督促状テンプレート無料｜支払い催促の文例と段階別の書き方【コピペ可】

督促状は、1通で強く迫るものではありません。「入金確認のお願い → 督促状 → 催告書 → 内容証明郵便」の4段階で、トーンと送り方を少しずつ強めていくのが実務の基本です。最初の1通は「こちらの確認漏れかもしれない」という柔らかい文面にし、2通目で期日を指定し、3通目で法的手続きを予告します。それでも動かない場合に、証拠力のある内容証明郵便へ切り替えます。

この記事では、経理・総務の担当者がそのままコピーして使える文例を、段階ごとにメール版と書面版で載せました。【取引先名】【金額】などの部分を差し替えれば、Wordやメールにそのまま貼れます（ファイルの配布ではなく、本文の文例をコピーして使う形です）。

この記事で分かること

• 督促の4段階それぞれの送るタイミング・トーン・送付方法の違い（比較表）
• 入金確認のお願い・督促状・催告書のコピペ用文例（メール版／書面版）と、やりがちなNGの直し方
• 消滅時効と「催告」の関係、裁判所の「支払督促」との違いなど、送る前に知っておくべき法律の要点
• AIで督促文を下書きするときのプロンプト例と、取引先情報の扱い方

督促状テンプレートを使う前に｜4段階で「強さ」を変える理由

入金遅れの多くは、悪意ではなく単純な処理漏れです。請求書がメールの山に埋もれた、担当者が異動した、支払処理の締め日に間に合わなかった、といったケースです。実務で多い失敗は、こうした相手に最初から「法的措置」をにおわせる文面を送り、取引関係を壊してしまうことです。

一方で、いつまでも柔らかいお願いを繰り返していると、相手の支払いの優先順位が下がり、回収が遅れます。そこで段階を分け、1通ごとに「相手に求める行動」と「期限」を明確にしながら強さを一段ずつ上げるのが合理的です。段階を踏んだ記録は、後で法的手続きに進む際の経緯説明にもなります。

なお、督促の前提として「請求書が正しく届いているか」の確認が欠かせません。請求書そのものの記載事項は請求書テンプレートと記載事項の解説で、見積・納品・請求・領収の一連の書類は帳票テンプレートまとめで整理しています。

段階別の比較表｜タイミング・トーン・送付方法

社内で督促のルールを決めるときは、次の表をたたき台にすると判断がぶれません。日数は目安なので、取引の規模や相手との関係に合わせて調整してください。

判断の軸は「相手が連絡に応じているかどうか」です。連絡があり支払い予定日を示しているなら、段階を上げずに予定日を記録して待つほうが回収は早くなります。連絡が途絶えた時点で、次の段階へ進めましょう。

①入金確認のお願い｜メール・書面の文例

最初の1通の目的は「気づいてもらうこと」です。相手を責める言葉は使わず、こちらの確認漏れの可能性にも触れたうえで、請求書を再送します。件名で用件が分かるようにしておくと、未読のまま埋もれにくくなります。

メール版（請求書再送つき）

件名：【ご確認のお願い】【請求書番号】のご入金について（【自社名】）

【取引先名】
【ご担当者名】様

いつもお世話になっております。【自社名】経理担当の【氏名】です。

【請求月】分のご請求（請求書番号：【請求書番号】、ご請求金額：【金額】円、
お支払期日：【支払期日】）につきまして、本日時点でご入金を確認できておりません。

行き違いでお手続き済みの場合は、大変失礼いたしました。
念のため請求書を再度添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。

お手数ですが、ご入金予定日を【回答期限】までにご連絡いただけますでしょうか。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

――――――――――
【自社名】経理部　【氏名】
TEL：【電話番号】　Mail：【メールアドレス】

書面版（郵送用）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【発送日】
【取引先名】
【ご担当者名】様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【自社名】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【住所・電話番号】

　　　　　　ご入金確認のお願い

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記のご請求につきまして、本日現在ご入金の確認がとれておりません。
ご多忙のためのご失念かと存じますが、ご確認のうえ、お手続きをお願い申し上げます。
なお、本状と行き違いでお支払いいただいている場合は、何卒ご容赦ください。

　　　　　　　　　　　　　　記
１．請求書番号　【請求書番号】
２．ご請求金額　【金額】円（税込）
３．お支払期日　【支払期日】
４．お振込先　　【銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

やりがちなNG→直し方：件名を「お支払いについて」だけにすると、どの請求の話か分からず後回しにされがちです。件名に請求書番号と自社名を入れ、本文の冒頭3行で金額と期日まで伝える形に直しましょう。相手が社内で転送するときも、件名だけで用件が伝わります。

