。

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  03雇入れ・退職の履歴管理つき

  入社前の職歴から異動・昇進・退職までを時系列で記録。住所などの訂正の記録欄と保存の起算日つき。

  • 履歴管理
  • 退職者
  • 訂正の記録

  Excel14KBWord12KBPDF139KB

パート・アルバイト｜契約更新の記録もあわせて

有期契約は更新のたびに期間・勤務日数・時給が変わります。テンプレート04は契約更新の記録欄を設けており、通算契約期間が5年を超えると無期転換の申込権が発生する（労働契約法18条）タイミングを見落としにくくなります。労働条件の明示そのものは労働条件通知書の明示事項と記載例を参照してください。

よくある間違い・トラブル

マイナンバーは、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作ってはならないとされ、収集・保管も制限されています（番号法20条・29条）。労働者名簿は日常的に閲覧する帳簿なので、マイナンバーは切り離して管理してください。

電子データで持つときの条件

紙でなくExcelやクラウドで管理してもかまいません。厚生労働省のQ&A「労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。」は、(1)法令で定められた要件を具備し画面表示・印字ができること、(2)労働基準監督官の臨検時などに直ちに必要事項が明らかにされ提出し得るシステムであること、(3)誤って消去されないこと、(4)長期にわたって保存できること、を挙げています。共有フォルダに置くなら、閲覧権限の設定とバックアップまでをセットで考えてください。

なお、労働者名簿・賃金台帳・年次有給休暇管理簿はあわせて調製できます（施行規則55条の2）。労務システムで1つの従業員マスタから出力する形でも問題ありません。

個人情報としての管理

労働者名簿は、住所・生年月日・履歴が並ぶ個人データの固まりです。個人情報保護法は、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じること（23条）、従業者を監督すること（24条）を求めています。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」は、講ずべき安全管理措置を「基本方針の策定」「取扱いに係る規律の整備」「組織的」「人的」「物理的」「技術的」「外的環境の把握」に分けて例示しており、中小規模事業者向けの簡易な手法も示しています。最低限、次の3つは決めておきたいところです。

• 触れる人を決める：名簿を扱う担当者と責任者を明確にし、共有フォルダの権限を絞る（組織的・技術的安全管理措置）
• 持ち出しのルール：施錠できる場所での保管、データの暗号化、外部送付時の取扱い（物理的安全管理措置）
• いらなくなったら消す：利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努める（法22条）。ただし法令で保存期間が定められている間は保存が優先します

裏を返すと、退職から3年が過ぎた名簿を漫然と持ち続ける理由はありません。保存期限を過ぎたものはシュレッダー・データ削除まで手順を決めておきます。事務所側の情報管理の型はChatGPTの情報漏洩対策｜顧問先情報を守る7手順もあわせてどうぞ。

AIで記載漏れをチェックする

労働者名簿は、項目の欠落と更新漏れがほぼすべての論点です。AIには「9項目がそろっているか」「退職者の保存期限はいつか」を機械的に見てもらうと速く済みます。以下はそのままコピーして使えるプロンプトです（個人情報を貼るときは、氏名・住所を伏せ字にするか、社内で許可されたAIを使ってください）。

次の労働者名簿の項目一覧が、労働基準法107条・施行規則53条の記載事項を満たしているか確認してください。
【当社の事業場の規模】常時〇人
【名簿の項目】氏名／生年月日／住所／入社日／部署
不足している項目と、当社の規模で省略できる項目を分けて挙げてください。

うまくいかない例と直し方：「労働者名簿の項目を教えて」とだけ聞くと、一般論が返ってきて自社の名簿と突き合わせられません。自社の項目を貼り付けて「差分」を出させると、そのまま修正作業に移れます。

退職者の労働者名簿の保存期限を計算してください。
【退職日の一覧】2026/8/31 A、2026/3/31 B、2025/11/30 C
労働基準法109条・附則143条と施行規則56条1項1号にもとづき、起算日と保存期限（年月日）、
いま廃棄してよいかどうかを表にしてください。根拠条文も添えてください。

次の退職事由の書き方を、労働基準法施行規則53条1項5号の求める記載になっているか確認し、
不足があれば修正案を3案出してください。
【現在の記載】一身上の都合により退職
【実際の経緯】無断欠勤が2か月続き、出勤の督促にも応じなかったため会社が解雇した

汎用のAIでもここまでは進みます。条文の版が古かったり、経過措置（109条の「当分の間3年」など）を落としたりする点だけは人が押さえる必要があります。士業AIは労働基準法などの条文を参照しながら回答する設計なので、根拠条文つきで確認したいときに向いています。社会保険の届出まで含めた流れは社会保険の手続きをAIで効率化する実務で解説しています。

ほかの書式もまとめて探すなら、労務書式テンプレート無料10書式のまとめで用途ごとの選び方と合わせて確認できます。

まとめ

• 労働者名簿の記載事項は9項目。様式第19号でなくても、項目がそろっていればよい
• パート・アルバイトも対象。除かれるのは日日雇い入れられる者だけ（労基法107条1項）
• 従事する業務の種類は、常時30人未満の事業では省略できる（施行規則53条2項）
• 解雇のときは事由に加えて理由まで書く。変更があれば遅滞なく訂正する
• 保存は死亡・退職・解雇の日から3年間（本則は5年）。期限を過ぎたものは個人情報として適切に廃棄する

本記事は2026年9月時点の法令・公的資料にもとづいています。保存期間の経過措置は今後の法改正で変わる可能性があります。解雇理由の記載や無期転換など個別の事情は、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家にご確認ください。

参考文献

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第107条・第109条・第120条・附則第143条）
• e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」（第53条・第55条の2・第56条）
• 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）」
• 厚生労働省「労働者名簿（様式第19号）」
• 厚生労働省「労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。」
• 厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」（リーフレット）
• 長野労働局「労働条件ハンドブック」（労働者名簿・賃金台帳）
• 沖縄労働局「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう」
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（第22条〜第24条）
• e-Gov法令検索「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律」（第42条）
• e-Gov法令検索「労働契約法」（第18条）
• e-Gov法令検索「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（第20条・第29条）