柔らかく伝える言い回しの考え方は、断りのメールと共通する部分が多くあります。言葉選びに迷う場合は角が立たない断り方メールの例文集も参考になります。

②督促状｜期日を指定する文例

2通目からが本来の「督促状」です。①への反応がない場合に送り、具体的な支払期限（日付）を1つだけ指定します。「至急」「早急に」のようなあいまいな表現では、相手の社内で支払いの優先順位が上がりません。期限は、相手の振込処理に必要な日数を考え、発送日から1週間〜10日程度先にするのが一般的です。

書面版

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【発送日】
【取引先名】
【代表者名または部署名】様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【自社名】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【担当部署・氏名】

　　　　　　督　促　状

拝啓　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、【発送日（①）】付で「ご入金確認のお願い」をお送りいたしましたが、
下記のご請求につき、本日現在もご入金を確認できておりません。

つきましては、【支払期限】までに下記口座へお振込みくださいますよう、
お願い申し上げます。
期限までのお支払いが難しい事情がございましたら、
同日までに【担当者名】までご連絡ください。

なお、本状と行き違いでお支払いいただいている場合は、何卒ご容赦ください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　　　　　記
１．請求書番号　【請求書番号】（【請求書発行日】発行）
２．ご請求金額　【金額】円（税込）
３．当初お支払期日　【支払期日】
４．お支払期限　【支払期限】
５．お振込先　　【銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

メール版（書面の送付を知らせる）

件名：【督促状送付のご連絡】【請求書番号】のお支払いについて（【自社名】）

【取引先名】
【ご担当者名】様

【自社名】の【氏名】です。
【発送日（①）】にご連絡した【請求書番号】（【金額】円）につきまして、
本日時点でご入金・ご連絡をいただけておりません。

本日、督促状を郵送いたしました。
恐れ入りますが、【支払期限】までにお振込みをお願いいたします。
お支払いが難しい事情がある場合は、同日までにご相談ください。

やりがちなNG→直し方：複数の請求が滞っているときに「未払い分をすべてお支払いください」と書くと、相手はどれが未払いなのか照合できず、手が止まります。請求書番号ごとに金額と当初期日を一覧で示し、合計額も併記しましょう。一部だけ入金済みの場合も、差額の根拠が一目で分かります。

③催告書｜最終通告と法的手続きの予告の文例

催告書は「これが最後の任意のお願いです」と伝える書面です。トーンは事務的にし、感情的な言葉は入れません。最終期限・支払わない場合に取る手続き・連絡先の3点を明確に書きます。送付は、相手に届いた記録が残る方法（簡易書留や特定記録郵便など）を選ぶと、後で「届いていない」と言われたときに説明しやすくなります。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【発送日】
【取引先名】
代表取締役　【代表者名】殿
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【自社名】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役　【自社代表者名】

　　　　　　催　告　書

当社は貴社に対し、下記の売掛金を請求しております。
これまで【発送日（①）】付「ご入金確認のお願い」および【発送日（②）】付
「督促状」によりお支払いをお願いしてまいりましたが、
本日現在、ご入金もご連絡もいただけておりません。

つきましては、本書到達後【日数】日以内（【最終期限】まで）に、
下記金額を下記口座へお支払いくださいますよう催告いたします。

上記期限までにお支払いまたはご連絡がない場合は、
誠に遺憾ながら、支払督促の申立てなどの法的手続きに移行することを
検討せざるを得ませんので、あらかじめご承知おきください。

なお、本書と行き違いでお支払いいただいている場合は、ご容赦ください。

　　　　　　　　　　　　　　記
１．請求の内容　【取引内容（例：○年○月納品分 商品代金）】
２．請求書番号　【請求書番号】
３．請求金額　　【金額】円（税込）
４．当初お支払期日　【支払期日】
５．お振込先　　【銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義】
６．ご連絡先　　【担当部署・氏名・電話番号】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

やりがちなNG→直し方：「期限までに支払わなければ、貴社の取引先や金融機関にも事情をお伝えします」と書くのは厳禁です。害を加える旨の告知は脅迫や恐喝に問われるおそれがあり、未払いの事実を第三者に広めれば名誉毀損の問題にもなり得ます（詳しくは後述）。予告するのは「支払督促の申立てなど法的手続き」という正当な手段だけにとどめましょう。

遅延損害金を請求したい場合は、契約書や取引基本契約に約定利率があるかを先に確認します。民法419条により、金銭債務の遅延損害金は約定利率（法定利率を超える場合）か法定利率で計算します。法定利率は3年ごとに見直される変動制なので、文面に利率を書く前に法務省の告示で最新の値を確かめてください。

④内容証明郵便に切り替える判断

催告書の期限を過ぎても反応がない場合や、後で説明する消滅時効が迫っている場合は、内容証明郵便に切り替えます。日本郵便の説明では、内容証明は「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたか」を証明する制度で、一般書留とする必要があり、配達証明を付ければ届いた日も証明できます（日本郵便「内容証明」）。

ただし、内容証明が証明するのは文書の存在であり、書いた内容が正しいことまでは証明しません。また、謄本には字数・行数の制限があるなど、通常の督促状とは作り方が違います。売掛金請求や契約解除の文例、AIで下書きする手順は内容証明郵便をAIで作成する方法（売掛金請求・督促の文例つき）で詳しく解説しています。この段階からは弁護士への相談も視野に入れてください。

督促状を送る前に確認したい法律の注意点

督促状そのものは、法律で書式が決まった書類ではありません。ただし、時効や表現の問題を知らずに送ると、回収できたはずの債権を失ったり、こちらが責任を問われたりすることがあります。押さえるべきは次の4点です。

消滅時効は「知った時から5年」が基本

民法166条1項は、債権は「権利を行使することができることを知った時から五年間」または「権利を行使することができる時から十年間」行使しないと時効で消滅すると定めています。売掛金は支払期日が分かっているのが普通なので、実務上は支払期日から5年を目安に管理します。なお、2020年4月1日の民法改正の施行前に発生した債権には改正前の規定が適用される場合があるため、古い売掛金は個別に確認が必要です（法務省「民法の一部を改正する法律（債権法改正）について」）。

督促状（催告）で止まるのは6か月だけ

民法150条は、催告があったときは「その時から六箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しない」と定めています。督促状や催告書による請求はこの「催告」に当たり得ますが、効果は時効の完成を一時的に先送りするだけです。しかも同条2項により、猶予期間中に再度催告しても、さらに延長はされません。督促状を何度送っても時効は止まり続けない、という点は誤解が多いところです。

この6か月の間に、支払督促や訴訟などの裁判上の手続き（民法147条）を取る必要があります。また、相手が一部を支払ったり、支払猶予を申し入れたりした場合は、債務の「承認」（民法152条）として時効が新たに進行し直すと考えられるため、分割払いの約束などは書面で残しておきましょう。いずれも具体的な案件では、弁護士などの専門家に確認してください。

「督促状」と裁判所の「支払督促」は別物

名前が似ているため混同されやすいのですが、自社が送る督促状は単なる請求の通知です。一方、支払督促は簡易裁判所の裁判所書記官が発する、法的な手続きです。裁判所の説明によると、支払督促は書類審査のみで進み、債務者が受け取ってから2週間以内に異議を申し立てなければ、債権者の申立てにより仮執行宣言が付され、強制執行の申立てができるようになります。異議が出れば通常の訴訟に移行します（裁判所「支払督促」）。

同じページでは、令和8年5月21日以降、書面や督促手続オンラインシステムに加えて、民事裁判書類電子提出システム（mints）からも申し立てられるようになったことが案内されています。申立先は原則として相手の住所地を管轄する簡易裁判所です。催告書で「支払督促の申立て」を予告するなら、この流れを社内で理解しておくと、相手からの問い合わせにも落ち着いて対応できます。

脅すような表現・第三者への開示はしない

刑法222条は、生命・身体・自由・名誉・財産に害を加える旨を告知して人を脅迫する行為を処罰しており、それによって財産を交付させれば恐喝（刑法249条）の問題になります。また、公然と事実を摘示して人の名誉を毀損すれば、その事実が本当でも名誉毀損（刑法230条）に問われ得ます。正当な債権の回収であっても、言い方と相手を間違えれば責任を問われると覚えておきましょう。

• NG：「支払わないなら会社に押しかける」「取引先にも未払いを知らせる」「SNSで公表する」
• NG：相手の親会社・取引先・従業員の家族など、契約当事者以外に未払いの事実を伝える
• OK：「期限までにお支払いがない場合は、支払督促の申立てなど法的手続きを検討します」

AIで督促文を下書きするプロンプト例

文例をベースに、相手との関係や経緯に合わせて文面を調整する作業は、生成AIが得意とするところです。ただし、取引先名・担当者名・口座番号などをそのまま入力するのは避けましょう。固有名詞は【取引先A】のような仮名に置き換えて下書きを作り、最後に社内で実名に戻す運用が安全です。会社や顧問先の情報を扱う場合は、入力内容が学習に使われない設定や法人向けプランかどうかも、社内ルールに沿って確認してください。

プロンプト1：経緯に合わせて段階の文面を作る

あなたは中小企業の経理担当者です。取引先への督促文を作成してください。

# 状況
- 段階：②督促状（1回目の入金確認メールに返信なし）
- 取引先：【取引先A】（取引歴3年、これまで遅延なし）
- 請求：請求書番号【請求書番号】、金額【金額】円、当初期日【支払期日】
- 新しい支払期限：【支払期限】

# 条件
- 書面版とメール版の2種類
- 丁寧だが、支払期限は日付で1つだけ明記する
- 行き違いの可能性への配慮を一文入れる
- 法的手続きにはまだ触れない
- 脅迫的・感情的な表現、第三者への言及は入れない

プロンプト2：作った文面をチェックさせる

以下の督促文を、送付前のチェック担当として確認してください。

# 確認項目
1. 請求書番号・金額・期日・振込先が漏れなく書かれているか
2. 支払期限があいまいな表現（至急・早急に等）になっていないか
3. 脅迫と受け取られる表現や、第三者への開示をにおわせる記載がないか
4. 段階（入金確認のお願い／督促状／催告書）に対して強すぎ・弱すぎないか

問題がある箇所は、該当文・理由・修正案の3点を表で示してください。

# 督促文
【ここに文面を貼る】

プロンプト3：分割払いの相談への返信を作る

【取引先A】から、【金額】円の支払いについて分割払いの相談がありました。
次の条件で返信メールの下書きを作ってください。

- 分割回数：【回数】回、各回の金額と期日を表形式で示す
- 合意内容は書面（合意書）で取り交わしたい旨を伝える
- 1回でも遅れた場合の扱いは「改めて協議する」と柔らかく書く
- 法律上の効果を断定する表現は避ける

うまくいかない例→直し方：「督促状を書いて」とだけ頼むと、AIは段階を判断できず、初回なのに強すぎる文面や、逆に催告書なのに弱い文面を返しがちです。段階・これまでの経緯・入れてはいけない表現の3点を必ず指定すると、手直しが大きく減ります。なお、AIが時効の期間や遅延損害金の利率を答えた場合は、そのまま使わず、必ず条文や公的機関の情報で確認してください。

汎用のAIでも、ここまでの下書きとチェックは十分にこなせます。督促状だけでなく、請求書の送付状、取引先とのやりとり、社内の報告書まで、経理・総務の日常業務の文書をまとめて効率化したい場合は、業務に合わせたテンプレートを組み込める経理・総務担当者向けの士業AIも選択肢になります。

AIが作った文面の敬語や言い回しを整える方法はメールをAIで添削・校正する方法で、入金後に発行する領収書は領収書の書き方とテンプレートで解説しています。

督促状テンプレートのよくある質問

督促状はメールだけで送ってもよいですか？

督促状に決まった送付方法はなく、メールでも請求の意思は伝わります。ただし、メールは「見ていない」「迷惑メールに入った」と言われることがあるため、②督促状以降は書面の郵送を併用するのが無難です。時効が迫っているなど、送った事実と届いた日を証明したい場合は、内容証明郵便と配達証明を使います。

督促状と催告書はどう違いますか？

法律上の厳密な区別はなく、実務での呼び分けです。一般に、督促状は期日を指定して支払いを求める書面、催告書は最終期限を示し、支払わない場合の法的手続きを予告する書面として使い分けます。どちらも民法150条の「催告」に当たり得ますが、時効の完成が猶予されるのは6か月だけで、繰り返しても延長されない点は同じです。

督促状を送っても無視されたら、次は何をすればよいですか？

催告書、内容証明郵便と段階を上げ、それでも支払いがなければ、裁判所の支払督促や少額訴訟などの法的手続きを検討します。支払督促は書類審査のみで進む手続きですが、相手が異議を申し立てると通常の訴訟に移行します。金額や相手の状況によって適した手続きが変わるため、この段階では弁護士への相談をおすすめします。

督促状に遅延損害金を書いてもよいですか？

書くこと自体は可能です。契約で利率を定めていればその利率、定めがなければ法定利率で計算します（民法419条）。ただし、取引関係を続けたい相手に初回から遅延損害金を請求すると、関係がこじれることもあります。①②の段階では元本の回収を優先し、③以降で記載するかを判断するのが一つの考え方です。

参考文献

• e-Gov法令検索「民法」（第147条・第150条・第152条・第166条・第404条・第419条）
• e-Gov法令検索「刑法」（第222条・第230条・第249条）
• 裁判所「支払督促」
• 法務省「民法の一部を改正する法律（債権法改正）について」
• 日本郵便「内容証明」